テレワーク需要の高まりを受け、急速に普及したWeb会議ツール「Zoom」。Zoom会議の議事録を効率的に作成したいと考えるビジネスパーソンは多いでしょう。今回は、円滑な会議の進行に役立つZoomの基本的な機能のほか、議事録を作成する方法についてお伝えします。自動文字起こしツールなど各種ツールの現状や議事録作成ツールの選び方もあわせて解説していきます。
テレワークの普及により、Zoomなどのweb会議ツールを利用し、オンラインで会議を行う機会が増加しています。まずは、Zoomでの会議を円滑に行うために役立つ、基本的な機能を確認しましょう。
画面共有機能とは、指定したブラウザの画面を、参加メンバー全員と共有できる機能です。画面共有機能を利用すれば、従来の会議のようにアジェンダや資料を事前に配布していなくても、画面上で確認しながら会議を進行できます。全員が同じ画面を見ながら進められるため、「説明箇所がわからない」という混乱が起きづらく、イメージの共有や説明の理解も深まるでしょう。
画面共有は、基本的に参加者全員が行えますが、主催者が制限することも可能です。画面共有を行うには、以下の手順で行います。
（1）Zoom画面下のツールーバーにある「画面共有」をクリック
（2）ウィンドウに共有できる画面が表示されたら、共有したい画面を選択
共有したい画面を事前にブラウザに表示させておくと、スムーズに共有できるでしょう。共有を終了するときは、「共有の停止」を選択します。
Zoomには、文字でのやり取りが行えるチャット機能も備わっています。この機能を利用すれば、会議中に追加で共有したい資料等を、素早く送付・共有することが可能です。
チャット機能で資料等を共有する手順は以下の通りです。
（1）Zoom画面下のツールバーにある「チャット」のアイコンをクリックし、チャット用のボックスを表示
（2）ボックス右下にある「ファイル」をクリックし、「Dropbox」「Google Drive」「コンピュータ」などの選択肢の中から該当するものを選択し、送信ボタンをクリック
メッセージや資料は参加者全員に送ることも、特定の相手のみに送ることも可能です。送付の際は、表示形式が崩れないようPDFで送るなどの工夫をするとよいでしょう。
挙手機能は、発言のタイミングを調整するのに役立つ機能です。Zooｍ会議では参加者全員が画面上に表示されますが、参加者が一定の人数を超えると画面が複数に分かれるため、対面会議のように全員を見渡すことが難しくなります。また、複数の参加者が同時に発言すると発言内容が聞き取りづらくなるなど、対面会議とは異なる進行上の課題も生じやすくなります。
そこで、発言したいタイミングや、議題について自分の考えがまとまったタイミングに参加者が挙手機能で意思表示を行うことで、ファシリテーター（進行役）が、参加者の声を拾いながら会議を進行しやすくなるでしょう。
挙手機能の利用手順は以下の通りです。
（1）Zoom画面下のツールバーにある「リアクション」のアイコンをクリック
（2）表示された画面の下部から「手を挙げる」ボタンをクリック
「手を挙げる」をクリックすると、主催者のZoom画面に、通知が届きます。
さまざまな場面で利用されるようになったZoom会議ですが、効率的に議事録を作成するにはどのような方法を利用するとよいのでしょう。
会議での発言内容などを細かく記録しておきたいと思っても、全ての発言を書き洩らさないようにするのは困難です。そこでおすすめしたいのが、Zoomの録音・録画機能の活用です。録画データを確認すれば、詳細部分も正確に議事録としてまとめることができます。議事録には会議の概要を記しておき、画像や録画は詳細部分を保管するものとして、補完的に利用するという使い方もできるでしょう。
Zoom会議の録画は、画面下のツールバーから「レコーディング」を選択してクリックするだけで簡単に行えます。なお、録画の権限は原則ホストのみにあるため、参加者が録画を希望する場合はホストの許可が必要です。
会議での発言内容などを細かく記録しておきたいと思っても、全ての発言を書き洩らさないようにするのは困難です。そこでおすすめしたいのが、Zoomの録音・録画機能の活用です。録画データを確認すれば、詳細部分も正確に議事録としてまとめることができます。議事録には会議の概要を記しておき、画像や録画は詳細部分を保管するものとして、補完的に利用するという使い方もできるでしょう。
Zoom会議の録画は、画面下のツールバーから「レコーディング」を選択してクリックするだけで簡単に行えます。なお、録画の権限は原則ホストのみにあるため、参加者が録画を希望する場合はホストの許可が必要です。
自動文字起こしツールは、ミーティング参加者の会話をテキストで記録、翻訳できるサービスです。AIが参加者の発言を自動で認識し文字として記録してくれるため、議事録の作成補助として、役立つでしょう。
なお、自動で文字起こしを行う機能はZoomにも搭載されていますが、現時点では日本語に対応していません。そのため、外部サービスと組み合わせる必要があります。
