議事録担当者は、議事録に盛り込むべき項目を押さえ、素早く正確に記録したいと考えることも多いのではないでしょうか。「書き方のコツ」や「気をつけるべきポイント」を知りたい方もいるでしょう。今回は、議事録の基本的なテンプレート例と必須項目のほか、作成時のコツや注意点などをご紹介します。

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議事録は、「会議や打ち合わせの内容などを記録してまとめた文章」です。その作成目的は、「会議への不参加者を含めた、関係者全員に会議の決定事項を正確に伝える」「備忘録として残し、認識の違いを防ぐ」「会議の内容を振り返り、次回までにすべきことの準備をする」ことなどが挙げられます。議事録に盛り込むべき項目は会議の種類によって異なりますが、議事録作成の必要性を認識しておくことで、記載すべき項目がイメージしやすくなるでしょう。

「議事録の目的」について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にできます。

参考：議事録とは？作成の目的や意義を把握し効果的な書き方を解説

議事録の種類は、数人での打ち合わせにおける備忘録から、チームや部署全体での会議報告書、株主総会や取締役会などの議事録まで、さまざまです。また、「どの程度、詳細まで記載する必要があるか」や「いつまで保管しておくべきか」も、議事録の種類によって異なります。なお、株主総会や取締役会などについては、会社法により、議事録の作成・保管が義務付けられています。

議事録では、会議の目的や内容に応じて必要な情報を選定し、簡潔に記載することが求められます。そこでオススメしたいのが、「議事録テンプレート」を活用する方法です。基本項目が入ったテンプレートを使えば、議事録を効率よく作成できます。基本のフォーマットを作成したら、会議の目的に合わせてアレンジするとよいでしょう。議事録に必要な項目が入った基本的なテンプレートは、以下の通りです。

（画像をクリックするとリンク先のテンプレートに移動します）  

（テンプレートへのリンクはこちら）

ここからは、議事録の必須項目6つを詳しく解説します。

最初に基本事項として、「会議名」「会議の開催日時」「開催場所（会議室名）」「出席者名」を記載しましょう。複数部署から参加する場合の出席者名は、部署名と名前を記載します。web会議の場合は、どの拠点間をつないで行ったのかを併せて記載しておきましょう。

会議概要とは、「会議の趣旨や議題」です。議題やアジェンダがあると、会議全体を俯瞰して把握しやすくなります。また、事前に会議概要を記載しておけば、効率よく議事録を作成できるでしょう。   例えば、「1,商品価格の決定について」などと記載します。

「話し合いの経緯」や「決定に至るまでの議論の内容」を記載しましょう。会議に参加しなかった人が見ても疑問や不明点がないよう、わかりやすく記載するのがポイントです。結論に至った経緯を明確にするために、質疑応答の内容も簡潔に記載するとよいでしょう。   例えば、「価格は、〇〇円～△△円/個程度を予定（△△部長）」などと記載します。

会議での「決定事項」や、次回の会議までの「To・Do」も、忘れずに記載します。議題ごと、どのような決定がなされ、次回までに何をする必要があるのかを明記することが大切です。未決定事項がある場合は、決定事項と区別して記載しておきましょう。   例えば、「商品価格は、〇〇円とする」「製造部・広報部へ要アナウンス（◯/◯迄、担当：◇◇）」などと記載します。

会議で挙がったそのほかの「補足事項」や「懸念事項」も記載しましょう。これらを記載しておくと、次回の会議までに何をすれば良いのか、アクションが明確になります。補足事項や懸案事項がなかった場合は、記載の必要はありません。

次回の会議予定が決定している場合は、開催日時・場所も併せて記載しておきましょう。また、会議で「添付資料」を配る場合、添付資料名を記載します。各議題に添付資料名やURLを明記しておけば、会議に参加しなかった人でも会議内容を詳しく知ることができるでしょう。

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よい議事録を効率的に作成するには、どのようなことに気をつけるとよいのでしょうか。ここからは、分かりやすい議事録を効率的に作成するポイントを解説します。

5W2Hを意識すると、情報が整理された議事録を作成できます。5W2Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」「How Much／How Many（いくらで）」を意味する言葉です。   「5W2H」を基本に記載することで、会議内容に対する認識の相違を防ぎ、正しい情報を伝えることができるでしょう。

分かりやすい議事録を作成するためには、多くの情報の中から必要な情報を選び、要点を押さえて伝えることが大切です。はじめに「テーマや重要な情報・決定事項」などを記載し、必要に応じて、背景や経緯などの「補足説明を付け加える」形にすると分かりやすいでしょう。

ただし、最初から会議の内容をきれいにまとめようとする必要はありません。議事録は話し合いの場と並行して取っていくことも多いため、まずは、話し合われた内容をなるべく要点を漏らさずメモにとり、後から必要なものと不要なものとに分け、まとめましょう。

 また、長い文章を使わずに、簡潔に説明することも大切です。一文一義を心がけ、必要最低限の文字で伝えることを意識しましょう。必要に応じて、略語や記号なども活用すると、視覚的にも分かりやすい議事録になります。

