テレワーク需要の高まりを受け、急速に普及したWeb会議ツール「Zoom」。Zoom会議の議事録を効率的に作成したいと考えるビジネスパーソンは多いでしょう。今回は、円滑な会議の進行に役立つZoomの基本的な機能のほか、議事録を作成する方法についてお伝えします。自動文字起こしツールなど各種ツールの現状や議事録作成ツールの選び方もあわせて解説していきます。

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テレワークの普及により、Zoomなどのweb会議ツールを利用し、オンラインで会議を行う機会が増加しています。まずは、Zoomでの会議を円滑に行うために役立つ、基本的な機能を確認しましょう。  

画面共有機能とは、指定したブラウザの画面を、参加メンバー全員と共有できる機能です。画面共有機能を利用すれば、従来の会議のようにアジェンダや資料を事前に配布していなくても、画面上で確認しながら会議を進行できます。全員が同じ画面を見ながら進められるため、「説明箇所がわからない」という混乱が起きづらく、イメージの共有や説明の理解も深まるでしょう。

画面共有は、基本的に参加者全員が行えますが、主催者が制限することも可能です。画面共有を行うには、以下の手順で行います。

（1）Zoom画面下のツールーバーにある「画面の共有」をクリック

（2）ウィンドウに共有できる画面が表示されたら、共有したい画面を選択

共有したい画面を事前にブラウザに表示させておくと、スムーズに共有できるでしょう。共有を終了するときは、「共有の停止」を選択します。

Zoomには、文字でのやり取りが行えるチャット機能も備わっています。この機能を利用すれば、会議中に追加で共有したい資料等を、素早く送付・共有することが可能です。

チャット機能で資料等を共有する手順は以下の通りです。

（1）Zoom画面下のツールバーにある「チャット」のアイコンをクリックし、チャット用のボックスを表示

（2）ボックス右下にある「ファイル」をクリックし、「Dropbox」「Google Drive」「コンピュータ」などの選択肢の中から該当するものを選択し、送信ボタンをクリック

メッセージや資料は参加者全員に送ることも、特定の相手のみに送ることも可能です。送付の際は、表示形式が崩れないようPDFで送るなどの工夫をするとよいでしょう。

Zoomには、ホワイトボード機能もあります。この機能を活用すれば、「アイデア出し」や「ブレスト」がしやすくなるでしょう。

ホワイトボード機能は以下の手順で利用できます。

（1）Zoom画面下のツールバーにある「ホワイトボード」をクリック

　　※Zoom画面を縮小表示している場合、ツールバーの「詳細」から「ホワイトボード」を選択

（2）「開いてコラボレーションする」をクリック

（3）ホワイトボードが表示される

（4）ホワイトボードの右上に表示されている「・・・」をクリック

（5）「Export」から、「PNG」または「PDF」を選択し、データを保存

（6）ホワイトボードの作成が完了したら、「ホワイトボードを閉じる」をクリック

オーディオ文字起こし機能とは、会議の音声を認識し、自動的に文字起こしできる機能です。文字起こししたテキストデータを編集したり、字幕として表示したりすることもできます。文字起こしをする際には、クラウド録画が必須です。

なお、現在は英語にのみ対応しており、日本語には対応していません。海外の方と会議する機会が多い企業の場合には、活用を検討するとよいでしょう。

オーディオ文字起こし機能を利用するためには、「オーディオ文字起こしの有効化」設定やクラウド録画が必要です。機能の詳細については、ZoomのHPからご確認いただけます。

参考：Zoomサポート『クラウド録画にオーディオ文字起こしを使用』

挙手機能は、発言のタイミングを調整するのに役立つ機能です。Zooｍ会議では参加者全員が画面上に表示されますが、参加者が一定の人数を超えると画面が複数に分かれるため、対面会議のように全員を見渡すことが難しくなります。また、複数の参加者が同時に発言すると発言内容が聞き取りづらくなるなど、対面会議とは異なる進行上の課題も生じやすくなります。

そこで、発言したいタイミングや、議題について自分の考えがまとまったタイミングに参加者が挙手機能で意思表示を行うことで、ファシリテーター（進行役）が、参加者の声を拾いながら会議を進行しやすくなるでしょう。

挙手機能の利用手順は以下の通りです。

（1）Zoom画面下のツールバーにある「リアクション」のアイコンをクリック

（2）表示された画面の下部から「手を挙げる」ボタンをクリック

「手を挙げる」をクリックすると、主催者のZoom画面に、通知が届きます。

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さまざまな場面で利用されるようになったZoom会議ですが、効率的に議事録を作成するにはどのような方法を利用するとよいのでしょう。  

