議事録作成ツールを使い、業務の効率化を図りたいと考えるビジネスパーソンもいるのではないでしょうか。議事録作成ツールを使えば、「会議中の負担軽減」や「議事録精度の向上」といったメリットが生まれます。   今回は、議事録作成ツールの種類や特徴、メリット・デメリットやおすすめツール7選をご紹介します。ツール選定時のポイントについてもご紹介しますので、ツール選びにお役立てください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

議事録を効果的に作成・活用するのに役立つ「議事録作成ツール」。議事録作成ツールには、「議事録自動作成ツール」と「議事録作成補助ツール」の2種類のタイプがあります。

議事録自動作成ツールとは、AIによる音声認識を活用し、議事録を自動で作成してくれるツールのことです。議事録自動作成ツールの主な特徴を紹介します。

自動文字起こし機能とは、AI音声認識機能を活用し、会議中の音声を自動で文字起こしできる機能のこと。ツールによっては、発言者ごとに「誰が・いつ・何を」発言したのかを時系列でまとめられたり、文字起こしの誤認識を確認・修正できたりといったように、議事録の作成・編集をサポートしてくれるものもあります。

タスク抽出機能とは、AIが会議内容を要約し、タスクや重要な箇所を抽出する機能のこと。この機能を備えているツールを使えば、次回会議までのTo・Doを整理する時間を大幅に短縮できます。

多言語翻訳機能とは、テキストを自動翻訳する機能のこと。この機能を使えば、英語を日本語に、日本語を英語にといったように、会議の音声を翻訳できます。

議事録作成補助ツールとは、議事録などのドキュメントを効率的に作成し、社内で共有・活用するのに適したツールのこと。議事録作成補助ツールの主な特徴を紹介します。

テンプレート機能とは、議事録の必須項目を記載したテンプレートを作成できる機能のこと。この機能を活用すれば、議事録を毎回一から作成する必要がないため、議事録を効率的に作成できます。

共同編集機能とは、同時に複数人が議事録に書き込める機能のこと。この機能を活用することで、情報の漏れがない、正確な議事録を作成できます。

共有・検索機能とは、作成した議事録を関係者に共有したり、確認したい議事録や記載内容をすぐに検索できたりする機能のこと。この機能を活用すれば、共有・検索にかかる時間が大幅に短縮され、業務効率化が期待できます。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

議事録自動作成ツールを活用すると、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

議事録自動作成ツールを使うと、以下のようなメリットがあります。

・議事録作成の工数が削減できる

・会議に集中できる

・タスクの抜け漏れを防止できる

議事録自動作成ツールを使えば、議事録作成にかかる手間や時間が減らせるため、担当者が本来の業務に専念できます。会議中に話し合われた内容を自動で文字起こししてくれるため、会議に集中できるといった点もメリットです。タスクを自動で抽出できる機能を備えたツールを使えば、会議の決定事項の促進にも役立ちます。

議事録自動作成ツールには、メリットだけでなく、以下のようなデメリットもあります。

・環境によって、AIによる音声認識の精度が落ちる

・テキスト化後に、確認や修正作業が必要になる

・議事録作成補助ツールに比べてコストが高い

AIによる文字起こしの精度は、会議中の周辺環境によって左右されます。周辺の雑音が多いと正確な文字起こしができないため、余計な雑音が入らない環境づくりを行うことが大切です。   いくら音声認識機能が向上していると言っても、音声を誤って変換してしまうケースがないとは言い切れません。そのため、テキスト変換後の確認や修正作業が必要となる点も、理解しておくとよいでしょう。

AIによる優れた音声認識を活用して、議事録を自動的に作成してくれるツールは便利で魅力的です。一方、議事録作成補助ツールにも多くのメリットがあります。ここからは、議事録作成補助ツールが議事録自動作成ツールと比べて優れている点をご紹介します。

組織で共有すべき文書は、議事録だけではありません。組織には、マニュアルや日報などさまざまな文書が存在します。議事録作成補助ツールは、議事録だけでなく組織で共有すべきさまざまな文書に対応している点が、自動作成ツールにはない、補助ツールのメリットと言えるでしょう。

補助ツールは、議事録をはじめとするさまざまなドキュメントやデータを一元管理することができ、情報を組織で迅速に共有・活用できることもメリットです。作成した議事録などのドキュメントを一箇所に集約して保存しておけるため、情報の検索や共有にかかる手間や時間の削減にも繋がります。議事録を遡って確認したいときにも、すぐに探し出すことができるため便利です。   また、情報を簡単に共有できるため、会議に参加するメンバーにあらかじめ会議の目的を周知させる場合や、参加できなかったメンバーに会議内容を共有する際にも役立つでしょう。

