情報共有には、さまざまなメリットがあります。組織にとって「財産」である情報の価値を高めるためには、社内での情報共有が欠かせません。「情報共有には、具体的にどのようなメリットがあるのか」「情報共有しないことでどのようなデメリットが生じるのか」など知りたい方もいるでしょう。今回は情報共有によるメリットや、情報共有のメリットを最大化するためのコツなどを紹介します。

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「情報共有」とは、個人が持つ情報を相手と共有することを意味します。会社における情報共有には、「各個人が持っている業務上有益な知識やノウハウを、組織全体で共有する」という意味があります。

情報は組織にとって「財産」であり、さらなる利益を生むために活用されることで、その価値が高まります。そのために不可欠なのが、情報共有なのです。

さまざまな場面で多くの人が情報共有することで、情報はより活用しやすくなります。そのため、情報共有は、「誰でも」「どこからでも」「最短」で情報にアクセスできるようにすることを目的としています。また、情報共有は、業務効率化や生産性向上にも欠かせないものとされています。

参考：情報共有の意味とは。社内で行う重要性や効果的な方法・ツールを紹介

情報共有には、以下の6つのメリットがあります。

情報共有することによるメリット

（1）コミュニケーションが活性化する

（2）業務が「見える化」し、属人化を防げる

（3）スキルの底上げにつながる

（4）引き継ぎや人材育成をしやすくなる

（5）迅速な意思決定が可能になる

（6）業務効率化や生産性向上につながる

それぞれのメリットについて、見ていきましょう。

情報共有することで、メンバー同士がお互いの状況を認識しやすくなり、コミュニケーションが活性化します。それにより、「メンバー間の認識のずれが減る」「チームワークが良くなる」「コミュニケーションエラーが起こりにくくなる」といった効果も期待できます。チームや部署をまたいだコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

業務の「属人化」とは、「ある業務を担えるのが特定の社員のみ」という状態のこと。「属人化された業務がボトルネックとなり、業務スピードが低下する」「別の社員が取り組んだ場合、品質の担保が難しい」といったリスクが属人化にはあるとされています。

情報共有を行うことで、業務が「見える化」されるため、「属人化」を防ぐことができます。業務の属人化が防げれば、担当者の急な「欠勤」や「退職」にも慌てることなく対応できるようになるでしょう。

参考：属人化を解消し、業務の生産性や効率アップをはかる方法とは

業務についての「コツ」や「ノウハウ」「成功事例」などを共有することにより、現時点での最も良いやり方を意味する「ベストプラクティス」をメンバーの誰もが認識できます。自分ひとりでは思いつかなった方法や知識を知ることができるため、社内全体のスキルの底上げにつながります。「既存のスキル」と、情報共有によって得た「新たなスキル」が組み合わされば、イノベーションの創出も期待できるでしょう。

情報共有の対象となる情報には、業務全体に関わる注意事項や作業の流れなどをまとめた「業務マニュアル」や、特定の業務や作業についての作業手順・作業内容などを記載した「作業手順書」も含まれます。業務マニュアルや作業手順書を共有しておけば、「実際に業務を行っている担当者以外も」業務内容を理解できます。担当者が「一から」「マンツーマン」で業務を教える手間が減るため、既存メンバーの長期休暇や異動に伴う「引き継ぎ」や、「新メンバーの人材育成」などをしやすくなるでしょう。

参考：作業手順書の作り方。テンプレート作成に役立つツールもご紹介

ビジネス環境や市場などが目まぐるしく変化している中、企業には変化に素早く対応する「スピード感」が求められています。情報共有により、重要な情報を一箇所に集約しておけば、意思決定に必要な「事実」や「データ」をただちに確認でき、迅速な意思決定が可能となります。その結果、ビジネスチャンスを逃すことなく、活かすことにつながるでしょう。

情報共有にはこれまで紹介した5つのメリットがあるため、情報共有を十分に行うことで、社内のメンバー全員が業務を円滑に進められるようになります。それにより、「業務効率化」や「生産性向上」につながっていくでしょう。

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一方で、情報共有が不足した場合には、「業務の属人化」や「業務効率・生産性の低下」といった問題が引き起こされます。また、この他にも、以下の3つのデメリットが生じる可能性があります。

