特定の作業に関する作業手順・内容を記した書面である、「作業手順書」。作業手順書を作成することで、作業工程の標準化や業務効率化につながります。「作業手順書の作成方法を知りたい」という方もいるでしょう。今回は、作業手順書を作成する際のポイントや作り方などを紹介します。作業手順書の作成時に活用したいテンプレート作成ツールも紹介していますので、お役立てください。
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作業手順書とは、特定の業務や作業についての「作業手順」や「作業内容」などを、時系列に沿って書き記した書面のこと。企業によっては、「SOP」と呼ばれることもあります。SOPとは、「Standard Operating Procedures」の略で、日本語に直訳すると「標準作業手順書」です。
作業手順書はもともと、作業を「迅速」「確実」「安全」に行うため、製造業や建設業などを中心に活用されてきました。近年では、業務効率化を進める手段の一つとして、さまざまな業界でのニーズが高まってきています。
作業手順書は、どのようなことを目的に作成するものなのでしょうか。作業手順書を作る重要性について、紹介します。
作業手順書を作成することで、「この作業工程では、具体的にどのようなことをするのか」「特に注意が必要な作業は何か」などが明確になり、業務が「見える化」します。それにより、作業に関わるメンバー全員が、「確実」かつ「安全」に作業を進められるようになります。特定の社員のみが作業を行うことができる状態である「属人化」が解消され、チームメンバー全員が作業できる状態である「作業工程の標準化」が実現するでしょう。
（参考：『属人化を解消し、業務の生産性や効率アップをはかる方法とは』）
一人ひとりが思い思いの方法で作業を進めた場合、作業効率が下がったり、完成品の品質にばらつきが出たりする可能性があります。一方、作業手順書があり作業工程が標準化されていれば、メンバーは作業を「最短・最速」かつ「最善」な方法で進めることができます。それにより、業務効率や品質の向上につながるでしょう。
作業手順書なしで新メンバーに業務や作業を覚えてもらうためには、一つ一つの作業を口頭で伝えたり、最初から最後まで実際に作業を行なってみせたりする必要があります。しかし、作業手順書があれば、新メンバーに全ての作業工程の手本を見せる必要がなくなります。作業手順書だけでは説明しにくい箇所だけ、お手本を見せれば、新メンバーでも業務を進められるでしょう。それにより、教育コストの削減につながります。
「作業手順書」と比較されることが多いのが、「マニュアル」です。マニュアルとは、業務全体に関わる注意事項や作業の流れなどをまとめた資料のこと。マニュアルと作業手順書は、「扱っている内容の範囲」や「記載内容のボリューム」などが異なります。
「製品の製造」を例にとると、マニュアルには製造プロセス全体の流れや注意点を記載します。一方、作業手順書には、「部品の組立」「完成品の検査」といった作業工程ごとの手順や作業内容が記載されます。
マニュアルの方が作業手順書よりも広範な内容を扱っているため、マニュアルの一部に作業手順書が含まれると理解するとよいでしょう。
わかりやすい作業手順書を作成するための4つのポイントを紹介します。
各工程の作業手順のみが書かれた作業手順書の場合、「何のためにこの工程があるのか」や「この工程が、次の工程にどう影響するのか」がスタッフに伝わりにくい可能性があります。スタッフの理解を促すため、各工程の詳細な説明の前に、工程の全体像が分かるフロー図を作成することが重要です。なお、フロー図に記載した各工程の名称と、作業手順書の目次に記す工程名が異なると混乱を招く恐れがあるため、必ず工程名を一致させましょう。
説明文が長いと、「何を言っているのか、途中でわからなくなる」「無意識に、飛ばし読みしてしまう」といった可能性があります。そうしたことを避けるため、作業手順に関する説明文は、なるべく短く、一文一義を心がけましょう。また、抽象的な表現を避け、具体的に記載することも重要です。
よい例とよくない例
よい例：「部品Aの上に、部品Bを取り付けます。」「部品Aに部品Bが根本までくっついているかを確認します。」
よくない例：「部品Aと部品Bを取り付けたら、今後は取り付け状況を確認する必要があるので、部品Aと部品Bのくっつき具合に問題がないかを見ます。」
工程によっては、文章での説明が難しい場合もあります。そうした場合には、イラストや写真を付けることをおすすめします。イラスト・写真付きにすることで、視覚的理解が促され、作業をよりイメージしやすくなるでしょう。