議事録補助ツールの利用料金は、比較的安く設定されています。製品やその機能ごとで利用料金は異なるため一概には言えませんが、議事録補助ツールは議事録自動作成ツールよりも利用料金が抑えられていることも、メリットの一つです。

ここからは、議事録作成ツールを選定する際に考慮すべきポイントを見ていきましょう。

1つ目のポイントは、ツールの使い勝手や操作性がよいかどうかです。多くの機能を備えたツールを選んだとしても、社員が使いこなせないのであれば価値が生まれません。社内のITリテラシーを考慮しながら、シンプルで使いやすいツールを選ぶと失敗しないでしょう。

テンプレートが豊富に揃っているのかも、選定時のポイントです。テンプレートがあれば、テンプレートの項目に沿って必要事項を入力するだけで、簡単に議事録が作成できます。   テンプレートの種類が多ければ、会議の内容に合わせてデザインを統一できるため、見やすい議事録が作成できるでしょう。

ツール選びでは、議事録作成のしやすさだけでなく、その後の管理や活用のしやすさも大切です。作成した議事録を一元管理できるツールを選べば、議事録を迅速に共有・活用することが可能で、運用もしやすくなります。   昨今は、多様な働き方を実現するため、「テレワーク」を取り入れる企業も増えています。会議をWebで行う場合は、Web会議ツールとの連携性に優れたツールであるかもポイントとなるでしょう。

ツールにフリープランや無料トライアルがあるのかも、確認しておきたいポイントです。多機能なツールの場合、社員が使いこなせずにツールが十分に活用されないといったケースもあります。   その点、フリープランや無料トライアルのあるツールの場合、本格的な導入前に使い勝手などを試すことができるため安心です。実際に体験してみることで、「導入目的に適したツールであるのか」や「社員が使いこなせるツールであるか」などを事前に確認できるでしょう。

議事録自動作成ツールの場合、音声認識の精度はツールにより異なるため、事前に確認することが大切です。   公的な会議や役員会議、定例会議や打ち合わせなど、会議の種類によっても議事録に求められる精度は異なります。会議の種類に合わせて議事録の精度を定めておき、それに適した性能を備えているかをチェックしておくとよいでしょう。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

ここからは、おすすめの議事録作成ツールを、「議事録自動作成ツール」と「議事録補助ツール」に分けてご紹介します。

おすすめの議事録自動作成ツールを4つご紹介します。録音した音声をテキストに変換できる「ボイスレコーダー」についてもご紹介しますので、参考にしてください。

【特徴】

・国内で唯一、Zoomと連携ができる

・リアルタイムで30ヵ国語に翻訳ができる

・音声認識の精度は99.8%と、高精度である

「 AI GIJIROKU」は、国内で唯一、Zoomと連携できる議事録作成ツールです。テレワークでの会議においても、議事録をリアルタイムに作成できます。

30ヵ国語に対応したリアルタイム翻訳機能があるため、グローバルな会議に最適です。音声認識の精度は99.8%で、会議での発言を正確に記録してくれます。

【概要】

・運営会社：株式会社オルツ

・プラン／料金：【ビジネス】29,800円/月　（チーム内10人/200グループまで）

・フリープラン：有　※閲覧のみの場合

・無料トライアル：有（1カ月間）※個人利用の場合/招待コードが必要です

・URL：https://gijiroku.ai/

【特徴】

・わかりやすいUIで、直感的に操作ができる

・録音とテキスト、文字起こしが紐づいており、編集しやすい

「スマート書記」は、初めての方でも使いやすく、直感的に操作できる議事録自動作成ツールです。スマートフォンやタブレットからでも手軽に音声を収録できます。

文字起こしされた文章はサービス内でかんたんに編集でき、音声や文字起こしの共有も手軽にできます。マイクが拾った音声を音声認識して文字化することに加え、即時編集が可能な点が最大の特徴

音声認識により文字起こしされた文章を、リアルタイムに編集できることも特徴。導入後も、専任の担当者が継続的にサポートしてくれます。

【概要】

・運営会社：エピックベース株式会社 / Epicbase, Inc.

・プラン／料金：要問い合せ

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（14日間）

・URL：https://www.smartshoki.com/

【特徴】

・重要な発言はフラグを立てて管理できる

・セキュリティが強固である

・会議招待者のユーザ登録が不要である

「ZMEETING」は、国立研究開発法人発のベンチャー企業により開発されたAI議事録作成ツールです。会議の重要な発言は、フラグを立てて管理可能。AIによる感情認識機能を備えているため、発言の温度感を可視化することができます。

