近年、ビジネス用語として一般的に使われるようになった「アジェンダ」。なんとなくは理解していても、具体的にはどのようなものを指すのか疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。

今回は、いまさら聞けない「アジェンダ」の意味やビジネスシーンにおける正しい使い方、作成時のポイントをご紹介します。アジェンダ作成におすすめのツールや、テンプレートもご紹介していますので、作成時にお役立てください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

アジェンダ（agenda）は、英語で課題・議題の一覧などといった意味をもちます。日本のビジネスシーンでは、会議で取り上げる予定の議題を一覧にした書類という意味で使われるのが一般的です。また、議題の一覧に日時や場所、目的などを加えた「会議の大枠を示す情報を記載したもの」を指す場合もあります。使う場面によって、記載する範囲が多少異なる場合もあることを覚えておくとよいでしょう。アジェンダは、会議を構成する基本要素をまとめ、参加予定者へ事前に共有するために用いられます。

レジュメやサマリーなど、似た意味を持つ近しい言葉との違いが気になっている方もいるかもしれません。ここでは、似たような資料を指す言葉との使い分けを考えながら、アジェンダについて理解を深めていきましょう。

レジュメは、講義やプレゼンなど一方的に話す場面で使われることの多い書類です。話す内容がまとめて記載されており、始まる直前に主催側から参加側へと配布して、内容の理解に役立ててもらうような使い方が一般的でしょう。

これに対して、アジェンダは主にクライアントとの打ち合わせなど、主に双方向の話し合いが行われる会議で使われます。アジェンダには議題などの基本項目のみが記載してあり、各参加者の準備に役立てるものという意味合いが強いでしょう。

サマリー（summary）とは、英語で概要や要約を意味する言葉です。レポートなどの冒頭に記す概要などを指す言葉としてよく使われるほか、検証結果など数値データをまとめたものを指す場合にも用います。これに対し、アジェンダは会議の概要の事前共有を目的とするものなので、使うシーンが異なります。

アジェンダに記載する項目の一つに議題があり、アジェンダが議題そのものを指すわけではありません。アジェンダには、議題のほかに会議の目的、所要時間などの情報も記載する場合が多いでしょう。

議事録は、会議の内容を記録するための書類です。備忘録のような使い方の議事録に対して、アジェンダは事前共有を目的としています。事前準備としてアジェンダを作成、予定参加者へ送付しておき、会議後は議事録を作成するという流れが一般的でしょう。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

アジェンダには、どのような役割があるのでしょうか。ここからは、アジェンダのメリットや重要性についてご紹介します。

なお、ここで挙げる4つのメリットは、アジェンダを事前に共有しておくことを前提としています。

アジェンダに目を通しておくことで、話し合いの目的を理解した上で会議に参加することができます。会議への参加者には、途中から参加したなどの理由でこれまでの流れを把握していないメンバーなどもいるでしょう。事前にアジェンダで会議の大枠を伝えておくだけでも、「何のための話し合いか」ということを理解して、会議に臨むことができます。

アジェンダがあることで、参加者は自主的に事前準備を行うことができます。必要な情報を整理しておいたり、自分の考えをまとめておいたりと各自で会議に向けた準備を進められるでしょう。

各自の事前準備によって、会議中の無駄な沈黙や考える時間などがなくなります。また、当日の議題やゴールについて共通認識があることで、話の脱線もしにくく、話すべき内容に絞って議論が交わされやすくなる効果も見込めます。このような点から質の高い議論が可能となり、意思決定なども効率的に行えるでしょう。会議時間の短縮も期待できます。

事前にアジェンダを共有しておけば、その内容に沿って議事録を作ることができるため、議事録作成もスムーズになります。また、話し合う議題、目的、ゴールなど大枠が見えていることから、議事録の記載内容を整理しやすいといった点もメリットです。

アジェンダは、会議の参加者や関係者に事前送付します。場合によっては、会議の冒頭に口頭で説明するようなケースもあるでしょう。

アジェンダという言葉の使い方として、次のような例が挙げられます。

＜上司にアジェンダの送付を依頼されるシーン＞

・「〇〇日の会議のアジェンダを共有して」

＜会議の参加者にアジェンダを送付するシーン＞

・「来週の会議のアジェンダを送付させていただきます」

＜進行役が会議の冒頭で説明するシーン＞

・「本日の会議は、事前に配布させていただいたアジェンダに沿って進行いたします」

アジェンダの共有方法は紙に印刷するほか、メールなどにファイルを添付して送付するなどの方法があります。小規模の会議など簡単に共有したい場合は、チャットなどの本文に箇条書きにして送ってもよいでしょう。

