組織の生産性を向上させるためにも重要な要素である「情報共有」。情報共有ツールを活用すれば、簡単に情報を共有・管理できるため、組織の生産性向上が期待できます。今回は、情報共有ツールの概要やツールの選び方のほか、目的ごとでおすすめのツールと導入で得られるメリットなどについてご紹介します。ツール運用時の注意点も解説するので、自社の課題解決に役立ててください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

情報共有ツールとは、ICT（情報通信技術）を活用し、業務上必要な情報を組織全体で共有するためのツールのことです。ツールにはさまざまな種類があり、ツールごとに機能や特徴が異なります。使用する業務内容・目的に合わせて特化した機能を備えており、以下のような種類から選択できるでしょう。

このほか、いろいろな機能が集約している「グループウェア」にも、情報共有としての機能があります。

関連記事：情報共有の意味とは。社内で行う重要性や効果的な方法・ツールを紹介

情報共有ツールの導入は、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

情報共有ツールを活用すれば、組織全体で情報を活用しやすくなるため、業務を円滑に進められます。情報にアクセスしやすいため、迅速な意思決定も可能となるでしょう。

業務のノウハウや成功事例などを共有することで、社員のスキルアップにも繋がり、組織の生産性向上も期待できるでしょう。

特定の社員のみしか知り得ない情報や業務が存在する「属人化」を防げることも、メリットの1つです。例えば、社内wikiやナレッジが社内で共有できれば、担当者による知識のバラツキがなくなり、誰でも同じ品質で業務を行うことができます。社員の異動や長期休暇に伴う「担当者間の引き継ぎ」や、「新入社員の教育」もスムーズに進めることができるでしょう。

関連記事：属人化を解消し、業務の生産性や効率アップをはかる方法とは

情報共有ツールは、テレワークなど多様な働き方の実現にも役立ちます。近年は政府が推進する働き方改革や感染症対策のため、在宅勤務やサテライトオフィス勤務といった、テレワークを導入・検討する企業が増えています。情報共有ツールを導入すれば、「仕事と育児を両立したい」「感染防止対策を講じながら、通常通り業務を行いたい」「時間や場所にとらわれず働きたい」といった要望に、柔軟に対応することができるでしょう。

関連記事：情報共有のメリットとは？情報共有の不足によるデメリットを防ぎ、メリットを最大化するコツ

関連記事：社内での情報共有を効率化させる方法とは。効果を高めるポイントも紹介

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

情報共有ツールはさまざまな種類がありますが、どのような視点で選ぶと失敗しないのでしょうか。

まずは、どのような用途や目的でツールを使うのかを明確にしましょう。ポイントとなるのは、自社の課題を解決してくれるツールであるかどうかです。例えば、ナレッジを効果的に共有・活用したい場合は「情報共有ツール」、社員のスケジュールや進捗を管理したい場合は「プロジェクト管理ツール」といった具合に、ツールを選択するとよいでしょう。

また、共有したい情報の性質によってツールを使い分けるのもポイントです。組織内にある情報は、大きく「フロー情報」と「ストック情報」の2つに分けることができます。フロー情報とは対面やチャット上での連絡、タスクの期限など、短期間で消費される有効期限が短い情報のことです。一方、ストック情報とはプロジェクトの中で蓄積されたノウハウやマニュアルなど、時間が経っても価値が変わらない情報になります。「フロー情報」の共有には「コミュニケーションツール」を、「ストック情報の共有」には「情報共有ツール」を活用するのがおすすめです。

ツールは、社内のITリテラシーに合った操作性を備えているのかも重要です。多機能なツールを導入しても、社員が使いこなせなければ初期コストや運用コストが増えるだけで価値が生まれません。誰にでも使いやすいシンプルな操作性を備えたツールであれば、ツールの活用を促進させることができるでしょう。

