会議の内容を記録する議事録は、「会議内容の確実な伝達」や「決定事項の明確化」などのために、不可欠なものです。「議事録を書く社員に、議事録作成の目的・重要性を理解してもらいたい」「作成時のポイントを伝えることで、より良い議事録を作成してもらいたい」といった方もいるのではないでしょうか。今回は、議事録作成の目的や重要性、良い議事録に求められる条件などを紹介します。
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会議の内容を正確に記録するために用いる、議事録。良い議事録を作成してもらうためには、議事録担当者に議事録作成の目的を理解してもらうことが重要です。議事録作成の目的を見ていきましょう。
議事録作成の一番の目的は、「会議内容の確実な伝達・情報共有」です。
会議に参加したものの、「内容をはっきり覚えていない」「正確に理解できているか自信がない」といった経験がある方もいるでしょう。議事録には、会議に関する事柄の「備忘録」としての役割があります。議事録を作成しておけば、会議参加者の「記憶ミス」や「理解不足」を防げます。
また、議題に関わっているメンバー全員が参加するとは限りません。参加予定者の業務都合や体調不良、会場のキャパシティなどの理由により、関係者全員を集めるのが難しいというケースも考えられます。そうした場合に役立つのが、議事録です。議事録があれば、会議に出席しなかった関係者にも、会議内容を正確に伝えることができます。
会議での「決定事項」や「承認者」を明確にすることも、議事録作成の目的の一つです。
「●●だと、会議で言ったはずです」「いえ、私は▲▲だと認識しました」といった意見の相違やトラブルに遭遇した経験のある方もいるでしょう。「結論を、誰がどういう経緯で決定したのかわからない」ということもあるかもしれません。承認の経緯や決定事項、承認者を記載した議事録を作成することで、そうしたトラブルを避けられます。
会議では決定された内容の「担当者」「期限」を明確にすることも、議事録作成の目的です。
会議での決定事項が多かったり、会議から数日経ったりすると、「誰が」「何を」「いつまでに」担当するのか正確には覚えていられなくなることもあるでしょう。議事録を作成しておけば、決定された内容の「担当者」や「期限」を容易に思い出すことができます。それにより、一人ひとりが自分の役割を抜け漏れなく担えるようになるでしょう。
「会議中に決定・解決できなかった事項」や「会議で新たに見つかった課題」などが、次回の会議に持ち越しになることもあるでしょう。議事録作成には、「次の会議へと課題をつなげる」という目的もあります。次回にむけての確認事項や課題を書き残すことで、「次の会議では、どのようなことを確認・決定する必要があるか」を明確にする効果が期待できます。
どのような規模・内容の会議であっても、議事録は重要な役割を持つものです。もし議事録を作成しなかったら、どのようなことが起こるのでしょうか。議事録作成の重要性を再確認するためにも、議事録を作成しなかった場合のリスクについて、理解しましょう。
議事録を作成せず、会議での決定内容や担当者などを正確に共有できていない状態では、「誰が・いつまでに・何を」するべきなのかが曖昧になる恐れがあります。その結果、責任の所在が不明確になり、作業が進まなくなることが考えられます。具体的には、「本来、自分がやるべきことを他人任せにしてしまう」「必要な業務を、期日までに完了できない」といった問題が生じるでしょう。
事録を作成していない場合、会議で決定した「業務に関する事柄」の業務担当者への共有は、口頭のみで行われます。その結果内容が正確に伝わらず、認識の相違が生じる可能性があります。すると会議内容を業務に反映できず、「誤った判断により、ミスが頻発する」「改善が必要な業務が、一向に見直されない」といったように同じことが繰り返されてしまうこともあるでしょう。
議事録を作成していないと、前回の会議内容を覚えていなかったり、何が争点となっていたのかの記憶が曖昧になったりします。そのため、「前回の会議と同じことを、今回の会議でも議論している」「何度会議を重ねても結論が出ない」といったことが起こりやすくなります。前回の会議内容に関する記憶が曖昧だと、出席者全員で内容を再確認しなければならなくなるため、会議が長引く要因にもなるでしょう。
議事録を作成していないことが原因で会議が長引いてしまうと、本来取り組むべき業務にかけられる時間が少なくなり、業務効率の悪化につながります。
また、会議では「これから行うべき業務」の他、「業務の優先順位」が決められることもあります。議事録を作成していないと、業務の優先順位が曖昧になり、業務効率が低下する可能性が考えられます。「期日までに業務を完了できない」「当初の予定よりも、作業時間がかかってしまう」といった事態が生じ、生産性の低下にもつながるでしょう。
「会議内容の確実な伝達・情報共有」や「 決定事項・承認者の明確化」といった議事録作成の目的を達成するためには、関係者全員が活用できる「良い議事録」を作成することが重要です。「良い議事録」に求められる3つの条件を紹介します。