待機室機能や認証要求、退出機能などさまざまなセキュリティ対策機能を備えているのも特徴。ユーザー登録しなくても、ゲストを会議に招待することができます。

【概要】

・運営会社：Hmcomm株式会社

・プラン／料金：要問い合わせ

・フリープラン：無

・無料トライアル：要問い合わせ

・URL：https://hmcom.co.jp/zmeeting/

【特徴】

・録音した音声をテキスト化できる、先進のAIボイスレコーダーである

・音声とテキストはクラウドに自動保存される

・録音した音声やテキストデータの共有を簡単に行える

「AutoMemo S」は、録音した音声を自動でテキスト化してくれるAIボイスレコーダー。音声とテキストは自動でクラウドに保存されるため、録音データの管理が簡単です。

テキスト化した内容を、メールで作業を行いたいパソコンに送信できるため、議事録を仕上げる際にも便利。クラウドサービスへの転送も、簡単に行えます。キーワード検索やブックマークの機能があるため、情報を簡単に検索可能です。

【概要】

・運営会社：ソースネクスト株式会社

・プラン／料金：【オートメモ S】24,800円　※本体料金　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　＜文字起こし機能の料金＞

　　　　　　　　【プレミアム】980円/月　※月30時間まで

　　　　　　　　※利用には、GoogleアカウントまたはApple IDが必要

・フリープラン：有　※月1時間まで

・無料トライアル：無

・URL：https://automemo.com/

ここからは、おすすめの議事録作成補助ツールを3つご紹介します。

【特徴】

・情報を一元管理することができる

・議事録の作成・共有・活用が簡単に行える

・シンプルな操作画面で直感的に扱える

情報共有ツール「welog」は、議事録やマニュアルなどさまざまな情報を、クラウド上で一元管理できるツールです。クラウド上に作成した「ノート」に議事録を作成し、メールや外部チャットと連携することで、簡単に議事録を共有することができます。作成日や作成者で絞り込める「検索機能」も備えており、過去の議事録を遡って確認したい場合にも便利です。

シンプルでわかりやすい操作画面なので、初めてツールを使う方でも直感的に操作が可能。テンプレート機能や共同編集機能もあるので、効果的な議事録作成に役立つでしょう。

30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けており、期間終了後に無料で継続利用できるフリープランの選択も可能です。いつでも最新の状態で議事録を共有・活用できる「welog」を、この機会に試してみてはいかがでしょうか。

【概要】

・運営会社：株式会社アイエンター

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10アカウントまで）

　　　　　　　　【ビジネス】300円（税抜）/月

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://welog.jp

【特徴】

・業界や職種を問わず、中小企業から大企業まで簡単に議事録などの文書を共有できる

・Markdown、リッチテキストエディタ形式に対応

・チームの成長に伴走してくれるチャットサポートがある

業界や職種を問わず、誰でも簡単に情報を共有できる社内Wiki「Kibela」。Markdown形式やリッチテキストエディタ形式に対応しているため、簡単に見やすい議事録を作成できます。

他のツールから簡単にインポートしたり、文書を書きながらプレビューを参照することも可能。議事録の作成や共有方法についての疑問も、リアルタイムで質問できるチャットサポートを利用すればして、すぐに解決できるでしょう。

【概要】

・運営会社：株式会社ビットジャーニー

・プラン／料金：【コミュニティー】0円/月（5ユーザー・4グループまで）

　　　　　　　　【スタンダード】550円/月（6ユーザーから使用）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（14日間）

・URL：https://kibe.la

【特徴】

・クラウド型と自社サーバー（オンプレミス）型の両方に対応している

・最適なテンプレートが用意されている

・タスク管理ツールとの連携ができる

・100を超えるアプリと連携でき、使いやすくカスタマイズが可能

「Confluence」は、組織内の知識を集約し、共同作業を行うためのワークスペース。マーケティングやエンジニアリングなどカバーする業務範囲が広く、全てのチームが作業構築から整理、コラボレーションまでを集約して行うことが可能です。

75以上と豊富なテンプレートがあるため、会議の種類や目的ごとにカスタマイズして、議事録が作成ができることも特徴。同社が提供するタスク管理ツール「Trello」やプロジェクト管理ツール「Jira」との連携機能があるため、会議からプロジェクトの進行もスムーズに行なえます。

【概要】

・運営会社：アトラシアン株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10ユーザーまで）

　　　　　　　　【Standard】660円/月（20,000ユーザーまで）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（7日間）

・URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

議事録作成ツールには、「議事録作成ツール」と「議事録補助ツール」の2種類あります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを理解した上で、組織の目的や用途に合ったツールを選ぶとよいでしょう。   ツールは、使い勝手やテンプレートの豊富さだけでなく、フリープランの有無など導入ハードルの低さも考慮して選ぶのがポイントです。おすすめの議事録作成ツールも参考にしていただき、議事録作成の効率化のために、ツールを活用してみてください。

関連記事：議事録の必須項目とは？書き方のコツやテンプレート、議事録作成を効率化するツールを紹介

関連記事：議事録の書き方を知りたい方へ。テンプレート例や書き方のコツ、参考本などをご紹介