会議での発言内容などを細かく記録しておきたいと思っても、全ての発言を書き洩らさないようにするのは困難です。そこでおすすめしたいのが、Zoomの録音・録画機能の活用です。録画データを確認すれば、詳細部分も正確に議事録としてまとめることができます。議事録には会議の概要を記しておき、画像や録画は詳細部分を保管するものとして、補完的に利用するという使い方もできるでしょう。

Zoom会議の録画は、「手動」または「自動」で行えます。

「手動」で録画する場合には、画面下のツールバーから「レコーディング」を選択してクリックしましょう。なお、Zoom画面を縮小表示している場合、ツールバーの「詳細」から「レコーディング」を選択します。このように、「レコーディング」をクリックすることで、簡単に録画できます。なお、録画の権限は原則ホストのみにあるため、参加者が録画を希望する場合はホストの許可が必要です。

一方、「自動」で録画する場合には、会議開始前に「アカウント設定」を変更する必要があります。

自動録画時に必要な「アカウント設定」の操作手順は以下の通りです。

（1）Zoom Webポータルにログイン

（2）ナビゲーション メニューで、「アカウント管理」「アカウント設定」の順にクリック

（3）「レコーディング」タブをクリック

（4）「自動記録」設定を確認。設定が無効の場合、 「有効にする」をクリック 

（5）保存方法を選択

録画データの保存方法には、「クラウド保存」と「ローカル保存」があります。「無料ライセンス」でZoomを使用している場合、「ローカル保存」はできますが、「クラウド保存」はできません。一方、「有料ライセンス」であれば、「クラウド保存」も「ローカル保存」もできます。

「クラウド保存」と「ローカル保存」ではデータの保存先が異なります。「クラウド保存」の場合、クラウドのストレージ保存されるため、デバイスを問わず、いつでも録画データを確認可能です。一方、「ローカル保存」の場合には、録画を行った方のパソコンに直接データが保存されます。

自動文字起こしツールは、ミーティング参加者の会話をテキストで記録、翻訳できるサービスです。AIが参加者の発言を自動で認識し文字として記録してくれるため、議事録の作成補助として、役立つでしょう。

なお、自動で文字起こしを行う機能はZoomにも搭載されていますが、現時点では日本語に対応していません。そのため、外部サービスと組み合わせる必要があります。

Microsoftの「Word」や、Googleが展開する「Googleドキュメント」、株式会社アイエンターの「welog」など、ドキュメント作成ツールを議事録作成に活用するのも、効率的な議事録作成に役立ちます。これらのツールを利用して議事録を作成する場合は、あらかじめ議題を書き込んだものを事前に参加者と共有しておきましょう。その上で、議事録を共有しながら、議事録担当者が会議の進行とともに書き込んでいくと、より効率的に議事録が作成可能です。

近年、議事録作成ツールは、同時編集可能なものが主流になってきています。複数の参加者が同時に書き込めるツールを選べば、さらに短時間で正確な議事録作成が行えるでしょう。

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議事録作成をより効率的にしたいというニーズに対応し、AI技術を活用して音声を自動で文字に変換する「自動文字起こしツール」が増えています。Zoomの「オーディオ文字起こし機能」は英語対応のみですが、一般的な「自動文字起こしツール」のなかには、日本語に対応したものも多くあります。

一般的に自動文字起こしツールは、AIが音声を認識し、文字に変換していきます。音声認識の精度は高まってきてはいるものの、一言一句、正確に音声を認識するのは困難です。

そのため、自動文字起こしツールは、現段階ではあくまで議事録作成の補助ツールとしての位置づけと言えます。自動文字起こしツールのを導入を検討する際は、その点をしっかり認識した上で、自社に合ったツールを選ぶとよいでしょう。

自動文字起こしツールの選定ポイントは、以下の3点です。

・音声認識や文字起こしの精度

・固有名詞や専門用語への対応

・セキュリティレベル

まず検討すべきなのが、音声認識や文字起こしの精度です。精度の高さはツールによって異なるため、中には、発言者の声が小さかったり、雑音が紛れ込んでいたりすると、正確に音声認識や文字起こしをできないものもあるようです。

音声認識・文字起こしの精度が低いと、「誤変換が頻発する」「『ああー』『えっと』と言った余計な言葉を拾ってしまう」といった問題が起きます。社内全体で本格導入する前には、事前に「ツールの口コミを確認する」「少人数を対象にお試しで使ってみる」などの方法で、音声認識・文字起こしの精度を確認するとよいでしょう。