作業工程によっては、次の工程に移る前に「確認」が必要な場合があります。ミスを減らすためには、まず担当者自身がセルフチェックを行い、その上で上司やチームリーダーにダブルチェックしてもらうという体制を築くことが大切です。「どういう基準を満たしていれば、問題ないか」「基準が満たしているかどうかを、どのように確認するか」など、セルフチェックの際の確認基準・方法を記載しましょう。
作業手順書の作り方を、7つのステップに分けて見ていきましょう。
まず、「作業手順書を作る目的」や「作業手順書を使う対象者」を設定します。
「何のために作るのか」という目的が明確でないと、作業手順書を「作成すること」自体が目的となってしまい、誰も使わないという状態になりかねません。作業手順書を作るのに要した時間を無駄にしないためにも、作業手順書の「作成目的」や「作成による効果」などを明示する必要があります。
「誰が作業手順書を使用するのか」を明確にすることも重要です。例えば、ベテラン社員から新メンバーまで幅広い人を対象としているのであれば、新メンバーでも理解しやすい作業手順書を作成する必要があります。また、対象となる部署・チームが「一つ」なのか「複数」なのかによっても、盛り込む内容が変わってくるでしょう。
次に、作業を洗い出し、記載事項をピックアップします。実際に、現場で作業を行っているメンバーにヒアリングを行い、「どのような作業を行っているのか」を把握しましょう。その上で、作業手順書に記載する内容をピックアップしていきます。
記載事項のピックアップが終わったら、作業手順書の構成を考え、目次を書き出します。
ピックアップした項目を「簡略化できそうな作業工程はないか」「同時に行える作業工程はないか」といった観点で確認し、最も効率的な作業手順を設計しましょう。それに基づき、作業手順書の大まかな構成を決定することで、記載事項の抜け漏れを防ぎやすくなります。現場で実際に作業を行っているメンバーに、「この流れで問題がないか」を確認してもらうと安心です。
目次を書き出したら、次に時系列に沿って、作業手順書を作成します。フロー図やイラスト、写真などを用いながら、わかりやすく・簡潔な作業手順書を作成しましょう。作業に関するメンバーの理解を深めるため、「この作業工程を実施する理由」や「その後の作業工程への影響」なども併せて記載することをおすすめします。
作業手順書を書き上げたら、校正を行い、ミスがないかをチェックします。「記載事項の抜け漏れ」や「誤字脱字」などがないかを確認しましょう。校正の精度を高めるため、作成者自身のセルフチェックに加え、第3者のチェックも行うことをおすすめします。可能であれば、このタイミングで、記載内容に問題がないかを現場のメンバーに確認してもらいましょう。
次に、作成した作業手順書を仮運用します。実際に現場で作業手順書を使ってもらい、「分かりにくいところはないか」「もっと効率的な作業手順はないか」などを確認します。見直しが必要な箇所が見つかったら、作業手順書を修正しましょう。
作業手順書は、「一度作ったものを、ずっと使い続ける」ものではなく、アップデートを繰り返す必要があるものです。作業手順書に従って実際に作業を行っていく中で、「この作業工程は、もう必要なくなった」「作業工程AとBは、同時並行できそう」といった発見があるかもしれません。改良した方がよさそうな項目が見つかったら、随時見直しを行い、改善させていきましょう。
作業手順書の作成頻度が高い場合、毎回一から作業手順書を作成しようとすると手間・時間がかかります。作業手順書を効率的に作成したい場合には、テンプレートやフォーマットを活用すると良いでしょう。
「welog」は、「必要な情報を簡単に残せる。必要な情報が簡単に見つかる」をコンセプトに掲げる、チームのための情報共有ツールです。welogにはテンプレート作成機能があります。作業手順書のテンプレートをwelogで作っておけば、作業手順書作成を効率的に進められるでしょう。
また、welogには、「閲覧専用URL」を設定する機能もあります。この機能を使えば、ユーザー登録をしていないメンバーにも作業手順書を簡単に共有可能です。
welogを使えば、このような作業手順書のテンプレートを作成できます。
welogで作った作業手順書の例
※クリックするとwelogの作業手順書テンプレートページに移動します
使いやすい作業手順書を作るためには、「工程の全体像が分かるフロー図を提示する」「説明文はなるべく短く、一文一義を心がける」といった工夫が必要です。「目的・対象者の設定」や「記載事項のピックアップ」「構成決め」といったステップを踏みながら、作業手順書を作成しましょう。作業手順書を活用し、作業工程の標準化や業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
welogとは？
