日本語版がリリースされたことでSNSなどで話題を集め、近年利用者が増えている「Notion」。多機能ツールとして有名ですが、「どのような使い方ができるのか」「社員は使いこなせるのか」について、知りたい方もいるでしょう。今回は、Notionの概要や企業での活用方法、基本的な使い方やおすすめの便利機能について、初心者向けにわかりやすく紹介します。Notionの導入を検討する際の参考にしてください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

Notionとは、業務のさまざまな情報を一元管理できる、オールインワンの多機能ツールのこと。ドキュメントやタスク、社内wikiなどをまとめて管理することができる、「オールインワンワークスペース」です。アメリカ・サンフランシスコを拠点とするスタートアップ企業「Notion Labs」が開発したツールで、汎用性の高いプラットフォームと洗練されたUIによって、国内外で高い人気を誇っています。

同社は、2021年10月にNotionの日本語ベータ版の提供を開始し、2022年の6月には日本法人を設立しました。さらに、同年11月に正式に日本語版をリリース。日本での本格展開により、今後ますます国内での普及が見込まれています。

Notionは、企業でどのような目的で使われているのでしょうか。ここからは、企業での主な活用例を紹介します。Notionを自社で導入するか検討する際の判断材料にしてください。

個人で管理するメモのほか、チームで共有したいアイデアやプロジェクトに関する資料といった、ドキュメントの作成・管理にNotionを活用することができます。Notionは、テキストだけでなく、画像や動画なども保存可能。コメント機能やチームで共有できる機能があるほか、ワンクリックでWeb上に公開し、Webサイトを構築することもできます。メモを階層化したり独自のタグをつけたりと、情報を柔軟に整理することが可能です。

Notionは、タスク管理やプロジェクト管理としても活用されています。ガントチャートやカンバンボード、カレンダービューなど6種類の表示形式で、個人やチームのタスクや進捗状況を見やすく可視化。管理者は、プロジェクトの状況を一目で把握することが可能です。

業務の粒度によりタスクとサブタスクに分割したり、ステータスや担当者、期限を作成したりと、タスクを漏れなく把握することができます。

Notionは、社内wikiツールとしても活用できます。会社・チームごとの「ワークスペースページ」に社内にある議事録や業務マニュアル、会社の方針などのストック情報を蓄積し、社内wikiを構築することが可能です。Notion内に情報をストックしておけば、社員はいつでも簡単に知りたい情報にアクセスできます。

社内wikiの情報は、非公開にしたり一部の人のみアクセス権を与えたりなど、権限設定も可能です。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

ここからは、実際の使い方を解説します。まずは、Notionの基本の画面構成を見ていきましょう。

Notionの画面は、「サイドバー」と「エディター」で構成されています。

サイドバー：コンテンツを整理する場所。ページの作成や切り替え、検索などが行える。

エディター：作成したコンテンツが表示される場所で、自由に情報を記載できるキャンバス。Notionでは一つひとつのメモ作成画面のことを「ページ」と呼び、エディターにはページが表示される。ページでは、リンク挿入やコメント追加、書式設定などが行える。

ページは、サイドバーにセクションとして整理されます。サイドバーとページの詳細について解説します。

サイドバーには主に下記のようなツールがあります。

プライベートセクション：自分専用ページが表示される。こちらに作成した内容については他の人が見ることはできない。

シェアセクション：他の人と共有しているページが見られる。プライベートセクションに他の人を招待することで表示される。

さらに「チームスペース」という、会社内の各チームの専用エリアがあります。また、ページの検索や英語から日本語表記への変更設定などができるコントロールパネルや、テンプレートなどの機能も利用可能です。

エディターのツールは下記の通り。

タイトル：ページの呼び名。タイトルのこと。

ブロック：コンテンツのこと。テキストや画像、動画といったページに追加するコンテンツひとつひとつをブロックと言い、Notion内のページは自由自在に組み合わせることができるブロックの集合体でできている。