求める情報にアクセスしやすい検索性を備えているかも、ツール選定時のポイントの1つです。「高い検索機能を備えているか」「検索時の表示方法は分かりやすいか」「フォルダやカテゴリごとで見やすく分類・整理できるか」といった点を確認するとよいでしょう。

また、社内で既に使用しているツールがあれば、そのツールとの連携性も考慮するのがおすすめです。例えば、情報共有ツールには、コミュニケーションツールに簡単にアクセスできるような連携機能を備えるツールもあります。業務上関連性のあるツール同士を連携させれば、業務の効率化が期待できるでしょう。

ツール導入の費用に対して、どの程度効果が得られるのかもポイントとなります。作業時間・手間などのコスト削減や、業務効率の向上がどの程度見込めるのかについて、事前に検証しておきましょう。

また、無料トライアルの有無も重要です。導入前に実際にツールを使ってみることで、想定していた効果が生まれそうなのか、社内で有効活用できるのかを検証することができるでしょう。試しに使ってみることで、生じた課題を本格的なツール導入の前に解決できれば、ツールの活用をより促進させることができます。

ただし、無料トライアルは、効果検証に十分な期間が設定されているのかも大切です。短期間でもある程度効果について把握できるチャットツールのようなものから、ナレッジ共有ツールやプロジェクト・スケジュール管理ツールのように、一定期間利用して初めて効果を実感できるツールもあるためです。ツールの種類ごとに、適切なトライアル期間が設けられているかについて、しっかり確認しておきましょう。

企業にとって重要な資産である情報を安全・適切に管理するためには、ツールのセキュリティ面も重要です。事前に「データの保管場所の安全性」や「不正アクセスや情報漏洩に対しての監視体制の有無」などを確認し、セキュリティ面で信頼できるツールを選びましょう。

ここからは、おすすめのツールを業務の目的別に見ていきましょう。各ツールの評判・口コミも紹介していますので、ツール選定の参考になさってください。

社内wiki・ナレッジ共有ツールとは、社内で蓄積・活用したい「ストック情報」を、クラウド上で簡単に共有・管理できるツールのこと。情報の置き場所を一元管理できるため、探している情報を迅速に検索・確認・活用することができます。社内wiki・ナレッジ共有ツールを活用すれば、「社員間でのノウハウや知識の偏りがなくなる」「教育コストを削減できる」などのメリットが得られるでしょう。

【特徴】

・ノウハウやナレッジ、社内wikiなどの一元管理ができる

・社内文書の作成・共有・活用が簡単に行える

・10アカウントまで、無料で使える

チームのための情報共有ツール「welog」なら、業務のノウハウやナレッジ、社内wikiなどさまざまな情報を一元管理することができます。クラウド上にある情報はメールや外部チャットと連携して送信ボタン1つで簡単に共有できるため、いつでも最新の状態で情報を共有・活用可能です。

また、キーワード以外にもグループや作成者別での絞り込みなど高度な検索機能も備えており、探している情報を簡単に見つけることができます。シンプルでわかりやすい操作画面なので、初めてツールを使う方でも直感的に操作ができるでしょう。

30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けています。期間終了後も、10アカウントまでであれば無料で継続利用できますので、試してみてはいかがでしょうか。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・情報共有やタスク管理がしやすい

・情報共有の効率化を実現できた

・情報検索にかかる時間が大幅に短縮した　など

welogっていうマニュアルツールを最近利用し始めたのですが、めちゃくちゃ便利です😆

・共有事項
・タスク管理
・細かいマニュアルの落とし込み

これができるので、
今まで苦労していた組織化仕組み化に向けて必須なツールになりそうです😌 pic.twitter.com/pQbGbgPIhP

— トモズ＠EC発送代行＆Amazon納品代行 (@tomos0402) August 13, 2022

【概要】

・運営会社：株式会社トライバルメディアハウス

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10アカウントまで）

　　　　　　　　【ビジネス】300円（税抜）/月（アカウント数無制限）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://welog.jp/

