出張報告書は、出張先での業務内容や成果などを記載し、出張で得られた有益な情報を組織内で共有するための書類です。出張報告書を効率よく作成するために、出張報告書の書き方や、活用できるテンプレートを知りたい方もいるのではないでしょうか。

今回は、出張報告書が必要となる理由や出張報告書を作成する際のコツをご紹介します。出張報告書の基本的なフォーマットや書き方、無料で利用できるテンプレートについてもご紹介しますので、ご活用ください。

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出張報告書（英語：business trip report）は「研修会への出席」や「顧客との商談」など、さまざまな目的で出張した際に作成する書類のこと。出張報告書は、出張先での業務内容や出張で得た成果について、上司などに報告するために作成します。会社は、出張報告書を通して「出張の目的が達成されたか」「出張が意味のあるものだったか」を確認できます。

また、出張報告書は、出張で得た有益な情報などを組織内で共有することも目的の一つです。組織内で情報を有効活用できれば、組織の生産性向上に繋がるでしょう。

ここからは、出張報告書の基本的な書き方についてご紹介します。出張報告書の運用に役立つクラウドツール「welog」で作成したテンプレートと共に、出張報告書の基本項目と書き方の例文を確認していきましょう。

企業によっては、出張の際にかかった宿泊費や交通費などの経費について、報告書内で記載するケースもあります。ここでご紹介するのは基本のフォーマットとなるため、実際は会社のフォーマットに従って記載してください。

（welogで作成したサンプルはこちら）

まずは、以下のような基本情報を記載します。

＜基本情報＞　　＜例文＞

・提出日　　　　令和XX年◯月◯日

・部署・氏名　　営業部　◯◯

・出張の期間　　令和XX年◯月◯日～令和XX年◯月◯日

・出張先　　　　〇〇会社　〇〇支店　

・出張の目的　　新商品〇〇の販売促進

・同行者　　　　〇〇課長

はじめに大まかな情報を記載することで、報告書を確認する上司が出張の概要を把握しやすくなります。出張先や出張の目的が複数ある場合は、全てを記載するようにしましょう。

次に、出張期間中の活動内容を簡潔に記載します。上司が部下の行動を把握しやすいよう、活動内容は時系列で記載しましょう。また、「どこで誰と会ってどのようなことをしたのか」が伝わるように記載するのもポイントです。情報量が多く文章だけでは内容が伝わりにくい場合は、報告書に資料を添付し確認してもらいます。

＜例文＞

◯月◯日　◯時◯分　△△駅着　ホテルに宿泊

◯月◯日　◯時◯分　△△会社　△△支店　訪問

◯月◯日　◯時◯分　△△会社　△△支店　訪問

◯月◯日　◯時◯分　△△会社　△△支店　訪問

各店での活動内容は以下の通り。

・新製品〇〇の説明

・店頭ディスプレイの依頼

・店頭POPの提案

・販促イベントの提案

◯月◯日　◯時◯分　△△駅発

ここでは、出張の目的に対してどのような成果が得られたのかを記載しましょう。数値など定量情報を記載できる場合は、正確に情報を記載します。成果が出なかった場合は、「目的を達成できなかった理由」や「出張先の相手から提示された要求」などについても記載しておくとよいでしょう。

＜例文＞

新製品に追加された新機能について説明したところ、各店で評価していただいた。また、新商品を店頭の目立つ場所に陳列してもらう確約を取り付けた。

所感では、出張を通して感じたことや今後の課題について記載しましょう。部下は、振り返りを行うことで、課題に対して改善策を考えるなど今後の業務に活かすことができます。上司は出張の様子や出張の課題などについて把握することで、生じた課題などに対して部下にアドバイスすることが可能です。