Notionは多機能であるがゆえに、どのように使えばよいのか悩む人もいるでしょう。初心者が押さえておきたい基本的な使い方を紹介します。

まずは、Notionのアカウントを作成しましょう。

「会社で使用しているメールアドレスで作成する場合」と「GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合」とに分かれています。作成方法を選択し、設定を進めましょう。Notionのアカウントは、こちらから作成できます。

次に、ログイン方法を紹介します。

アカウント作成が済んでいる場合、こちらからNotionのアカウントにログインできます。こちらも、「会社で使用しているメールアドレスで作成する場合」と「GoogleアカウントもしくはAppleアカウントで作成する場合」とにログイン先が分かれています。ログイン後、基本画面が表示されます。

新規ページの作成方法を紹介します。

サイドバーの「ページを追加」または「＋新規ページ」をクリックし、新規ページを作成しましょう。そのほか、ショートカット 「cmd/ctrl＋N」 でも作成できます。

ページに「タイトル」を付けて「Enter キー」を押すと、新規ページが表示されます。

Notionにはフォルダがありません。その代わり、メインページにサブページを追加することで階層化し、情報を整理することができます。サブページの追加方法を見ていきましょう。

既存のページ内に「/page」と記載すれば、サブページを作れます。新規ページ作成の際と同様、タイトルを付けるとページが表示されます。サブページは、サイドバーから直接作成することも可能です。サブページを追加すると、サイドバーにてそのサブページがメインページの下に表示されます。

ここでは、実際にページを編集する方法を解説します。先述したように、Notionのページは、「ブロック」の集合体です。情報を入力する際に、テキストや画像、動画などさまざまな種類からブロックを選択して作業します。

ブロックは、ページ内で「＋」ボタンを押すか、キーボードの「/」キーまたは全角セミコロン「；」を入力することで追加できます。ポップアップメニューが表示されるので、そこからブロックの種類を指定してください。各ブロックは、ドラッグ＆ドロップでの移動や種類変更も簡単に行えます。

Notionには、複製やカスタマイズ可能な50種類以上のテンプレートが用意されています。そのうち5つはスターターテンプレートとして、下記のように既にサイドバーに表示されているので便利です。

また、目的や用途に応じたテンプレートを検索して使うこともできます。例えば、デザインやエンジニアリングなどのカテゴリーから選択可能です。

テンプレートを使うには、サイドバーから「テンプレート」を選択します。テンプレート選択画面が開くので、その中から使用したいテンプレートを選択し、「このテンプレートを使用する」をクリックすると、選択したテンプレートがサイドバーに追加される仕組みです。テンプレートは自分で作ることもできるほか、Web上で無料公開されているページを複製し、使うこともできます。

作成したページは、チームや特定の人と共有したり、Web上で公開したりできます。ここでは、特定の人とページを共有する方法を紹介します。

まず、共有したいページの右上の「共有」 をクリックします。

次に、「招待」ボタンをクリックします。

共有したい人のメールアドレスを入力し、ドロップダウンから編集権限（フルアクセス権限、読み取り権限、コメント権限など）を選択し、「 招待 」をクリックします。

また、ページ右上の「共有」から「リンクをコピー」をクリックして共有リンクを取得し、メールやSlackなどを使ってURLを共有することも可能です。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

Notionには、アイデア次第でさまざまな用途に活用できる機能が搭載されています。ここからは、おすすめの便利機能とその用途を紹介します。

Notionの便利な機能に、「データベース」があります。データベースとは、ページの管理や整理に役立つ機能です。ノートを保管するキャビネットのような役割を果たしており、データベース自体もページとして存在しています。

データベースを利用すれば、すべてのドキュメントやメモを、自分のやり方で整理することが可能です。データベースの情報は、6つの違う見た目で表示することができます。利用目的に応じて、情報を適切な方法で整理・活用しましょう。以下で、6つの表示形式の特徴を紹介します。