文書作成と共有が行える情報共有ツール「welog」で作成したアジェンダのテンプレートと、記載例をご紹介します。

アジェンダの記載例をご紹介します。

（「welog」で作成したアジェンダのサンプルはこちら）

＜主な記載項目＞

・会議名

何の会議かわかるように、会議名を記載します。

・日時

認識の齟齬を防ぐため、開始時間のみでなく終了時間も記載しましょう。

・場所

会議室名など詳細を記します。オンライン会議の場合は、ビデオ通話のURLなどを記載しましょう。

・目的

話し合いの目的や具体的なゴールを記載します。

・予定参加者

参加者の氏名とあわせて、所属先や担当している業務などを記載してもよいでしょう。

・配布資料

配布漏れなどがないように、すべての資料を記載しておきます。

・議題

当日の進行順に沿って、箇条書きで議題を記載します。所要時間も記しておくと、各議題にどのくらい時間が割けるのか目安にしやすく、当日のスムーズな進行に役立ちます。タイムテーブルのように記載するのも記載方法の一案です。

上記の項目に加えて、必要に応じて最後に「備考」や参加者用の「メモ欄」をつけるのもよいでしょう。

アジェンダのテンプレートをご紹介します。基本的な項目を記載しておりますので、作成にお役立てください。

（「welog」で作成したアジェンダのテンプレートはこちら）

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

会議の参加者全員で共通認識を持つためにも、アジェンダは誰にとってもわかりやすいように作成することがポイントです。アジェンダを書くときの具体的なコツをご紹介します。

会議の目的は具体的に書きましょう。「情報共有」や「次のアクションの決定」など会議のゴールを定めると、参加者も準備がしやすく、会議を効率的に進められるでしょう。

アジェンダに情報を盛り込みすぎると、かえってわかりにくくなってしまいます。アジェンダの作成では、会議の大枠を示す基本的な項目に内容を絞るのがポイントです。アジェンダは視覚的にわかりやすいよう、書き方を工夫することも大切です。箇条書きなどにして簡潔に記載しましょう。

会議の目的やスケジュールも考えて、議題の優先順位を決定します。進行順を決める際は、効率的に会議を進めるために話が分散しないような工夫も大切でしょう。似たような議題は、続けて話し合うことができるよう整理します。

各議題の優先度を考えながら、議題ごとの所要時間を検討します。報告や議論だけで会議の終了時間を迎えてしまうことのないよう、質疑応答の時間も考慮した時間配分が望ましいでしょう。

＜アジェンダ作成にwelogを活用できるポイント＞

・誰にでも使いやすいシンプルな操作性

・ボタンひとつで通知。メンバーへの共有がスムーズ

・Googleカレンダーとの連携が可能

ドキュメントが作成できる「welog」は、アジェンダの作成から共有まで効率的に行える情報共有ツールです。Word感覚で使えるシンプルな操作性で、誰にでも使いやすいこともwelogの特徴の一つ。テンプレート機能を活用すれば、書式の整った文書を簡単に作成することが可能です。アジェンダのほか、議事録や業務マニュアルなども作成でき、社内のさまざまな情報を集約して管理することができます。

パスワード付きの閲覧専用URLを発行し、組織外の関係者に共有することができるため、クライアントとの会議で使用するアジェンダの共有などにも最適です。welogで作成したノートは、Googleカレンダーとの連携も可能。例えば、自分のGoogleカレンダーからワンクリックでwelog上のアジェンダへアクセスすることもできます。

welogでは、30日間全ての機能を無料で試せるトライアル期間を設けています。期間終了後も、10アカウントまでであれば無料で継続して利用できますので、試してみてはいかがでしょうか。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

効率的な会議の進行に役立つ、アジェンダ。「何のために話し合うのか」を参加者に共有しておくことで、議論の質を高め、話し合いに割く時間の短縮も期待できます。welogなど、情報共有ツールを使えば、参加メンバーへの共有も簡単です。書き方なども工夫してわかりやすいアジェンダを作成し、会議の効率化に役立ててみてはいかがでしょうか。