正確な議事録作成には欠かせないメモ。会議の進行に「メモが追いつかない」と悩むこともあるのではないでしょうか。議事録は、会議内容に応じ要点をふまえて記載することが重要です。今回の記事では、議事録作成の目的と素早く議事録やメモを取るコツについてお伝えします。

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議事録とは、会議やミーティングの内容を書面にしたものです。「議事録のメモが追いつかない」という状況は、不必要な情報までメモしようとしていることが考えられます。会議の進行に遅れずにメモを取っていくためには、議事録に記載するべき情報を選択することが大切です。そして、多くの情報の中から必要な情報を把握するためには、議事録の目的をきちんと把握しておく必要があります。まずは、議事録作成の目的を確認しましょう。

議事録の最も重要な目的は、会議での決定事項を証拠として記録することです。その場に居なければ知り得ない情報を文字として記しておく、証拠としての役割を担います。   例えば、企業が監査を受けるときには、必要資料として会議の議事録の提出を求められることもあります。そういったときのためにも、その場で話し合われた内容を証拠として残しておく作業が必要です。

議事録は、正確な情報を共有するツールでもあります。そもそも会議は、プロジェクトの対象者の一部のみで行うことが多いものです。しかし、会議での決定事項やその後にやるべきことなどの情報は、会議に出席していない人も含め、対象者全員に改めて共有する必要があります。また、参加予定としていた会議をやむを得ず欠席する人がいる場合もあるでしょう。そのような場合にも、会議の内容を正確に伝達するツールとして、議事録は欠かせません。

議事録は備忘録やメモとしての役割も担います。一つの会議で多くの議題があったり、決定事項が多かったりする会議では、参加していても情報を誤って認識している、あるいはその場では覚えていても時間経過とともに情報が不確かになる、などの状況が起こり得ます。このような状況を避けるためにも、議事録を取り、内容を記録しておくことが重要です。   これらの目的をふまえておくことで、会議の内容について、メモを取る必要性の有無が判断しやすくなるでしょう。

議事録を効率的に作成するためには、「どのような内容を議事録に記載するか」を知っておくことも大切です。議事録の必須項目を簡単に紹介します。

関連記事：議事録の必須項目とは？書き方のコツやテンプレート、議事録作成を効率化するツールを紹介

基本事項となるのが、「会議名」や「会議の開催日時・場所（会議室名）」「出席者名」です。複数の部署が参加する会議の場合、出席者名には、部署名と名前を記載します。web会議の場合は、どの拠点間をつないだのかを併せて記載しておきましょう。

「会議の趣旨や議題」といった会議概要も、議事録の必須項目です。議題やアジェンダを記載することで、「どういう目的で会議を開催したのか」「どういったことを話し合ったのか」が明確になります。なお、会議概要が事前に決まっておく場合には、あらかじめ議事録に記載しておくことをおすすめします。

「話し合いの経緯」や「決定に至るまでの議論の内容」といった、各議題に対する議論の内容も記載します。併せて、誰の発言だったのかわかるよう「発言者名」も記載しましょう。会議の参加者だけでなく、会議に参加してしない人でも会議内容を正確に把握できるよう、わかりやすく記載するのがポイントです。結論に至った経緯を明確にするために、質疑応答の内容も簡潔に記載するとよいでしょう。

会議での「決定事項」や、次回の会議までの「To・Do」も、忘れずに記載します。誰が何を担当するのかが明確になるよう「担当者名」も併記しましょう。議題ごとに、どのような決定がなされ、次回までに何をする必要があるのかを明記することも大切です。未決定事項がある場合は、決定事項と区別して記載しておきましょう。

会議で挙がった「補足事項」や「懸念事項」も記載しましょう。これらを記載しておくと、次回の会議までに何をすれば良いのか、アクションが明確になります。なお、補足事項や懸案事項がなかった場合は、記載不要です。

次回の会議予定が決まっている場合、開催日時・場所も併せて記載します。また、会議で「添付資料」を配る場合、添付資料名を記載しましょう。会議に参加していない人でも会議内容を詳しく知ることができるよう、各議題に添付資料名やURLを明記しておくことをおすすめします。

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「メモが追いつかない」という状況にならないよう、会議のスピードに沿って議事録を書くためには、おさえておきたい事前準備やテクニックなどのコツがあります。議事録を効率的に作成するためのコツをまとめました。

すべての会議で精度の高い議事録を作成する必要はありません。会議の種類や目的に応じて、記載するべき内容を把握しましょう。例えば、新製品やサービスを検討する「ブレスト」では、出されたアイデアの「備忘録」になっていることが大切です。自由な雰囲気で行われる会議では、発言も多くなる傾向にあるため、「テーマ」「大まかな経緯」「決定事項（アイデア）」などのポイントをおさえて記載しましょう。自由な発言が行き交う会議では、形式的な議事録を作成しにくいこともあるため、ホワイトボードや付箋などを活用し、画像として保存した上で添付資料とするのもよいでしょう。

総会を始めとした重要度の高い会議では、詳細な部分まで記録として残すため情報が多くなる場合があります。また、定例会議の場合、「プロジェクトの進捗報告」や「顧客・クライアントの声の共有」といったように毎回同じ内容について情報共有することもあるでしょう。そうした場合には、必須項目欄をあらかじめ記載したテンプレートの活用をおすすめします。テンプレートを用意しておくことで、議事録作成がより効率的に行えるでしょう。