テーブルビューとは、データを表形式で並べる方法です。関数などの表計算機能も備えているほか、行を1つのページとして開くこともできます。データ集計や経費精算、タスク管理などに活用できるでしょう。

リストビューは、シンプルなデータベースです。そのため、プロパティが比較的少ない、メモやドキュメントなどの保存に向いています。

ボードビュー（カンバンボード）は、プロセスのフェーズを進めたり、属性ごとにグループ化したりするのに向いています。プロジェクト管理やデータを可視化するのに役立つでしょう。

カレンダービューなら、スケジュールを一覧で見やすく表示できます。プロジェクトやイベントなどの可視化に便利な表示形式です。

ギャラリービューは、画像を持つ情報の整理に適しています。例えば、社員一覧や店舗紹介などを表示するのにおすすめです。

タイムラインビューとは、タスクやスケジュールの把握に役立つデータベースで、いわゆるガントチャートのことです。時間や年など時系列でプロジェクトや担当者を表示できるため、プロジェクトの全体像を把握するのに便利です。

マークダウン記法も、Notionのおすすめ機能の一つです。マークダウン記法は文章作成を効率よく行える「文章の書き方」です。テキスト内で決められた特定の記号を入力するだけで、簡単に文字装飾が行えます。以下で主なマークダウン記法の使い方を紹介します。

【主なマークダウン記法】

・テキストの両側に「**」を入力すると「太字」になる　

＜入力例＞　 **ABC**

＜アウトプット＞　ABC

・テキストの両側に「 * 」を入力すると「斜体」になる　

＜入力例＞　*ABC * 

＜アウトプット＞　ABC

・テキストの両側に「~」を入力すると「取り消し線」になる。

＜入力例＞　~ABC~

＜アウトプット＞　ABC

Webページを後から参照したい場合は、Webクリッパー機能が便利です。Webクリッパー機能を活用すれば、必要なときに記事や参考情報などを閲覧・編集することができます。「デスクトップ」と「モバイル」で使用可能で、例えばデスクトップ版では、ワンクリックでWebページを保存できるほか、保存したページにメモを追加したりタグ付けしたりすることも可能です。

デスクトップで使用する場合は、「Chrome」「Firefox」「Safari」で拡張機能をインストールする必要があります。以下でインストールして使用するとよいでしょう。

・Chrome拡張機能をダウンロードする

・Firefoxアドオンをダウンロードする

・Safari拡張機能をダウンロードする

Notionの料金プランを紹介します。プランごとに料金や使える機能などが異なるため、使用プランを検討する際の参考にしてください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

実際にNotionを使った人は、どのような感想を持ったのでしょうか。ここからは、Notionの良い口コミと悪い口コミを紹介します。Notionを導入すべきかの検討材料としてお役立てください。

まずは、良い口コミや評判を見ていきます。

【良い口コミ・評判】

・「文章作成のAIサポート」や「アクティビティを確認できるアナリティクス」の機能が追加されるなど、常に機能が進化している

・データベース機能が便利でさまざまな情報管理に使っている

・タスク整理に役立つ。ブックマークしたいドキュメントやサイトを集約できるので便利　など

最近はNotionを使ってタスク管理することを覚えました💪🏻(いまさらw)
頭の中が可視化されて、ﾎﾞﾝﾔﾘな不安とか時間に追われている感覚がなくなり、心に余裕ができた気がしています🥰🖖🏻
(ｵｽｽﾒ🫰🏻)

