企業では、日々多くの会議が行われています。しかし、ただ情報共有するだけの会議を「無駄な会議なのでは」と考える人もいるのではないでしょうか。「不要な会議」をなくし、業務効率化や生産性向上を図るにはどうすればよいのでしょう。今回は、会議の目的や無駄な会議の特徴、会議の無駄をなくし業務を効率化させるための方法やツールをご紹介します。

企業で日常的に開催される「会議」。会議は、その目的に応じてさまざまな種類が存在します。会議を意義のあるものにするためには、社内の会議がどのような目的で行われているか理解することが大切です。まずは、企業でよく行われている会議と本来の会議の目的について、見ていきましょう。

一般的な企業でよく開催される会議には、次のようなものがあります。

一つは、「情報共有」を目的とする、情報共有型の会議です。この会議は、「プロジェクトの進捗」や「売上情報」などについて伝達・共有することを目的としています。情報の伝達が主目的であるため、伝達された情報を基にした意思決定や活用方法などの有無までは問われないことも多いでしょう。

会議のなかには、「新しいサービスやビジネスを模索するため」に行うものもあります。この性質の会議では、積極的に社員の意見を取り入れることを重視しています。立場に関係なく、自由に発言できることが特徴です。

参加者同士の「コミュニケーションや交流」を目的とする会議もあります。例えば、上司と部下が1対1で悩みや課題などについて面談する「1on1」や、新規プロジェクトを立ち上げる際に顔合わせを行う「キックオフミーティング」などです。会議の進行に基づき厳密に行われるというより、比較的自由に発言がしやすい、和やかな雰囲気で行われることが多いでしょう。

会議の目的は、「情報やアイデアを基に、課題に対する意思決定を行うこと」です。本来、意思決定はその権限を持つ立場にある人物が、単独で行うことができます。それにも関わらず、多くの人を集め会議という場で意思決定を行うのは、よりよい決定を下すためです。つまり、よりよい意思決定のために、多くのコストをかけているとも言えるでしょう。

そのため、会議では参加者が議題に対して積極的にディスカッションや質疑を行うことが求められます。ディスカッションや意思決定がなされず、情報共有だけのために行われる会議は、会議本来の目的を達成しないばかりか、余計なコストを払っていると考えることもできます。

本来、社員にとって重要な業務の一つである会議ですが、「この会議は無駄なのでは」と思った経験がある方もいるでしょう。特に、情報共有だけの会議は、無駄なものと認識されがちです。

では、「無駄な会議」や「会議の無駄」をなくし、効率化を図るためにはどうすればよいのでしょうか。業務効率化のヒントを探るため、ここではまず、無駄な会議の5つの特徴を紹介します。

「定例会議」や「進捗報告」など、会議の目的が曖昧で集まること自体が目的となっている会議があります。ゴールが明確でないため、ディスカッションの場が無かったり、参加者の中には会議中に全く発言しない人が居たりするのが特徴です。

コミュニケーションを目的とした会議など一部を除き、意見交換が不十分で、意思決定が行われないのも無駄な会議の特徴と言えるでしょう。会議での意思決定が重要なのは、次の行動に繋げるためです。意思決定が行われない会議では、目的が果たされないだけでなく、会社のリソースを無駄に使用してしまうことにもなります。

無駄な会議には、「会議を行わなくても、会議の目的が達成できる」という特徴もあります。デジタル化が進展した昨今、情報共有のみならファイルの共有やチャットなど、オンライン上でも代替可能です。「わざわざ集まる」価値を見出せない会議は、開催の必要性を再検討することが必要でしょう。

会議の開催にあたっては、資料作成を始めとする事前準備が必要になります。また、通常の会議は、参加者全員の業務時間内に行われるものです。そのため、会議の時間が長すぎたり、頻度が多すぎたりする場合も、無駄な要素が多いと考えられます。会議は毎回決められた時間や頻度で行う必要はありません。「話し合われる議題がない」「議題が少ない」にも関わらず同じような時間や頻度で開催される場合は、その必要性を再考することが重要です。特に、「毎週」「隔週」といった比較的短いスパンで開催している定例会議がある場合には、会議開催の要否を検討してみるとよいでしょう。

「参加する必要がない人まで集めている」ことも、無駄な会議の特徴の一つです。会議の参加者が多すぎると、「発言の機会がないけれど、会議に出席している」人が増えたり、「全員の意見を聞こうとするあまり、会議が延長する」ことになったりする可能性があります。「この会議は参加しても無駄だ」と感じる人が増えれば増えるほど、参加者全体の集中力が低下するため、会議自体の効率性に悪影響を及ぼすでしょう。

業務の効率化や生産性向上を図るには、無駄な会議をなくすことが大切です。ここからは、会議の無駄をなくし、業務を効率化させる方法を解説します。

社内で行われている会議を見直し、不要な会議を洗い出しましょう。例えば、業務の進捗や営業の売上情報、達成度を報告し合うなど、情報共有だけの会議は不要となるかもしれません。その場合には、メールやビジネスチャットツールといった、会議以外の方法で「情報共有」という目的を達成できる手段を検討しましょう。