【特徴】

・Q&Aとwikiでナレッジを蓄積できる

・ナレッジを定着させるための支援がある

ナレッジ経営クラウド「Qast」は、Q&Aとwikiでナレッジを蓄積できることが特徴の情報共有ツールです。Q&Aは匿名で行うことも可能なので、書き込むハードルが下がり、誰でも気軽にナレッジを共有・蓄積することができるでしょう。

ナレッジを組織に定着させるための支援体制を強化しており、操作説明や使い方のポイントについて相談に乗ってくれます。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・ナレッジシェアが容易にできる

・操作がシンプルで、PCに詳しくない人でも使いやすい

・情報検索にかかる時間が短縮した　など

ナレッジシェアと効率的な技術伝承の為に、Qast使ってるがめっちゃ良いな。
Slackとも連携してて、スタンプ一つで自動でFAQ化。
マジで良い。
ストック型とフロー型でナレッジマネジメント可能。

— Yoshiyuki Miyauchi | Infra BIM (@miya_1003) September 8, 2020

【概要】

・運営会社：any株式会社

・プラン／料金：要問合せ

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://qast.jp/

【特徴】

・マークダウン形式での記述ができる

・情報共有にかかる時間を削減できる

「DocBase」は、Markdownに対応しており、誰でも簡単にきれいなドキュメントを作成できます。Markdownに不慣れな人も、ボタン1つで簡単に入力操作ができるのが特徴です。

同時編集機能やグループ・タグでの検索機能を備えており、情報共有にかかる時間や手間を削減することも可能。情報を一元化し、社内外で共有できる情報共有サービスです。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・外部サービスと連携可能なため、活用しやすい

・気軽に書き込め、社内の情報共有やコミュニケーションが活性化した

・必要な情報を、簡単に探せる　など

最近社内コミュニケーションですれ違うことが多いような気がしていたので社内のDocbaseに普段自分が意識してることをまとめたら、slackのrandomでシェアされたりして反響があって良かった。社内に秘匿するものでもないので公開しても良いかもなー。 pic.twitter.com/ahL1BS5L9w

— otani (@canisterism) September 8, 2021

【概要】

・運営会社：株式会社クレイ / KRAY inc.

・プラン／料金：【スターター】990円（税込）/月（3アカウントまで）

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://docbase.io/

【特徴】

・高度なセキュリティが設定されている

・1,500以上のアプリと統合可能である

「box」は、セキュリティを重視した、コンテンツ管理・ワークフロー・コラボレーションのためのオンラインストレージサービスです。重要なコンテンツを一箇所に集約し、誰でも簡単にファイルを共有・活用できます。1,500以上の外部アプリと連携することで、相乗効果が期待できるでしょう。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・単なるオンラインストレージではなく、データマネジメントツールとしても使える

・業務効率化とセキュリティ対策を両立できた

・さまざまアプリと連携可能なため、使い勝手がよい　など

セキュリティチームの人と雑談してたら本当はslackの添付ファイルも禁止にしてboxオンリーにしたいと言われてなるほど、boxは単なるオンラインストレージではなくてデータマネージメントツールなのかと理解できました

— KeNKeN (@K2E2N2_) July 29, 2020

【概要】

・運営会社：株式会社Box Japan　

・プラン／料金：【ビジネス】1,710円/月（年払い）　　　　　　　

　　　　　　　　※1ユーザーあたり/最小ユーザー数3名

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（14日間）

・URL：https://www.box.com/ja-jp/home/

【特徴】

・クラウド型と自社サーバー（オンプレミス）型の両方に対応し、小規模の企業から大企業まで広くカバーしている

・最適なテンプレートが用意されている

・100を超えるアプリと連携でき、使いやすくカスタマイズが可能

「Confluence」は、組織内の知識を集約し、共同作業をおこなうためのワークスペースです。マーケティングやエンジニアリングなどカバーする業務範囲が広く、全てのチームが作業構築から整理、コラボレーションまでを集約して行うことができます。また、プロジェクトに最適なテンプレートが用意されているのも特徴です。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・情報の表示順をソートできて、便利

