Google LLCが提供するオンラインストレージである「Google ドライブ」。多くの企業で導入されていますが、「Google ドライブでできること」や「基本的な使い方」を知りたい人もいるのではないでしょうか。本記事では、Google  ドライブの特徴や基本操作について、初心者向けに解説します。口コミやデメリットなどについても紹介しますので、Google ドライブを導入すべきかの判断材料としてお役立てください。

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Google ドライブ（グーグル ドライブ）とは、Google LLC（グーグル）が提供するオンラインストレージです。オンラインストレージとはオンライン上のファイル保管サービスのこと。デバイスやOSの種類に関係なく、インターネットに繋がる環境さえあればいつでもどこでも必要なファイルにアクセスできます。

Google ドライブは、Google アカウントを作成さえすれば、誰でも無料で利用できます。ただし、オンラインストレージの容量は「Google  ドライブ」「Gmail」「Google フォト」の合算で15GBまでとなるため、容量や使える機能を増やしたい場合は有料プランの利用が必要です。個人用であれば「Google One」、ビジネス用であれば「Google Workspace」を契約するとよいでしょう。Google ドライブには、ブラウザからアクセスする方法と、アプリをデバイスにインストールして使う方法があります。

Google ドライブではどのようなことができるのでしょうか。ブラウザとアプリ版のどちらでアクセスするのかや、利用プランにより使える機能は異なりますが、Google ドライブの主な機能について紹介します。

Google ドライブは、パソコン・スマホ・タブレットなど、どのデバイスからでもファイルやフォルダを保存・共有・共同編集できます。また、MacやWindowsといったOSも問いません。保存・共有・編集できるファイルの種類は100種類以上で、例えば、以下のようなファイルは全て該当します。

・PDFファイル

・文書ファイル（テキストファイルやWordファイルなど）

・表計算ファイル（Excelなど）

・音声ファイル

・写真や動画ファイル

・Google ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム など

このように、Google ドライブではさまざまなファイルの保存や共有、リアルタイムの共同編集が可能です。ファイルの情報はリアルタイムで自動保存され、ファイルへのアクセスの暗号化やマルウェアなどから守るためのスキャン機能などにより安全に保護されています。

Google ドライブは、既存のツールやアプリと連携できます。例えば、「Microsoft Office」を既に使っている場合、ExcelやWordといったOfficeツールとも互換性があるため、ドライブ上のファイルを開くだけで編集できます。ファイル形式の変換は不要です。

また、Google ドライブで使える「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」、「Google スライド」などのアプリと連携し、リアルタイムにファイルの作成や編集をすることもできます。

同期とは、パソコンやスマホなど、どのデバイスからでもデータや設定を同じ状態に保つことです。Google ドライブのアカウントを同期すれば、異なるデバイス間でデータを最新の状態で保存・共有できます。同期を行うことで、端末が故障した場合でもデータ紛失を防げるため安心です。

自動同期設定は、パソコン版やスマホ版のアプリをインストールすることで行えます。同一アカウントのファイルを全てのデバイスで一律に同期設定できるほか、GmailやGoogle カレンダーなどのサービスごとに同期のオン・オフを設定することも可能です。

ファイルやフォルダごとに共有相手やその操作範囲を決める、アクセス権を設定することもできます。大きく分けると、「誰でもアクセスできるようにするか」「アクセス権のあるユーザーのみに制限するか」を選択できます。例えば、「リンクを知っている全員」にアクセスを許可した場合、誰でもファイルにアクセスできます。「制限付き」にした場合では、アクセス権のあるユーザーのみがファイルを開けます。また、以下のように共有相手のアクセスレベルも選択できます。

閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能

閲覧者（コメント可）：ファイルの閲覧・コメント・提案が可能

編集者：ファイルの閲覧・コメント・提案のほか、変更・提案の承認及び拒否、他ユーザーとの共有も可能

また、Google Workspaceのサービスでは、各共有ドライブの機能の統括役とも言える「管理者」を設定できます。管理者は、組織内の他のユーザーが使用するサービスの管理権限を持つことができ、共有ドライブにおけるユーザーへのアクセス権の付与なども行うことが可能です。

「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」を、オフライン環境で使用できる機能もあります。オフライン設定をすることで、ネット環境の悪さや出先でネット接続が難しいなどのケースでも、環境に左右されずに作業を進めることが可能です。オフライン設定時に行った作業は、その後ネットに接続すれば自動で同期され、最新の内容に更新されます。