「議事録の書き方」について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

参考：議事録の書き方。テンプレート例や書き方のコツ、参考本などをご紹介

参考：議事録のメモが追いつかない！素早く書く方法と便利なツールの紹介

議事録は、「書く・聞く」を同時に実施しなければいけないため、情報を正確に記録するのが難しいと感じる方もいるでしょう。

そのような場合、共同編集で議事録作成が行える「welog」が役立ちます。welogは、情報をクラウド上に蓄積しておき、そこにアクセスすることで複数人が同時編集できるドキュメントツールです。議事録を複数人で担当できるため、お互いをフォローし合いながら作成することで記録内容の抜け漏れを防ぐことができます。また、より短時間での議事録作成が可能です。

なお、議事録作成ツールを使って業務の効率化を図りたい方には、こちらの記事が参考になります。

参考：議事録作成ツール7選。フリーソフトや自動作成可能なツールなど

会議中の質疑応答・発言内容は、わかりやすく簡潔に記載することが重要です。ポイントを押さえた議事録の書き方を、具体例を挙げて、紹介します。

発言内容の例

上記の会話を議事録にすると、以下のような形となります。

議事録の記載例

このように、「発言者が誰なのか」「どのような経緯で議論が展開したか」「最終的に、どうすることが決まったか」などを、できるだけ端的に、5W2Hを意識して作成することが重要です。

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議事録をつくる場合、どのようなポイントに注意しておく必要があるのでしょう。議事録を作成する際の注意点をご紹介します。

議事録は、議事録作成者の意見や推測などの主観を入れず、客観的な視点で記載することが大切です。会議で話し合われた事実のみを伝えるように、心がけましょう。

議事録の作成に慣れないうちは、会議の内容をうまく聞き取れないこともあります。そのような場合は必要に応じて、ICレコーダーやスマートフォンの録音アプリなどを活用すると便利です。録音を活用すれば、会議内容の捉え違いや情報の漏れを防ぐことができます。会議後に録音したものを確認できるので、安心して会議に臨むことができるでしょう。

議事録は、会議内容の決定事項や保留事項などを正確に伝えなければなりません。情報の間違いを防ぐためにも、議事録作成後は同僚や上司などの第三者に、一度確認してもらいましょう。第三者目線でフィードバックをもらうことで、より精度の高い議事録を作成できます。

議事録が完成したら、なるべく早く共有することが大切です。議事録作成に時間をかけすぎると、業務を停滞させることにも繋がります。議事録は、会議の当日、遅くとも24時間以内には共有できるようにしましょう。

議事録作成後に、誤字脱字や内容の相違に気づくこともあるでしょう。完成した議事録を修正する方法は、「社内会議」「理事・取締役会議」など、会議の目的や種類によって違います。

社内会議の場合、基本的にはパソコン上で修正の上、修正前後が分かるようにして再共有しましょう。理事・取締役会議の場合、役所へ必ず原本を提出しなければいけないため、訂正箇所に二重線を引いた上で訂正印を押印し、余白に「〇字抹消、〇字加筆」と記載する必要があります。

議事録の修正の仕方は、議事録の種類によって変わることを覚えておきましょう。

議事録の作成は「メモ帳」や「Word」、共有は「メール・チャット」などと人によってざまざまで、情報共有に手間や課題を感じる場合もあるのではないでしょうか。

「welog」は、Web上で情報を「整理」し、「必要なときに」、「必要な人」と共有できる情報共有ツールです。クラウド上で「ノート」に議事録を作成してメールや各種ビジネスチャットと連携すれば、遠隔にいる人にもスムーズに情報を共有することができます。また、ノートのURLを共有すれば、「同時編集」も可能です。

 作成場所と共有場所を「welog」に一元化することで、情報共有にかかる手間を省くことができます。効率的に議事録作成をするために、共同編集ツール「welog 」を利用してみてはいかがでしょうか。

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株式会社イングは、Webサイトのデザイン・制作・運用、スマートフォンアプリの設計から開発・運用など幅広い業務を受託して行っています。しかし、クライアントや社内との開発会議の際に、「議事録やメモを残す」、「メンバーや取引先に共有する」、という習慣がありませんでした。タスク管理ツールやメモ帳にメモを残すというケースはあったものの、人によって情報の置き場所が分散しており、「情報を探すことができない」という課題がありました。

welogの導入後は、「打ち合わせの内容はwelogに残す」と社内で統一。過去の議事録を確認しながら会議を行えることで、「前回までの課題や議論した内容を把握でき、会議の進行がスムーズ」になったそうです。さらに、議事録やノウハウを一元化し蓄積できるため、社内でのナレッジ共有につながったという側面も。認識の違いが起こりづらくなったり、前回からの変更点が明確になったりといった効果も生まれたようです。

関連記事：事例紹介『株式会社 イング｜気軽にメモを取れるから、メモを共有する価値にも気付けました』

議事録は、会議の目的に合わせた記載項目を考え、正確に記録することが重要です。議事録の必須項目が入った基本のテンプレートを活用すれば、効率的に議事録を作成できるでしょう。分かりやすい議事録を作成するために、基本のフォーマットや書き方のコツ、作成時の注意点などを参考にしてはいかがでしょうか。

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