・情報共有が促され、業務効率化につながった

・誰もが、気軽に情報発信するようになった　など

Confluence のページツリー内のページ、ソートできたら良いのになぁって思ってたんだけど、やり方教えてもらった！めっちゃ便利！

スペース設定→コンテンツ ツール→ページの順序変更→ソートアイコンをクリック#Atlassian #Confluence #sorting pic.twitter.com/kRaLyq0oT7

— Maita | Corporate Engineer (@cemaimai) August 20, 2020

【概要】

・運営会社：アトラシアン株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10ユーザーまで）

　　　　　　　　【Standard】660円/月（20,000 ユーザーまで）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（7日間）

・URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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オンラインストレージツールとは、インターネット上でデータファイルを保管できるツールのこと。オンラインストレージツールを利用すれば、パソコンに内蔵されているハードディスクや社内サーバーの容量を消費せずにファイルの保管ができるほか、サーバーの管理業務がいらないなどのメリットがあります。

【特徴】

・ツールやコンテンツを一箇所に集約している

・ワークフローにも対応しており、電子署名を簡単に依頼・追加することができる

「Dropbox　Business」は、チームのコンテンツやツールを一括管理できるツールです。ファイルを安全に管理しながら、既存のワークフローを最適化することができます。法的拘束力のある電子署名にも対応。いつでもどこでもファイルへアクセスして共同作業ができます。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・相手を選ばず、大容量データをやり取りできる

・気密性の高い書類を安全に管理・共有できる

・共同作業がしやすくなった　など

相手を選ばず大容量データを送れる「Dropbox Transfer」が超絶便利 https://t.co/isK2X4LF2Q

数百MB、数GBといった大容量ファイルを取引先などに送信したい場合には、Dropbox Businessの「Dropobox Transfer」ツールが活躍する。

— Tsuyoshi Kitakado🇺🇦北角　強 (@T_Kitakado) August 24, 2022

【概要】

・運営会社：Dropbox, Inc.

・プラン／料金：【Standard】1,250円（税込）/月（年払い）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり/最小ユーザー数3名

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL： https://www.dropbox.com/business/

プロジェクト・スケジュール管理ツールとは、メンバーやコスト、スケジュールなどプロジェクトに関するさまざまなリソースを管理するツールのこと。プロジェクトの進捗状況などを可視化できる点が特徴です。プロジェクト・スケジュール管理ツールを導入すれば、進行の停滞や遅延などの問題点にも迅速に対応できるでしょう。

【特徴】

・複数のチームや部署にまたがるタスクも使いやすい

・プロジェクト管理に必要な情報を網羅している

「Backlog」は、使いやすいデザインと操作性でエンジニアやデザイナー、営業などさまざまな職種で使われている、プロジェクト管理ツールです。プロジェクトの担当者や締め切り日を設定し、カンバンボードやガントチャートで進捗状況を可視化することができます。ファイル共有やwiki機能なども備えているので、必要な情報をすぐに活用することも可能です。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・進行中のプロジェクトを見える化できて、便利

・複数の部署が関わるプロジェクトの管理に適している

・直感的に、操作できる　など

#リーマンサット 勉強会、Backlog入門ワークショップを行いました📘
backlog は技術部各プロジェクトで利用されているプロジェクト管理ツールです。#backlog の基本的な使い方を体験することを目的として初心者、未経験者向けに行われました。
プロジェクトの見える化ツール、これは便利！！ pic.twitter.com/7qeoBZ732P