良い議事録にまず求められるのが、「5W2H」を押さえることです。「5W2H」とは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「How（どのように）」「Why（なぜ）」「How Much／How Many（いくら、いくつ）」を意味します。
「5W2H」を漏れなく記入することで、会議で話し合った内容や決まった内容が明確化し、「認識の相違」を防いだり、「責任の所在」を明確にしたりすることができます。
会議での決定事項や次回への課題などを明確にするためには、「議論の経緯」が整理され、ポイントがひと目で理解できる「わかりやすい」議事録の作成が不可欠です。「決定事項を冒頭に明記する」「次に、決定に至った経緯を記載する」「懸案事項は、最後にまとめて記載する」といったように順序立てながら、作成しましょう。
よりわかりやすい議事録にするためには、問題解決に効果的な「空・雨・傘」のフレームワークや、視覚的に意味を伝える「記号」、課題に関連する要素をツリー状に記載する「ロジックツリー」などを活用することをおすすめします。
「空・雨・傘」のフレームワークとは、「事実」「事実の解釈」「判断」という順番で物事を捉えるフレームワークです。
「空・雨・傘」のフレームワークの例
①：空を見上げると、曇り空が広がっている（「事実」）
②：もうすぐ、雨が降りそうだ（「事実の解釈」）
③：傘を持って出かけた方がよさそうだ（「判断」）
このフレームワークを議事録に活用すると、経緯や論点を明確にすることができます。
議事録に使える記号を紹介します。
記号を使用することで、視覚的に分かりやすい議事録を作成できます。
人の記憶は、時間が経てば経つほど、どうしても曖昧になります。そこで議事録作成に求められるのが、「スピード感」です。会議当日、遅くとも会議終了後1～2日以内に議事録を作成・共有するのが望ましいとされています。
議事録には鮮度が求められるため、会議中にその場で作成するのがベストです。「テンプレートを作り、埋められる項目は事前に記入しておく」「複数人で、議事録を同時に編集する」といった工夫をするとよいでしょう。議事録作成に要する時間を短縮したい場合には、共同編集が可能な情報共有ツールの活用がおすすめです。
議事録については、以下のコラムでもご紹介しています。
議事録に必ず記載したい、5つの項目について見ていきましょう。
会議の開催日時・場所の記載は外せません。「何月何日の何時から何時まで」「どこで」会議を開催したのかを明記します。web会議の場合には、どの拠点間をつないで行ったのかを併せて記載するとよいでしょう。
「誰が会議に参加したのか」出席者に関する情報も必要です。参加者名や参加人数を漏れなく記載しましょう。議事録担当者の横には、（記）と書いておくことをおすすめします。誰が議事録を作成したかが明確になることで、議事録の訂正依頼をしやすくなるでしょう。
「何について話し合った会議だったか」「どういう目的で会議を開催したか」も、議事録には必要な情報です。議題や会議の目的を必ず記載しましょう。事前にアジェンダが決まっている場合には、それに沿って書くと、効率的に作成できます。
会議での「決定事項」や、次回の会議までの「ToDo」も、忘れずに記載しておきたい項目です。議題ごと、どのような決定がなされ、次までに何をする必要があるのかを明記しましょう。対応漏れが発生しないよう、「5W2H」を意識しながら、簡潔に記載することをおすすめします。
会議で挙がった「懸案事項」や「次回の議題」も議事録に記載します。なお、懸案事項・課題が特になかった場合には、特に記載する必要はありません。
効率的な議事録作成のために知っておきたい、2つのポイントを紹介します。
議事録を毎回一から作成していては、手間・時間がかかります。そこでおすすめしたいのが、「議事録テンプレート」の活用です。「開催日時・場所」「決定事項」といった議事録の必須項目についての記載欄があるテンプレートを用意し、議事録作成の際にはコピーして使うようにすれば、議事録作成に要する時間を大幅に短縮できます。テンプレートを作成する際は、コピーしてそのまま使えるよう、ドキュメント作成ツールなどを用いるとよいでしょう。
※クリックするとwelogの議事録テンプレートページに移動します
議事録作成の効率化のために検討するとよいのが、情報をクラウド上に蓄積し、複数人が同時編集できる「情報共有ツール」の活用です。情報共有ツールを利用し、会議中に複数人で議事録作成をすれば、議事録作成に要する時間を大幅に短縮できるでしょう。
チームのための情報共有ツール「welog」は、「必要な情報を簡単に残せる。必要な情報が簡単に見つかる」をコンセプトとしています。テンプレートの作成機能や、複数人での共同編集機能を搭載。welogを活用することで、議事録を効率的に作成できます。
議事録作成は、「会議内容の確実な伝達・情報共有」や「決定事項・承認者の明確化」などを目的としています。メンバーが活用しやすい「良い議事録」を作成するためには、「5W2Hを漏れなく記載する」「スピード感を重視する」といったことが必要です。テンプレートや情報共有ツールを活用しながら、議事録の意義を踏まえた良い議事録を、効率的に作成してみてはいかがでしょうか。
welogとは？