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ここからは、Google ドライブに関する初心者向けの基本的な使い方について、パソコン（PC）での使い方に絞って紹介します。

まずは、Google ドライブの公式サイト内のGoogle アカウントのログインページを開き、「アカウント作成」をクリックします。名前とメールアドレス、パスワードなどを入力し、アカウントを登録しましょう。既にアカウントを登録している場合は、メールアドレス等を入力しログインしてください。

Google ドライブのマイドライブで、左上の「新規」をクリックします。

ファイルやフォルダの項目が表示されるため、フォルダまたは作成したいファイルを選択しましょう。

新規ファイル・フォルダ等の作成は、Google ドライブ上で「右クリック」をする方法もあります。ポップアップ画面で作成したい項目を選択しましょう。

アップロードは、ファイル・フォルダ作成の際と同様の画面から作業を行います。Google ドライブのマイドライブで、左上の「新規」をクリックしましょう。

ファイル・フォルダのアップロード項目が表示されるため、ファイルまたはフォルダを選択します。

アップロードしたいファイルなどを選択し、「開く」をクリックします。

ファイル・フォルダのアップロードは、Google ドライブ上で「右クリック」をして行うことも可能です。アップロードしたいファイルをドライブ画面に「ドラッグ＆ドロップ」し、アップロードする方法もあります。

ファイルやフォルダの共有をする場合、共有したいファイルやフォルダ上で「右クリック」を行います。ポップアップ画面が出てくるので「共有」を選択しましょう。

共有する相手のメールアドレスなどを入力して共有するほか、ファイルのリンクをコピーしてメールやチャットなどで送信し、共有する方法もあります。

ここからは、Google ドライブの料金プランについて紹介します。先述したように、Google ドライブは15GBまでなら無料で利用できます。それを超える保存容量や多くの機能を利用したい場合は、有料プランを利用しなければいけません。ビジネスの場合、多くのデータをやり取りする必要があるため、「Google Workspace」の利用がおすすめです。

有料プランの場合、個人用であれば「Google One」、ビジネス用であれば「Google Workspace」となるでしょう。双方とも、プランにより容量や使える機能が異なります。有料プランの内容は以下の通りです。

※「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」 プランの購入で、最大300ユーザーまでの利用が可能。「Enterprise」 各プランにユーザー数の上限・下限なし

*「Enterprise」プランの場合、ユーザーごとに5TBのストレージプールを提供。ストレージを追加する場合は Google サポートに要問い合わせ

「Google One」の料金詳細はこちら

「Google Workspace」の料金詳細はこちら

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Google ドライブの実際の使用感について気になる人もいるのではないでしょうか。Google ドライブの口コミを見ていきましょう。

Google ドライブの良い口コミを紹介します。

【Google ドライブの良い口コミ】

・オフラインで使用できるのが便利

・どのデバイスでも使用でき、動作も安定している

・ドライブに写真をアップすると文字データに変換してくれる「OCR機能」がすごい。簡単に紙のテキストを電子化できる

など

Googleドライブのオフラインで使用可能にするって機能、めちゃ便利だな😲

— うらぱん (@urapan_Rad) September 25, 2021

どのデバイスからでも操作できる、便利な機能を備えているなど、業務の効率化につながるという意見が多いようです。

ここからは、悪い口コミを見ていきましょう。Google ドライブを導入すべきかの参考材料にしてください。

【Google ドライブの悪い口コミ】

・容量が大きいファイルをダウンロードすると、ネットワークエラーが発生してダウンロードができない

・マイドライブや共有アイテムなどに属さないファイルを探し出すのに手間がかかる

・スマホでは使いにくい

など

ブラウザ版Googleドライブで大きめのファイルをダウンロードしようとするとネットワークエラーが発生してダウンロードできない件、ビジターセッションだとアプリも使えないしどうしようも無くて詰んでいる

— きせのん (@Xenon_kisenon) February 17, 2023

他人のマイドライブから共有されたファイルなどの場合、ファイルを探し出すのが大変なようです。ブックマークに登録しておくなどの対策が必要かもしれません。ファイルのダウンロード時の不具合に関する意見などもありました。