— リーマンサット・プロジェクト(Rymansat) (@RymanSat) February 17, 2019

【概要】

・運営会社：株式会社ヌーラボ

・プラン／料金：【フリー】0円/月（1プロジェクト・10人まで）

　　　　　　　　【スタンダードプラン】12,980円（税込み）/月（ユーザー数無制限）

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（30日間）

【特徴】

・プロジェクトのタスクを一箇所に集約できる

・ガントチャートやかんばんボードなどの便利な機能を備えている

「asana」は、ビジネスの全体像からチームのタスクまで、全ての業務を効率的に整理できるツールです。プロジェクトごとに進捗状況をリアルタイムでモニタリングできるほか、ガントチャートやかんばんボードといった、便利な機能を備えています。チームに合わせて管理方法を自由にカスタマイズすることも可能です。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・メインのタスクの中にサブタスクを設定できて、便利

・タスクの進行状況を視覚的に把握できる

・ワークフローの改善につながった　など

いや、タスク管理ツールとして、ASANAは相当よさそう。タスクをToDoとして登録。それを実施し始めたら進行中へ。そしてタスクの中にサブタスクを設定できるので登録したタスクの分解もここでできる。
分解したらあとはやるだけ！
これは優秀なツールだ。#タスク管理 #asana pic.twitter.com/ROm2iX1Mse

— 秋重たすく🌈 変わる！プロジェクトマネージャ!! 🐧 (@AkishigeT) August 7, 2021

【概要】

・運営会社：Asana Japan株式会社

・プラン／料金：【Basic】0円/月（15人のチームまで）

　　　　　　　　【Premium】1,200円（税抜）/月（年払い）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://asana.com/ja?noredirect=

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

ビジネスチャットツールとは、社内での情報伝達をスムーズに行うためのツールのことです。リアルタイムで手軽にやり取りができるため、報・連・相といった社内のコミュニケーションの促進に繋がります。社内でのコミュニケーションを円滑にするために、メールに代わって「ビジネスチャット」を導入する企業が増えています。

【特徴】

・無制限のワークスペースやチャンネルは、自由にカスタマイズ可能

・多くの外部ツールと連携できる

・PCやタブレット、スマートフォンなどさまざまなデバイスに対応したインターフェース

「slack」は業務の効率を加速させる企業のためのコミュニケーションツールで、ビジネスチャットのトップシェアの1つ。無制限のワークスペースやチャンネルは、自社の業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。

多くの外部ツールと連携できることも特徴。ファイルの共有、ビデオ通話なども可能で、どこにいても仕事の生産性を維持することができます。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・チャンネルをわけてやり取りできるのが、気に入っている

・他部署との連携がしやすくなった

・業務効率化につながった　など

PI業って、かなりマルチタスクで大変だと思うのだけれど、最近は色々な便利ツールがあるので、それらを駆使することで、ラボ運営が少しは楽になると思っている。うちのラボは、slackでラボメンバー間の連絡やファイルのやりとりをしている。こんな感じにチャンネルを分けて。 pic.twitter.com/OeMbsS1qcl

— サクセスリバーinエイトプリンス (@rei_nari) October 1, 2020

【概要】

・運営会社：Slack Japan 株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/円（メッセージ10,000件まで）

　　　　　　　　【プロ】850円/月（メッセージ無制限/年払い）　　 

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴】

・案件や部署単位など社内外で利用できる

・ファイル管理やタスク管理、ビデオ通話などさまざまな機能を備える

「Chatwork」は、メールや電話、会議など仕事上必要なコミュニケーションを効率化できるツールです。

グループチャットはキーワード検索や絵文字など便利な機能を備えており、案件や部署単位など社内外で利用できます。そのほか、ファイルの共有やタスク管理、ビデオ通話などの機能を備えるため、業務を効率化できるでしょう。シンプルな機能なので、システムが苦手な方でも安心して使えます。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・音声通話やビデオ通話もできて、便利