Microsoftの「Word」や、Googleが展開する「Googleドキュメント」、トライバルメディアハウスの「welog」など、ドキュメント作成ツールを議事録作成に活用するのも、効率的な議事録作成に役立ちます。これらのツールを利用して議事録を作成する場合は、あらかじめ議題を書き込んだものを事前に参加者と共有しておきましょう。その上で、議事録を共有しながら、議事録担当者が会議の進行とともに書き込んでいくと、より効率的に議事録が作成可能です。
近年、議事録作成ツールは、同時編集可能なものが主流になってきています。複数の参加者が同時に書き込めるツールを選べば、さらに短時間で正確な議事録作成が行えるでしょう。
議事録作成をより効率的にしたいというニーズに対応し、AI技術を活用して音声を自動で文字に変換する「文字起こしツール」が増えています。なかには日本語に対応したサービスも登場していますが、実際に使いやすいツールとなっているのでしょうか。
一般的に自動文字起こしツールは、AIが音声を認識し、文字に変換していきます。そのため、音声認識の精度により完成度が異なります。「発話者がマイクから遠い」「雑音が紛れ込んでいる」など、会議が行われた環境によっても、出力されたテキストの完成度には差が出るようです。また、固有名詞や専門用語には対応が難しいことも多く、どのようなサービスを利用しても、修正の時間や手間が必要となるでしょう。
自動文字起こしツールは、現段階ではあくまで議事録作成の補助ツールとしての位置づけと言えます。自動文字起こしツールを導入を検討する際は、まず、ツールの特徴やデメリットを十分に理解することが重要です。
会議のオンライン化やペーパーレス化が進むなか、クラウド上でデータを管理し、同時に共有・編集できる議事録作成ツールが増えています。機能や特徴の異なるさまざまなサービスから、どのように選択するとよいのでしょう。
議事録作成ツールを選ぶとき、まず確認したいのは「使いやすさ」です。ITリテラシーは社員によってさまざまに違うため、「誰もが操作しやすいツールか」を確認しましょう。多彩な機能を搭載したツールは一見便利にも見えますが、多機能な故に使いこなすのが難しく、上級者向けのサービスとも言えます。各サービスには無料のトライアル期間が設けられていることも多いため、実際の使い勝手を試してみるとよいでしょう。
議事録作成ツールの料金は各サービスによって異なり、「1アカウントから導入できるもの」「人数や容量の上限内は無料で利用できるもの」「運営する企業が展開する、別サービスを導入すると無料で利用できるもの」などがあります。組織の規模や、議事録作成の他に利用したい機能といった観点で、コストパフォーマンスに優れたサービスを選択するとよいでしょう。
作成した議事録を、自社で利用する他のサービスと連携しやすいかも確認しておきたいポイントです。議事録は複数人に共有するものであるため、ビジネスチャットや、タスク管理ツールなど自社で利用しているツールとの連携に対応しているかを確認して選びましょう。
情報共有ツール「welog」を使えば、議事録作成と共同編集が行えるため、効率的な議事録作成に役立ちます。welogとはどのようなツールなのでしょうか。
welogは、「ノート」と呼ばれるクラウド上のスペースに、議事録をはじめとした情報を書き込んで、さまざまな情報を整理し、蓄積できるツールです。会議シーンでは、議事録のノートを他者と共有し、同時に閲覧・編集することが可能です。これにより、短時間で議事録を完成させ、一人では書き洩らしてしまうような細かな情報も記載できるなど、効率的な作成に役立ちます。
また、ノートは「ワークスペース」と「フォルダ」という2段階に分けて整理できるため、過去の議事録を簡単に検索・閲覧可能です。
Webサイトのデザイン・制作・運用、スマートフォンアプリの設計から開発・運用などの業務を受託して実施する株式会社イングでは、クライアントや社内との開発会議の際に、議事録やメモを残すことが習慣化されていませんでした。そのため、タスク管理ツールやメモ帳に手書きでメモを残すというケースはあったものの、後から情報を見返し、活用することができないという課題がありました。
議事録も作成できるwelogを導入したことで、「打ち合わせの内容はwelogに残す」と社内で統一。これにより、過去の議事録を確認しながら会議を行えるようになり、会議の進行が円滑化したそうです。さらに、議事録やノウハウを一元化し蓄積していくことで、社内でのナレッジ共有にもつながりました。認識の違いが起こりづらくなったり、前回からの変更点が明確になったりといった効果もあったようです。
Zoom会議で議事録を効率的に作成するには、録画・録音機能を利用するほか、自動文字起こしツールや議事録作成ツールも併せて利用するとよいでしょう。議事録作成ツールは、同時編集の可否や、操作のしやすさなど、さまざまな観点から選択することが大切です。議事録を効率的に作成することで、業務効率化につなげてみてはいかがでしょうか。
welogとは？
