営業活動の進捗状況を上司に報告するための「営業報告書」は、効果的に活用すれば組織の生産性向上に繋がります。忙しい業務の中で、営業報告書を効率よく作成したいと考える方もいるでしょう。

そこで今回は、営業報告書の概要や書き方・例文を含めた基本フォーマット、クラウドツールを使って作成したテンプレートをご紹介します。運用時に知っておきたいポイントについてもご紹介しますので、参考にしてください。

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営業報告書（英語：Sales report）とは、営業活動の進捗状況を上司などに報告するための書類のこと。営業日報・営業週報・営業月報・案件報告といった報告書の総称です。

ここで言う営業報告書とは、決算期ごとの会社の事業活動概況を記載する「事業報告書（旧名称：営業報告書）」を指すわけではありません。また、企業の収支状況から負債や資産などの状況を把握できる「決算書」とも違います。

営業報告書の活用目的は、書き手の部下と読み手の上司、双方の立場により変わってきます。まずは、営業報告書はどういった目的で作成するのかを見ていきましょう。

目的の1つは、業務の進捗状況を上司やチーム、部署内で共有することです。上司は、営業報告書を確認することで、業務の進捗具合や部下が業務で困っていることなどを把握できます。

上司は部下の置かれている状況を把握できるため、課題に対して迅速なアドバイスやフォローができるでしょう。また、部下やチームが営業目標に対してどの程度達成できているのかを管理することも可能です。

自身の営業活動に対して振り返りを行い、次の業務に活かすことも目的です。良かった点や生じた課題点などについて把握することで、目標を達成するために何をすべきなのかを整理できます。自分自身で考えることで、自身の成長やスキルアップも期待できるでしょう。

ここでは、業務報告書の基本的なフォーマットをご紹介します。営業報告書の運用に役立つクラウドツール「welog」で作成したテンプレートと共に、営業報告書の基本項目と書き方のサンプル・例文を確認していきましょう。

（テンプレートへのリンクはこちら）

まず記載するのは、以下のような基本事項です。

＜基本情報＞　　　　　

・報告者　　　　　　　

・件名　　　　　　　　

・訪問日時　　　　　　

・訪問先　　　　　　　

・先方担当者　　　　　

・自社担当者　　　　　

＜例文＞

・営業部　◯◯

・新商品◯◯の販売促進

・令和◯年◯月◯日（◯）

・◯◯株式会社

・◯◯部　◯◯様

・営業部　◯◯課長・◯◯

ここでは、大まかな概要である基本事項を記載します。また、複数名で訪問した際は、全ての担当者を記載しておきましょう。

次に、営業の目的を記載します。目的を記載することで、目的に対してどのように行動し、どのような成果があったのかを明確にすることができるでしょう。

＜例文＞

詳しい資料を用いて、新商品△△について説明すること。また、販売を促進するための施策について提案する。

新商品△△に追加された機能について説明したところ、商品の性能について評価していただいた。新商品△△の販売促進のため店頭のディスプレイ方法や販促イベントの提案をしたところ、販促イベントの詳細について、近日中に打ち合わせをしたいと申し出があった。

ここでは、営業で生まれた課題や反省点を書き出します。課題や反省点を洗い出しておき、次のアクションに活かしましょう。

＜例文＞

新商品△△の性能面は満足しているが、操作性については改善して欲しいとの要望があった。

課題や反省点を振り返り、解決策を記載します。解決策を考えることで、自身の成長にも繋がるでしょう。

＜例文＞

次回の訪問までに内部会議を開き、操作性や販促イベントの詳細について検討する必要がある。また、次回の訪問時には、ほかの新商品についても提案したい。

企業によっては、営業報告書をエクセルやワード、パワーポイントを使用して作成するケースもあるかもしれません。ただし、これらを使って営業報告書を作成する場合、「営業報告書の置き場所が分散し、すぐに探し出せない」「共有や管理がしにくい」といったデメリットもあるでしょう。その点、クラウドツールを活用すれば、このようなデメリットを解決できるため、効果的に日報を運用できます。

クラウドツール「welog」は、チームの情報共有に特化した、ドキュメント作成ツールです。シンプルでわかりやすい操作画面なので、営業報告書の作成・共有・活用が誰でも直感的に行なえます。作成者やグループ別で絞り込みできる高度な検索機能を備えているため、営業報告書を迅速に探し出し、業務の振り返りに活かすことも可能です。メールや外部チャットと連携し、ボタン一つで営業報告書を共有できるほか、テンプレートの機能も備えています。

「welog」を使って作成したテンプレートはこちら

営業報告書だけでなく、組織にある情報を一元管理できるため、ナレッジデータベースとしてもおすすめです。30日間全ての機能を試せる無料のトライアルを設けており、10アカウントまでであれば、期間終了後に無料で継続利用できるフリープランを選択することもできます。

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ここからは、営業報告書を効果的に運用する際のポイントについて見ていきましょう。

営業報告書は、5W3Hを意識しながら、事実をシンプルにまとめて記載するのがポイントです。5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）を意味する言葉のこと。5W3Hに沿って箇条書きで記載すれば、書き手の部下だけでなく、読み手の上司にとってもわかりやすい営業報告書となるでしょう。

数字などの定量情報を用いて、正確な情報を記載することもポイントとなります。「まずまず」「概ね」などの曖昧な表現は極力使わず、客観的に内容を記載するとよいでしょう。

また、文字量やデザインを意識したり箇条書きにしたりするなど、読みやすくする工夫も大切です。

営業報告書を作成して終わりではなく、作成後に振り返りの時間を設けることも大切です。「よかった点」や「改善すべき点」などを確認することで、目標達成や個人の成長に繋げることができるでしょう。

営業報告書を上司に確認してもらったら、定期的にフィードバックの時間を設けましょう。上司からフィードバックをもらうことで、自分では思い浮かばなかった課題に対する解決策が生まれ、業務改善に繋がります。

また、上司が営業報告書をきちんと読んでくれていると感じることで、営業報告書をわかりやすく記載するという意識も生まれ、営業報告書の質も向上するでしょう。

営業報告書を活用すれば、自身の成長やスキルアップが期待できるほか、業務の効率化にも繋がります。ここでご紹介した基本フォーマットとなる書き方や例文、テンプレートを活用すれば、効率的に営業報告書を作成することができるでしょう。

営業報告書の運用では、「定量情報を使いながら要点を意識して作成する」「作成後に振り返りを行い、上司からフィードバックをもらう」ことが大切です。営業報告の書き方を参考に、営業報告書を組織で効果的に活用しましょう。

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