やるべきことを整理して、一つひとつの業務を漏れなく実行するために役立つToDoリスト。複数のプロジェクトが同時進行しているなど、マルチタスクを抱えている方にもおすすめの管理方法です。ToDoリストを作成すれば見通しも立てやすく、落ち着いて業務に臨むことができるでしょう。

今回は、「ToDoリストとはどのようなものか」について詳しく解説します。Todoリストを作るコツやテンプレートもご紹介していますので、作成にお役立てください。

業務やプロジェクト管理に、ToDoリストを活用したいと考えている方もいるのではないでしょうか。まずは、ToDoの意味やどのようなものかについてご紹介します。

「ToDo」（トゥードゥー）とは、「やること」を指します。一般的に、「いつかやるべき作業」のような意味合いで使われ、タスクのように明確な期限がないものとされています。

しかし、実際にToDoとタスクの違いを意識して使っている方は少なく、ToDoに締め切りを設定している場合もあるでしょう。ビジネスシーンにおいては、タスクとToDoはほとんど同じ意味合いで使われています。

業務に関わる一つひとつの作業など、やるべきことを一覧にしたものが「ToDoリスト」です。業務を細分化し、一箇所に集めてリスト形式にすることで、管理しやすくなり、頭の中だけで考えるよりもやるべきことが明確になるでしょう。

紙のリストのほか、PCやスマホのアプリでToDoリストを作る方法もあります。

次に、ToDoリストを作成するメリットについて解説します。

ToDoリストは、「やるべきことをうっかり忘れてしまう」といった、業務や作業の抜け漏れに対する対策になります。複数のやるべきことを同時に抱えていると、「一つのことに集中しにくい」または「一方に集中している間にもう一方を忘れてしまった」ということもあるでしょう。

やるべきことを一覧化することで、頭でToDoすべてを記憶しておく必要がなくなるため、目の前の作業に集中しやすくなります。

頭の中で「やらなければ」と考えていることをリストに書き出すことで、やることが可視化されます。「これが済んでから、次に着手しよう」といった優先順位の整理もしやすくなるでしょう。

完了済みのものは斜線で消したり、チェックを入れたりすることで、現在の状況もひと目で把握できます。見通しを立てやすくなり、効率的に業務を進めることにもつながるでしょう。

ここからは、ToDoリストを作るときの流れやコツをご紹介します。

まずは、やらなけれないけないことを一つひとつ洗い出していきましょう。このとき、やることを細分化して書き出すことがコツです。

＜ToDoの書き出し方の一例＞

　■〇〇社の見積もりを作成

　■作成した見積もりについて上長への確認依頼

　■（あれば）見積もり内容の修正

　■〇〇社へ見積もり書をメールで送付

どこまでやればその作業は完了なのか、具体的に書きましょう。クライアントとの打ち合わせ中など、じっくり考える時間がないときは大まかなToDoをメモしておき、後で細かいToDoリストに落とし込んでいきましょう。

やることが多い場合、全部を一覧にしてしまうと、かえって認識しにくいと感じることもあります。複数のプロジェクトに関わっている場合などは、ToDoを分類してみましょう。

＜ToDoを分類するカテゴリ例＞

・クライアント別

・部署別

・案件別

・チーム別

分類後、カテゴリごとにToDoリストを作成する方法もありますが、一つのToDoリストでカテゴリごとに色分けなどで分類するのもおすすめの方法です。全体を把握しやすいかどうかや、追加・削除といったメンテナンスのしやすさも考えながら、自分に合った方法を探してみてはいかがでしょうか。

ToDoを適切に実行していくため、優先順位をつけます。ToDoの優先度は、重要度と緊急度によって決めるのが一般的です。重要度は、「ほかのToDoに影響しているか」「どれくらいの人に影響するか」なども目安となるでしょう。

例えば、「クライアントが関係している」「締め切りが迫っている」といったToDoは重要度や緊急度が高いと言えます。

一般的にToDoは期限が明確ではないものですが、おおまかな期日を設けることで確実に実行することにつながります。ほかのToDoとのバランスも考えながら、いつまでにやっておきたいのか、目安となる期日を設けてみてはいかがでしょうか。

ToDoリストを使うときのコツをご紹介します。

状況によって、ToDoの緊急度や重要度は変わることがあります。臨機応変に対応するためにも、ToDoリストは随時見直し、必要があれば整理し直しましょう。毎朝仕事を始める前や業務の区切りなど、確認するタイミングを生活や業務のルーティンに組み込むのも一案です。

こまめに確認したい場合は、どこからでも確認できるツールやアプリを使ってToDoリストを作成すると便利でしょう。

アプリやツールを使うと、変更があった場合のToDoリストの修正や並べ替えもスムーズに行うことができます。度重なる修正で、リストが見にくくなることもないでしょう。

Excelを使ってToDoリストを作る方法もありますが、外出先などスマホで表示したときに、確認しづらいと感じる場合もあるでしょう。

サッとメモしたり、チェック済みにしたりできるような簡単な操作性を求める場合は、シンプルなアプリやツールがおすすめです。

「welog」は、スマホやPCに対応したドキュメント作成ツールです。使いやすいシンプルな操作性で、チェックボックス付きのリストや報告書などの文書も簡単に作成できます。クラウド上で自動上書き保存されるため、外出先などでサッと手軽に編集できるのも特長です。

作成したメモや文書は、登録したメンバーに簡単に共有できるほか、外部との共有も可能です。フォルダ別に共有メンバーを設定できるため、複数の案件に携わっている方も管理しやすいでしょう。

キーワードや作成者で検索でき、ファイルが大量にある場合も必要なリストをすぐに見つけ出すことが可能です。

こちらが、welogを使ったToDoリストの作成例です。

ToDoリスト作成例（クリックでwelog内の作成例を確認できます）

welogでToDoリストを作成すれば、次のような整理に役立つ機能が利用できます。

●チェックボックスをクリックすると、自動的に斜線が引かれる

●文字色やハイライトで、重要なToDoを目立たせることや分類ができる

●作成したリストはGoogleカレンダーやSlackなどと連携でき、すぐに確認できる

このほか、表作成機能もあるため、ToDoリストを表形式で作成することも可能です。

こちらがwelogのノート機能を使って作成した、ToDoリストのテンプレートです。目的に合わせてアレンジして、作成にお役立てください。

※ToDoリストテンプレート（クリックするとwelogのテンプレートに移動します）

welogでは、30日間全ての機能を無料で試せるトライアル期間を設けています。期間終了後も、10アカウントまでなら無料で継続して利用できますので、試しに使ってみてはいかがでしょうか。

状況にあわせた優先順位の判断や、確実な実行に役立つToDoリスト。やることを細分化して書き出すことで、一つひとつの作業にかかる時間を見積もることができ、中長期的な案件も見通しを立てやすくなります。ToDoリストをデジタルで作成する場合は、手軽にスマホから編集や確認ができるかや、操作性をポイントにツールを選ぶとよいでしょう。今回ご紹介したコツも参考にしながらToDoリストを作成し、業務管理に役立ててみてはいかがでしょうか。