会議中には、企業や業界独自の固有名詞・専門用語が飛び交うことも少なくありません。そのため、固有名詞や専門用語に対応できるかどうかについても、検討が必要です。学習能力の低い自動文字起こしツールの場合、固有名詞・専門用語を正しく認識できません。テキスト修正の工数を減らすため、固有名詞や専門用語を事前に登録できる「辞書登録機能」を備えたツールを選ぶとよいでしょう。

会議の音声データには、企業の機密情報も多く含まれます。そのため、導入前にはセキュリティレベルについても確認が必要です。「音声・文字起こしデータのパスワード化」を始めとしたセキュリティ機能を備えたものを選ぶとよいでしょう。

この他、費用対効果や多言語対応の有無なども考慮した上で、自社に合った自動文字起こしツールを選定することをおすすめします。

会議のオンライン化やペーパーレス化が進むなか、クラウド上でデータを管理し、同時に共有・編集できる議事録作成ツールが増えています。機能や特徴の異なるさまざまなサービスから、どのように選択するとよいのでしょう。

関連記事：議事録作成ツール7選。フリーソフトや自動作成可能なツールなど

議事録作成ツールを選ぶとき、まず確認したいのは「使いやすさ」です。ITリテラシーは社員によってさまざまに違うため、「誰もが操作しやすいツールか」を確認しましょう。多彩な機能を搭載したツールは一見便利にも見えますが、多機能な故に使いこなすのが難しく、上級者向けのサービスとも言えます。各サービスには無料のトライアル期間が設けられていることも多いため、実際の使い勝手を試してみるとよいでしょう。  

議事録作成ツールの料金は各サービスによって異なり、「1アカウントから導入できるもの」「人数や容量の上限内は無料で利用できるもの」「運営する企業が展開する、別サービスを導入すると無料で利用できるもの」などがあります。組織の規模や、議事録作成の他に利用したい機能といった観点で、コストパフォーマンスに優れたサービスを選択するとよいでしょう。  

作成した議事録を、自社で利用する他のサービスと連携しやすいかも確認しておきたいポイントです。議事録は複数人に共有するものであるため、ビジネスチャットや、タスク管理ツールなど自社で利用しているツールとの連携に対応しているかを確認して選びましょう。  

情報共有ツール「welog」を使えば、議事録作成と共同編集が行えるため、効率的な議事録作成に役立ちます。welogとはどのようなツールなのでしょうか。  

welogは、「ノート」と呼ばれるクラウド上のスペースに、議事録をはじめとした情報を書き込んで、さまざまな情報を整理し、蓄積できるツールです。会議シーンでは、議事録のノートを他者と共有し、同時に閲覧・編集することが可能です。これにより、短時間で議事録を完成させ、一人では書き洩らしてしまうような細かな情報も記載できるなど、効率的な作成に役立ちます。

また、ノートは「ワークスペース」と「フォルダ」という2段階に分けて整理できるため、過去の議事録を簡単に検索・閲覧可能です。

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Webサイトのデザイン・制作・運用、スマートフォンアプリの設計から開発・運用などの業務を受託して実施する株式会社イングでは、クライアントや社内との開発会議の際に、議事録やメモを残すことが習慣化されていませんでした。そのため、タスク管理ツールやメモ帳に手書きでメモを残すというケースはあったものの、後から情報を見返し、活用することができないという課題がありました。

議事録も作成できるwelogを導入したことで、「打ち合わせの内容はwelogに残す」と社内で統一。これにより、過去の議事録を確認しながら会議を行えるようになり、会議の進行が円滑化したそうです。さらに、議事録やノウハウを一元化し蓄積していくことで、社内でのナレッジ共有にもつながりました。認識の違いが起こりづらくなったり、前回からの変更点が明確になったりといった効果もあったようです。

関連記事：事例紹介『株式会社 イング｜気軽にメモを取れるから、メモを共有する価値にも気付けました』

Zoom会議で議事録を効率的に作成するには、録画・録音機能を利用するほか、自動文字起こしツールや議事録作成ツールも併せて利用するとよいでしょう。議事録作成ツールは、同時編集の可否や、操作のしやすさなど、さまざまな観点から選択することが大切です。議事録を効率的に作成することで、業務効率化につなげてみてはいかがでしょうか。   議事録作成に適した情報共有ツール「welog」にご興味のある方は、こちらから詳しい情報を入手いただけます。