・社内外との電話・メールでのやり取りが減り、業務効率化を実現できた

・セキュリティがしっかりしているので、安心して使える　など

chatworkすごい。画面共有までできて、音声通話と両方でできるから、やり取りが一瞬ですんでしまった。

— yukinoshin_fubuki (@YukinoshinF) September 5, 2022

【概要】

・運営会社：Chatwork株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（累計7グループチャットまで）

　　　　　　　　【ビジネス】500円（税抜）/月（グループチャット数無制限/年払い）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://go.chatwork.com/ja/

【特徴】

・LINEとも繋がることができる唯一のビジネスチャットである

・メールやアドレス帳、カレンダーやDriveなどの充実した機能を備えている

ビジネス版のLINEである「LINE WORKS」は、LINEを使ったことのある方なら簡単に操作することができる、業務コミュニケーションのためのツールです。

社内外のLINE WORKSユーザーのみならず、LINEユーザーとも繋がることができます。メールやアドレス帳、カレンダーやDriveなど充実した機能が備わっているのも特徴です。情報を安全に管理するため、遠隔制御や履歴確認などの機能もあります。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・直感的に操作できるので、使いやすい

・社内のコミュニケーションが活性化した

・スピーディなコミュニケーションが実現できた　など

#アキテム では、社内のコミュニケーションツールはLINE WORKSを使っています📱プライベートでも使って慣れ親しんでいるLINEがつくったビジネスチャットツールなので、直感的に操作できています👍#企業公式夏のフォロー祭り #企業公式つぶやき部 pic.twitter.com/zv3o1bA6zm

— 株式会社アキテム (@akitem_official) June 30, 2022

【概要】

・運営会社：ワークスモバイルジャパン株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（100人まで）

　　　　　　　　【ライト】300円（税抜）/月（年払い）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり/ユーザー数無制限

・フリープラン：有

・無料トライアル：有　※条件あり

・URL：https://line.worksmobile.com/jp/

グループウェアとは、情報共有を行うための種々のツールが組み込まれた、コンピューターネットワークを活用したソフトウェアのことです。メールやスケジュール、ファイル共有などの機能を備えており、情報共有やコミュニケーションが促進されるため、業務の効率化が期待できます。

【特徴】

・業務に必要な機能を1カ所に集約できる

・Gmailやドキュメント、スプレッドシートなどさまざまなツールが利用できる

「Google Workspace」は、企業の生産性を向上させるツールです。複数人で共同編集可能なドキュメントやスプレッドシート、スライドなどを備えており、いつでもどこでもアクセスできます。業務に必要な機能が一箇所に集約されており、Gmailやカレンダー、Web会議ツールのMeetなどさまざまなコラボレーションツールが利用可能です。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・ほぼ全ての環境をコピーできるので、PC入れ替えがスムーズにできた

・さまざまなツールがあるが、どれも使いやすい

・ペーパーレス化の実現につながった　など

グループウェアをGoogleWorkspaceにして一番良かったなと思うのがパソコンの入れ替え時の対応。アプリのインストール以外は全て環境自体をコピーできるのでめちゃくちゃ助かる。メーラーでポート番号設定したり忘れたパスワードの再発行とか、煩雑な設定コストがほぼゼロになるのめっちゃデカい。

— 石川貴也 (@LWITBR1906) January 13, 2022

【概要】

・運営会社：Google合同会社

・プラン／料金：【ビジネススターター】680円（税抜）/月（300ユーザーまで）　　　　　　　

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

【特徴】

・中小企業のための日本製グループウェアである

・簡単便利な機能を備えており、手頃な価格設定である

「サイボウズoffice」は、中小企業のチーム力を強化する、日本製のグループウェアです。日本人のワークスタイルの変化に対応しており、簡単便利な機能を備えているのが特徴です。手頃な価格設定ですが基本的な機能も備えているため、初めてグループウェアを導入する際も気軽に始めることができるでしょう。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・高機能にもかかわらず、利用料金が比較的安い