 関連記事：議事録の書き方。テンプレート例や書き方のコツ、参考本などを紹介

繰り返し行われる定期会議の場合、「進捗状況」や「課題」など、毎回同様の議題が話し合われることもあります。このような会議では、事前に前回の議事録を確認しましょう。抜き出すべき情報が絞りこめるため、効率的な議事録作成につながります。また、定例会議ではテンプレートを揃えておくことで、状況の変化などが時系列順に把握しやすくなります。

会議の進行とともにメモを取ろうとすると、発言の最初の部分にある「主語」には意識が向きやすく、逆に最後にくる「述語」部分は聞き逃しがちになります。冒頭部分のキーワードは記載しているものの、結論が分からないという議事録にしないためには、メモを取るときに「誰が」「何が」よりも、「どうする」「どうなる」の部分を重視することがポイントです。   述語となる部分は可能性や範囲が広く、後から正確に思い出すのは難しい場合が多いですが、述語に対する主語は記憶をたどりやすいものです。情報量が多い会議では、話の最後のセンテンスを意識したメモを心がけましょう。

PCで議事録やメモを取る場合、事前に頻出単語の辞書登録機能を活用すると、タイピング効率が上がります。会議のテーマや前回までの情報をもとに、よく使う単語は辞書機能を利用してすぐに変換できるようにしておきましょう。

同様に、PCで議事録やメモを作成する場合、ショートカットキーも積極的に利用したいテクニックです。よく使われるショートカットキーを表にまとめました。

多くの情報を速く記録するためには、できるだけ文字数を減らし、「記号」「略語」「図」などを積極的に活用しましょう。記号では、経緯や結論、因果関係示すときは「↓・→・⇔」、疑問形や不確実要素を示す場合は「？」などがあります。さらに、文字を丸で囲んだり、全体を四角で囲ったりすることで、視覚的に把握しやすく、後の整理が効率的に行えるといったメリットもあります。以下に、頻出の略語をまとめました。

事前に把握できる情報があれば、会議が始まる前までに書き込んでおくことも効率的な議事録作成につながります。日時や参加者、議題といった概要は、わかる範囲で記入を済ませておきましょう。議事録をクラウド上に作成し、複数人で同時に編集できる場合は、参加者それぞれが話し合いたい内容を事前に書き込んでおくというルールを設けてもよいでしょう。

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議事録を素早く書く際のコツは先ほど紹介したものが基本となりますが、ツールを活用することで、会議終了後より速やかに議事録を作成できるようになります。

フラッシュメモリなどのICに音声を記録できる「ICレコーダー」を活用すれば、会議終了後に音声を確認することができます。聞き漏らした箇所を確認しながら、議事録を作成することができるため、記載内容の抜け漏れを防止することができるでしょう。議事録の修正にかかる時間も短縮できます。

「zoom」を始めとする「Web会議ツール」の多くに、録画機能が備わっています。Web会議ツールで録画をしておけば、「誰が」「どのような」発言をしたのかを容易に把握でき、議事録作成を効率的に行えるようになるでしょう。

関連記事：Zoom会議で議事録を効率的に作成する3つの方法とは

ICTを活用し、業務上必要な情報を組織全体で共有できる「情報共有ツール」には、複数人で同時に編集できる「同時編集」に対応したものも多くあります。情報共有ツールを活用し、複数人で書き込むようにすれば、1人が聞き漏らした内容を、他の関係者に書き込んでもらうことができます。会議終了時点で、精度の高い議事録が仕上がっているでしょう。

関連記事：【無料あり】情報共有ツール、おすすめ14選。選定のポイントや運用の注意点を紹介

議事録を作成する際には、正確性とともにスピードが必要です。また、会議で決定した内容を複数人と共有したり、過去の議事録を遡って参照したりする際は、議事録がすぐ確認できるよう整理されていると作業効率の向上や円滑なプロジェクト進行に役立ちます。このような課題を解決するには、情報共有ツールを始めとするクラウドサービスの利用を検討するとよいかもしれません。

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welogが解決する議事録に関する課題を、サービスの特徴から見ていきましょう。

welogは、クラウド上に「ノート」と呼ばれるスペースを作り、情報を書き込んで利用するツールです。さまざまなシーンで利用でき、議事録としても便利に活用できます。各ノートは「ノートを送る」機能を利用することで、参加者と共有でき、複数人での共同編集も可能です。これにより、記載するべき情報が多く一人では「メモが追いつかない」という状況でも、必要な情報を漏れなく記録しておくことができます。

welogでは、ノートを無制限に作成できます。会議の数だけ新しくノートを作成し、必要なノート同士は紐付けておくことも可能です。

クラウド上に保管される各ノートは、「ノートを送る」や「外部共有」機能を使って、複数人と必要に応じて共有することができます。「プライベート権限機能」を利用すれば情報を共有する相手を限定できるため、セキュリティ対策にもつながります。

過去の議事録など、大量の情報から必要な情報を見つけるには、時間や手間が必要です。welogは、情報を「ワークスペース」「フォルダ」「ノート」の3段階で管理。プロジェクトやチーム毎など、さまざまな単位でワークスペースを作成し、更にフォルダに分類してノートを整理できます。検索機能を利用すれば、必要な情報へのアプローチ時間が短縮され、作業効率の向上にもつながるでしょう。

議事録作成では、会議の種類や目的に合わせて必要な情報を選択していくことが必要です。 議事録を素早く書くコツとして、事前の情報整理やショートカットキー・略語の活用などがあげられます。議事録作成や共有に課題を感じる場合は、クラウドサービスの利用を検討し、スムーズな議事録作成につなげましょう。

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