また、出張で得られた「訪問先・相手の雰囲気」や「訪問先に喜ばれる手土産」といった情報についても記載しておけば、社内で有効活用できるでしょう。

＜例文＞

販促イベントの詳細について、近日中に打ち合わせをしたいと申し出があった。打ち合わせまでに内部会議を開き、詳細について検討する必要がある。

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出張報告書を記載する際は、作成者と上司双方にとってわかりやすく簡潔に記載する必要があります。ここからは、報告書を作成する際に気をつけるべきポイントについて解説します。

出張には目的があります。出張目的を明確にしておくと出張時にその目的に沿った行動が行えるため、出張自体が有効なものとなるだけでなく、よい出張報告書を作成することにも繋がるでしょう。

出張報告書は、誰が読んでもわかりやすいものである必要があります。主観的な表現は避け、客観的な事実と考察を分けて記載しましょう。数字などの定量情報を使い、正確に情報を伝えることがポイントです。

記載する情報は、シンプルにまとめるとよいでしょう。デザインを工夫したり箇条書きにしたりするなど、読みやすさを意識するのがポイントです。また、報告書を提出する前に、誤字や脱字がないかどうかもチェックしましょう。

出張後にまとめて報告書を作成しようとすると、記憶が曖昧で内容を正確に記載するのが難しくなります。出張中にこまめにメモをとっておけば、報告書をスムーズに記載できるでしょう。業務内容だけでなく、気づいたことはどんな些細な事でもメモを取っておくのがおすすめです。日付や業務ごとに分けて記載すれば、後で見返す際にもわかりやすくなります。

出張報告書は、出張から戻ったらすぐに作成して提出しましょう。なぜなら、出張で得られた情報を迅速に共有できれば、次のアクションを起こすなど業務に活かすことができるためです。

出張報告書を早く提出するために、目的など基本的な概要については事前に下書きしておいてもよいでしょう。

出張報告書を正確に記載するには、テンプレートを活用するのもポイントです。決まったフォーマットがあれば、誰でも同じ品質で業務報告書を作成できます。記載する内容に迷うこともなくなるため、効率よく報告書を作成できるでしょう。

ここからは、出張報告書を効率よく作成するために役立つテンプレートについて見ていきます。エクセルやワードを使ったテンプレートのほか、クラウドツール「welog」を使ったテンプレートについてもご紹介しますので、参考にしてください。

活動内容に対しての成果をわかりやすく記載できる出張報告書テンプレートです。項目が細かく分かれていないため、記載したい内容に応じて適宜フォーマットをアレンジして使うとよいでしょう。

記載項目は、以下の通りです。

・氏名

・部署

・出発

・帰社

・目的

・活動内容　成果

ダウンロードページへのリンクはこちら

こちらのテンプレートでは、基本項目のほか、添付資料の項目があります。出張報告に関わる資料がある場合はこちらに記載し、別途資料を添付しましょう。

記載項目は、以下の通りです。

・提出日

・提出相手

・部署・氏名

・目的

・出張先

・日程

・成果

・所感

・添付資料

ダウンロードページへのリンクはこちら

クラウドツール「welog」は、情報共有に特化しているドキュメント作成ツールです。welogを使えば、次のような出張報告書のテンプレートを作成することができます。

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

シンプルでわかりやすい操作画面で、出張報告書を誰でも簡単に作成・共有・活用することが可能。グループや作成者別で絞り込みできる高度な検索機能を備えており、過去の出張報告書を簡単に探し出すこともできます。テンプレートや同時編集の機能のほか、メールや外部チャットと連携し、ボタン一つで共有できる機能があるのも特徴。出張報告書だけでなくさまざまな社内文書の管理に適しており、ナレッジデータベースとしてもオススメです。

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出張報告書を組織で効果的に活用するためには、上司など管理側にとってわかりやすい報告書を作成する必要があります。出張報告書を作成する際は、「出張目的を明確にする」「情報をシンプルにまとめる」といった点に気をつけるとよいでしょう。

ここでご紹介した基本となるフォーマットや書き方・例文、エクセル・ワード・クラウドツールで作成したテンプレートを参考にして、効率よく出張報告書を作成してみてください。