情報共有の不足により生じるデメリット

（1）問題やミスへの対応が遅くなる

（2）チームワークや部門間の連携が希薄になる

（3）スキルの底上げや人材育成などに影響が出る

情報共有が不十分だと、「業務状況の適切な把握」が難しくなります。それにより、問題やミスの発覚が遅れ、対応が後手に回ることも考えられるでしょう。問題やミスに迅速に対応できなければ、取り返しがつかない事態になったり、より大きなトラブルに発展したりすることも考えられます。加えて、情報共有が不十分だと、問題発生の経緯を理解するのが困難なため、間違った判断を下してしまう可能性もあります。

社内における情報共有が不十分だと、互いの状況をつかみにくいため、メンバーの足並みが乱れる可能性があります。チームワークや、部門間の連携が希薄になり、業務に支障が出ることもあるでしょう。コミュニケーション不足から、情報の「伝達漏れ」や「誤認識」につながる恐れもあります。

業務の「コツ」や「ノウハウ」「手順」といった情報は、会社にとって重要な資産の一つです。しかし、情報共有が不十分だと、こうした情報が資産として社内に蓄積されません。そのため、情報を社内でうまく活用することができず、「社内全体のスキルの底上げができない」「人材育成や引き継ぎに時間がかかる」といった課題が生じる可能性があります。

社内において、情報共有のメリットを最大化するためにはどう取り組むとよいのでしょうか。3つの「コツ」を紹介します。

情報共有のメリットを最大化するために、まず必要となるのが、「情報共有ルールの策定」です。「情報共有のタイミング・頻度」や「情報共有する対象の範囲」「情報共有の方法・手順」などをあらかじめ決めておくことをおすすめします。「誰もが」「いつでも」「簡単に」情報共有できるかどうかという観点で、ルールを決めると良いでしょう。

情報共有についてのルールが定まったら、それを社内に周知することも重要です。明確なルールを示すことで、メンバー一人ひとりが迷うことなく情報共有できるようになるでしょう。

部署やチームによって、「担当業務」や「業務で扱っている情報」はさまざまです。そのため、情報共有の「意義」や「メリット」の理解に社内で温度差が見られたり、部署によっては情報共有のメリットをすぐには感じづらかったりすることもあるでしょう。そうした状況で情報共有のルール・方法を「全社的に」「一斉に」導入した場合、「一部の部署・チームしか、情報共有をしない」「情報共有を誰もしようとしない」といったことが起きる可能性があります。そこで重要となるのが、情報共有のルール・方法の段階的な導入です。まずは、情報共有しやすい「少人数のチーム・部署など」を対象に情報共有を実施し、情報共有によるメリットが実感できてから、対象を「全社」に広げていくと良いでしょう。

情報共有のメリットを最大化するためには、情報共有に適したツールやシステムの活用も欠かせません。ツールやシステムを効果的に活用することにより、「効率的な情報共有の仕組み」が構築され、情報共有の質が高まっていくでしょう。

情報は、「フロー情報」と「ストック情報」に大別されます。フロー情報とは、チャット上での連絡事項やタスクの期限など、短期間で消費される有効期限が短い情報です。一方のストック情報とは、プロジェクトの中で蓄積されたノウハウや業務マニュアルなど、時間が経っても価値が変わらない情報のこと。「フロー情報」の共有には「ビジネスチャット」、「ストック情報の共有」には「情報共有ツール」というように、共有したい情報の種類によって、ツールを使い分けることも重要です。

参考：情報共有の意味とは。社内で行う重要性や効果的な方法・ツールを紹介

「welog」は、会議の議事録や業務マニュアル、日報といった「ストック情報」の記録・共有・活用に特化した情報共有ツールです。welogを使って情報を一元管理すれば、あちこちから情報を探す手間がなくなります。また、キーワード検索にも対応しているため、必要な情報を即座に検索することが可能です。チャットツールの「Chatwork」や「Slack」との連携が可能な他、タスク管理機能など、便利な機能を備えています。

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情報共有には、「コミュニケーションの活性化」や「属人化の防止」「スキルの底上げ」などのメリットがあります。一方、情報共有が不十分だと、「問題やミスへの対応が遅くなる」「チームワークが希薄になる」といった可能性があるため、注意が必要です。「情報共有のルール策定」や「段階的な導入」「情報共有に適したツールの活用」により情報共有のメリットを最大化し、業務効率化や生産性向上につなげてみてはいかがでしょうか。

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