Google ドライブは組織やチームの業務を効率化できる多くのメリットがある一方、デメリットも少なからずあります。例えば、以下のようなデメリットがあるでしょう。

・Google ドライブの容量だけを追加購入することはできない

・人的ミスによる情報漏えいの可能性がある

・ファイルの整理が難しい

Google ドライブを無料で使用できるのは15GBまでですが、ドライブの容量だけを増やすことはできません。したがって、Google ドライブ・Gmail・Google フォト共通の保存容量を増やせるプランの契約が必要となります。また、「ファイルの共有相手を間違えてしまった」場合など、人的ミスにより情報が漏洩する危険性もあるでしょう。

さらに、Google ドライブはフォルダを階層的に管理できるものの、中身を確認するにはフォルダやファイルを開いてみる必要があります。フォルダ名やファイル名だけでは、同じような名前のファイル等との判別ができないため、フォルダやファイルを検索しやすいように「年度や案件別に分ける」「ファイル名の付け方に統一ルールを設ける」などの工夫が必要となるでしょう。

「welog」は、ドキュメント作成などが行える情報共有ツールです。Google ドライブは高度な検索機能を備えているものの、フォルダの階層構造の見やすさに特化している訳ではないため、「検索したファイルが探しているものなのか」が視覚的にわかりにくいと感じるケースもあるでしょう。その点、welogは検索時にファイルの中身までプレビューできます。

ファイルを開いて内容を確認する必要がないため、探したい情報を簡単に見つけることが可能です。作成者や作成日などによる絞り込みなど、「高度な検索機能」を備えている点もGoogle ドライブに引けを取りません。必要な情報にすぐアクセスできることで次のアクションを起こしやすくなり、業務が効率化するでしょう。

また、外部ツールと連携して簡単に情報を共有できるほか、「同時編集機能」や「タスク管理機能」も備えています。直感的に操作しやすいUIでツールの使い方に慣れていない初心者でも簡単に操作できるため、情報共有の活性化につながるでしょう。

全ての機能が使える30日間の無料トライアルがあるほか、ノート数無制限のフリープランもあるため、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

詳しい料金プランについてはこちら

ここからは、実際にwelogを使用することで情報共有の活性化につながった事例を紹介します。

カスタマーエンゲージメント事業・広告事業・WEBソリューション事業など五つの事業を連動してサービス提供する「株式会社ゴンドラ」では、以前、Google ドライブを中心としたGoogle系のツールを使って情報を管理していました。しかし、「ファイルがどこにあるのかわからなくなる」「検索しても余計なファイルまでピックアップしてきてしまう」など、情報の検索に手間がかかるという課題を抱えていたそうです。

そういった課題を解決すべく、情報の整理や検索がしやすいプラットフォームとして、welogの導入を決定。シンプルな使い勝手と低コストで導入できる点を含め、抱えている課題をほとんど解決できそうだった点を評価いただきました。welogは、外部共有連携や装飾、タスク管理などの機能も操作しやすく、ドキュメントの共有もスムーズ。他社ツールだと、案件ごとのグループ作成が管理者でないとできないこともネックだったとのことですが、welogはメンバーが顧客・プロジェクトごとのグループ作成やアクセス権限を自由に設定できる点も、自社に合っていると感じたそうです。

welogを導入したことで、後から振り返りたい内容はwelogに記録する文化が定着し、情報の検索コストが低下。簡単に情報を探せる「全文検索機能」や共有時の手間が少ない「外部共有機能」なども、便利だと感じているようです。

関連記事：事例紹介『株式会社ゴンドラ｜welogに記録する文化の定着で、圧倒的に下がった情報の検索コスト』

Google ドライブは、パソコン（PC）やスマホなど、どのデバイスからでも100種類以上のファイルを作成・共有・共同編集できる、業務効率化に役立つツールです。初心者の場合、ここで紹介したGoogle ドライブの特徴や便利な機能、基本的な使い方の手順を押さえておくとよいでしょう。

しかし、Google ドライブは、「探しているファイルが見つけにくい」「ファイルの整理に工夫が必要」などの課題を感じるケースもあります。そういったケースでは、情報を素早く活用できる「welog」の導入がおすすめです。高度な検索機能を備えているほか、検索時にプレビューが確認できるため、検索の手間が1工程少なくて済みます。ノート数無制限のフリープランや安心価格で利用できるベーシックプランも用意されているため、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。