何より、
ブックマークしたいドキュメントやサイトを一括にまとめられるのが最高💪🏻#webライター

— むぅ| webライター (@muumam95) February 9, 2023

情報の整理やタスク管理に役立つという声がありました。機能も日々進化しているようです。

導入を検討する際には、良い口コミだけでなく、悪い口コミも把握しておく必要があります。悪い口コミや評判は以下の通りです。

【悪い口コミ・評判】

・高機能すぎて使い方がよく分からず、使用を断念した。

・文字のフォントの種類が少なく、使いたいフォントがない

・スマホだと使いにくい

など

Notionは高機能すぎてちょっと使いにくいところがあるかな。google keepとgoogle documentの方がシンプルで使いやすい。

— 蟻⛄❄🏔🎿低浮上 (@24u57Uq0sQjQEpz) January 5, 2023

Notionを使ってはみたものの、使い方や仕組みがわからずに、以前使っていたツールを再度利用している人もいるようです。Notionは自由度が高く、多機能なところが魅力ですが、用途や導入するチームのメンバーによっては、よりシンプルで使い方に迷わないツールの方が定着する場合もあるでしょう。

「welog」は、社内の情報共有促進に役立つドキュメント共有ツールです。シンプルな機能に絞っているため、「使い方が複雑」「機能が多くてとっつきづらい」といった、多機能ツールならではの敷居の高さがありません。直感的に操作しやすいUIで、ツールの使い方に慣れていない初心者でも簡単に操作できるため、情報共有を手軽に行いたい場合におすすめのツールです。

welogは、議事録や日報などのドキュメントの作成から社内wikiやタスク管理まで、色々な目的に対応。情報をクラウド上に集約するため、社内のさまざまな場所に散らばっていた情報の一元管理が可能で、高度な検索機能も備えています。全ての機能が使える30日間の無料トライアルがあるほか、ノート数無制限のフリープランもあります。情報共有に必要な機能を安心価格で始めることできるため、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

詳しい料金プランについてはこちら

ここからは、実際にwelogを使用することで情報共有の円滑化に取り組んでいる事例を紹介します。

中小企業の給与計算や労務相談、社会保険・雇用保険手続きなどの業務を行っている「つくし社会保険労務士事務所」では、顧客の増加に伴い従業員を増やした結果、企業ごとのルールや蓄積されたノウハウなどの情報をうまく共有できないという課題を抱えていました。当初はマニュアルを作成していなかったため、顧客情報を共有する際は、代表の頭の中にある情報を従業員に都度口頭で説明し、従業員がその情報を紙にメモしていました。しかし、紙のメモだと情報が正しく伝わっているのか把握しにくく、業務のミスも度々起こっていたそうです。 

こうした課題を解決するために、情報共有ツールの導入を検討。シンプルに情報が共有できるうえ、求めている機能が備わっていて無料で始められるといった理由から、welogの導入を決めたとのこと。welogは無料でもノート数の制限がないので、安心して使い始めることができたそうです。

welogを導入した結果、クラウド上の「ノート」を共有し合うことでミスが減っただけでなく、従業員がノートに情報を補完してくれるようになるといった主体性も生まれ、情報共有が活性化。お互いが共通認識を持って仕事を進められるようになったそうです。また、welog内の情報を社外とも共有できる「外部共有機能」を使い、顧客とも簡単にマニュアルを共有できる点も役立っているようです。

関連記事：事例紹介『つくし社会保険労務士事務所｜シンプルに情報共有ができて、無料で始められる』ありがたさ』

Notionは、ドキュメントやタスク、社内wikiなどの管理に役立つ多機能ツールです。おすすめの機能として、「データベース」や「web clipper」などの便利機能もあります。ここで紹介したNotionの活用方法や基本的な使い方などを、Notionを導入すべきかの判断材料としてお役立てください。

Notionは多機能ではあるものの、「使い方がわからない」「使いにくい」といった声もあり、企業で活用が進まないケースもあります。そういったケースでは、「welog」のようなシンプルで使いやすいツールを検討するのもおすすめです。初心者でも扱いやすいシンプルな操作性で、社内での情報共有の活性化に役立つので検討してみてはいかがでしょうか。

参考：Notion公式HP