・複数の拠点間での情報共有がしやすい

・スケジュール管理や情報共有をスムーズにできるようになった　など

前職ではグループウェアでサイボウズのgaroon、顧客管理にオラクルやSalesforceを使用していた。今回サイボウズのサイボウズOfficeをスケジューラー、顧客管理、案件管理、ワークフロー等を使うのに無料トライアルしているが、1人月800円で利用出来るのは優秀過ぎる。

— アベマサヤ@印刷会社アトツギ (@unmasaya) January 26, 2022

【概要】

・運営会社：サイボウズ株式会社

・プラン／料金：【スタンダード】5,880円（税抜）/年（契約は5ユーザーから）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://office.cybozu.co.jp/

【特徴】

・「Word」「Excel」「PowerPoint」などアプリが充実している

・チャットや通話、コラボレーションを1つの場所に集約できる、Microsoft Teamsが利用できる

「Microsoft Office 365」なら、セキュリティで保護されたクラウドストレージで、いつでもどこからでもファイルを共有することが可能です。「Word」「Excel」「PowerPoint」などのアプリやWeb会議、ビジネスチャットやファイル共有が、どのデバイスからでも活用できます。個人情報やデバイス、データがしっかりと保護されているため、セキュリティ面も安心です。

【評判・口コミ】

ユーザーからは、以下のような口コミが寄せられています。

・メールの文化が根付いていても、活用しやすい

・バックオフィス業務のデジタル化に一役買った

・セキュリティがしっかりしているので、安心して使える　など

個人的には社外とのやり取りはなんだかんだでメールが多いため、Microsoft Teams よりも Outlook で使える Office 365 グループの方が便利なことが多い。メールの使い勝手そのままに情報共有や共同作業を取り込めるので、一足飛びにチャットではなく、メールを活かしたステップアップでちょうど良い。

— Ota Hirofumi (@hrfmjp) April 4, 2018

【概要】

・運営会社：マイクロソフトコーポレーション

・プラン／料金：【Microsoft Teams】0円/月　※制限あり

　　　　　　　　【Microsoft Teams Essentials】430円（税抜）/月

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（1カ月間）※プランの条件有

・URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

なお、情報共有ツールを使って業務を効率化を図りたい方には、こちらの記事も参考になります。

参考：【2022年版】Evernoteの代替ツール6選。比較ポイントや無料アプリなど

情報共有ツールを効果的に運用するためには、情報共有ツールの活用を「習慣化」させる必要があります。情報共有ツールの活用を促すために意識したい注意点をご紹介します。

まずは、ツールの導入目的を社内に周知することが重要です。いくら利便性の高いツールや評判のよいツールであっても、「何のためにそのツールを導入するのか」を社員が理解していなければ、ツールの活用は進みません。ツールの導入目的やツール導入によるメリット・効果などを事前に社内に周知し、社員の理解を得るようにしましょう。

ポイントの2つ目は、ツールの使用中に生じた不具合やトラブルといった課題点を改善・解決するために、運用担当者を置くことです。担当者が改善のための施策を実施したり、運用時のルールなど情報を社内に発信したりすることで、ツールを効果的に運用することが可能となります。

現場でのヒアリングを丁寧に行いながら、定期的に調整や修正を重ねていくとよいでしょう。

ツールを運用する際は、社内で統一したルールを設けることも重要です。「情報を誰にどの程度共有すべきなのか」「ツールの運用時間は何時から何時までなのか」など最初にルールを設定することで、適切に情報を共有・管理することが可能となるでしょう。

情報共有ツールを活用すれば、業務効率化や生産性の向上、テレワークなど多様な働き方の実現に繋がります。ツールにはさまざまな種類がありますが、「どのような目的で導入するのか」「社員が使いこなせるのか」「費用対効果や無料トライアルがあるか」といった視点で選ぶと、失敗が少ないでしょう。目的別のおすすめツールを参考に、情報共有ツールの導入で、組織の課題を解決してみてはいかがでしょうか。