不要な会議をやめることで、本来やるべき業務に集中できるため、組織の生産性向上にも繋がるでしょう。

上述したように、会議前には資料作成などの準備が必要で、会議は参加者全員の業務時間を割いて行われます。そのため、会議の目的に応じて、適切な頻度と時間を設定することが大切です。適切な頻度は会議の内容によって異なります。頻度が高すぎると、会議を開催するための準備を負担に感じたり、会議のために無理やり議題を設けたりするケースがでてきます。適切な頻度が設定されれば、普段の業務に組み込みやすく、市場変化のスピードに取り残されるという心配もないでしょう。

また、会議時間は最大でも「1時間が適切」とされています。会議時間が長すぎると、議題から逸れた情報まで共有され、肝心の意思決定のための意見交換があまりされない場合もあります。効果的な会議を行うためにも、共有内容や議題の数を絞り、意思決定のためのディスカッションを活性化するように工夫しましょう。

会議を円滑に進行し、会議時間内に意思決定を確実に行うためには、共通のゴールに向かい、参加者一人ひとりが役割意識を持って会議に参加する必要があります。役割とは、会議の進行役である「ファシリテーター」や会議の時間を管理する「タイムキーパー」、会議の内容を記録する「議事録担当」などです。会議の進め方や役割を決めることで、会議で話す内容に集中でき、スムーズに会議を行うことができます。

目的や役割を理解した上で会議に参加できれば、時間が短縮されたりディスカッションが深まったりするなど、会議における生産性向上にも繋がるでしょう。

業務連絡などの共有事項は、なるべく会議の場に持ち込まないことも重要です。会議内での情報共有は、意思決定のために必要な意見交換や認識のすり合わせのみに絞るとよいでしょう。必要な資料や共有事項は事前にチャットなどで参加者全員に共有しておき、議論を交わす時間をしっかり確保することが大切です。

会議の参加者は、必要以上にならないよう、適切な人数に絞ることも大切です。会議に参加する社員の時間は、組織にとって大切なリソースです。組織の生産性を上げるためにも、会議への参加人数は、よい意思決定を行える必要最小限にとどめておくとよいでしょう。会議終了後、会議内容を議事録で共有すれば、会議に参加しなかった人も決定事項や次回までのToDoを把握できます。会議の目的や議題などを踏まえた上で、適切な人数を決めましょう。

会議を効率化したり、会議以外の方法での情報共有を促したりするためには、目的に応じたツールを活用することが大切です。ここでは、会議効率化や情報共有に役立つツールをご紹介します。

議事録作成ツールとは、クラウド上で議事録作成が行えるドキュメント作成ツールです。議事録作成ツールを活用することで、会議内容を関係者全員に情報共有しやすくなります。

議事録作成が行える「welog」は、「必要な情報を簡単に残せる。必要な情報が簡単に見つかる」をコンセプトとする、情報共有ツールです。「テンプレート作成機能」や、複数人での「同時編集機能」を備え、議事録の作成時間や手間を、大幅に削減することができます。クラウド上に保管されている議事録は、時間や場所に関わらず、いつでも・どこからでも確認可能。「タスク管理機能」を利用すれば、会議での「決定事項」や「ToDo」を、スムーズに共有することもできます。情報の一元管理に活用できる「welog」で、議事録作成の効率化を実現しましょう。

「Chatwork」や「Slack」に代表されるビジネスチャットツールとは、ビジネス利用に特化した、社内のコミュニケーションを活性化させるチャットツールのことです。ビジネスチャットは、「グループ機能」を使ってプロジェクトごとにグループを作成することができるため、社内やチーム間でやりとりがしやすいという特徴もあります。

業務の報告や連絡が活性化されるため、メンバー間のコミュニケーション活性化のみならず、情報共有だけの「無駄な会議」の削減にも繋がるでしょう。

Web会議ツールとは、参加者が場所や時間を気にすることなくオンライン上で行える会議のこと。代表的なものとして、「Zoom」や「Google Meet」などが挙げられます。パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境さえあれば、外出先や在宅など、会社以外の場所からも会議に参加できます。

「画面共有機能」を使えば、資料を共有したり録画をしたりなど、会議の効率化に役立つでしょう。

情報共有だけの会議は、本来の会議目的である「意思決定」が果たせないだけでなく、業務効率を低下させてしまいます。無駄な会議をなくすためには、不要な会議を洗い出し、会議の進め方を見直すなどの方法を実践することが必要です。会議の効率化を図るために、目的に合わせてツールを使い、社内の生産性を高めましょう。

議事録作成に最適の情報共有ツール「welog」にご興味のある方は、こちらから詳しい情報を入手いただけます。