業務日報は、「上司への進捗報告」や「自分自身の振り返り」をするために、多くの企業で活用されています。日報を効率よく作成するために、エクセルのテンプレートを活用したいと考える方もいるのではないでしょうか。

今回は、業務日報の基本的なフォーマットの作り方や用途別の業務日報テンプレート3選、エクセルで日報を作成するメリット・デメリットなどをご紹介します。日報の活用・管理に役立つクラウドツールについてもご紹介しますので、参考にしてみてください。

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業務日報は、一日の業務内容を上司に簡潔に報告することが大切です。基本的な日報のフォーマットを作っておけば、日報が作成しやすいだけでなく、上司にとっても読みやすい日報となるでしょう。業務日報に記載すべき内容は業種・業務内容・使用目的によって異なりますが、基本的には以下のような項目を記載するとよいでしょう。

・今日の計画と目標

・業務内容

・目標に対する達成度

・良かった点

・課題・反省点

・課題を解決するための改善策

・明日の計画と目標

業務日報は、基本的なフォーマットを参考にしながら、自社に合わせてカスタマイズするのがおすすめです。例えば、営業日報の場合は営業履歴が時系列で把握できたり、売上など目標の達成状況が把握できたりするフォーマットを作るとよいでしょう。

「Microsoft Office」を導入している企業も多いため、業務日報をエクセルで作成・運用したいと考えるケースもあるのではないでしょうか。ここでは、エクセルを使った業務日報のテンプレートを3つご紹介します。

PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Action）の考え方に基づき、基本的な項目が盛り込まれている日報テンプレートです。日報作成に不慣れな「新入社員」でも、項目に沿って記載していけば簡単に日報が作成できるでしょう。基本のフォーマットとなるため、新入社員に日報の作り方を教える際にも役立ちます。

記載項目は、以下の通りです。

●日付

●所属

●氏名

●報告内容等（表形式・PDCAサイクル方式）

　・今日の目標（Plan）

　・業務概要・実績（Do）

　・反省・課題（Check）

　・明日の目標・改善点（Action）

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基本フォーマットをよりシンプルにした日報テンプレートです。必要最低限の項目のみを記載したフォーマットのため、作成時間を短縮したい場合におすすめです。ある程度日報作成に慣れている方であれば、自分でアレンジできるので使いやすいでしょう。

記載項目は、以下の通りです。

●日付

●所属

●氏名

●業務内容

●備考

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訪問先ごとに時間や面談者、内容を記載できる営業職用の日報テンプレートです。成果のほか、反省点なども記載できます。営業活動の稼働状況や結果を上司に報告し、目標達成の効果検証をするのに役立つでしょう。

記載項目は以下の通りです。

●日付

●所属

●氏名

●報告内容等

　・時間・訪問先・要件・面談者・内容・次回訪問

　・成果・面談者数・見込客

　・今日の反省点

　・備考

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エクセルを使って業務日報を作成すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

「Microsoft Office」が既に導入されておりエクセルを使用できる企業であれば、導入コストがかからないことがメリットの1つです。導入済みのツールを活用して日報を作成できるため、追加で費用が発生することはありません。

また、無料で使えるテンプレートも豊富にあるため、活用することもできるでしょう。

エクセルは、フォーマットを自由にカスタマイズしやすいこともメリットです。文字のサイズや色、レイアウトの幅や高さなどを自由に変更することができます。数式や関数を利用すれば、表やグラフなどを使って、データを集計・分析することも可能です。

エクセルは、表計算やデータの集計に適しているという特徴があります。日報などのドキュメント作成・運用・管理に特化している訳ではないため、エクセルでの日報作成にはデメリットもあります。ここからは、業務日報をエクセルで作成した場合、どのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。

エクセルで日報を作成する場合、日報の検索・共有・管理がしにくいことがデメリットです。エクセルの場合、複数のフォルダを横断して検索することができないため、必要な情報を迅速に探し出すことが難しいでしょう。日報を共有する際は、送信側はメールにデータファイルを添付して送信する、受信側は受け取ったデータをダウンロードするといった手間もかかります。日報の内容を確認するためには、ファイルをその都度開いて確認する必要があるでしょう。ファイルの置き場所もプロジェクトごとに分散してしまうため、どこに知りたい情報があるのか分かりづらく、日報の管理もしにくいです。

また、個々のデータを集計したり比較したりするために「マクロ」を使って作業を自動化したい場合は、専門的な知識も必要となるでしょう。過去の日報を振り返ったり社員同士で共有したりするのが難しく、日報の効果的な活用に繋がりにくいでしょう。

エクセルの場合、外出先で日報の作成や確認がしにくいこともデメリットです。スマートフォンでの視聴や作業について最適化されていないため、会社の外でもパソコンやタブレットなどを用意する必要があるでしょう。

提出された日報に対して瞬時にコメントしたり反応したりすることが難しいため、社員間のコミュニケーションが生まれにくいという点も、デメリットとして挙げられます。日報に記載された情報の中には、新たに得られた顧客の情報や課題に対する解決策など、社内で共有するべき有益な情報も含まれています。しかし、エクセルで日報を作成した場合は部下から上司へ一方的に業務内容を報告するのみとなるケースが多く、他の社員との情報共有に活用しづらいという特徴があります。

エクセルでの日報作成のデメリットを解決し、効果的に日報を運用するには、日報などのドキュメント作成や共有に特化した、クラウドツールの活用がおすすめです。日報が作成しやすい設計となっているため、作成にかかる時間を短縮できます。全文検索など高度な検索機能を備えているものもあり、重要な情報を迅速に探し出すことも可能です。さらに、スマートフォンなどさまざまなデバイスに対応しているため、外出時やテレワーク時にも対応できます。

クラウドツールの中には、社員が気軽にコメントやリアクションをつけられることでコミュニケーションの活性化が期待できるツールや、社員のスケジュールやタスクの管理ができるツールもあります。クラウドツールを活用すれば、情報共有が活性化するため、組織の生産性向上も期待できるでしょう。

情報共有ツール「welog」は、シンプルでわかりやすい操作画面で、誰でも簡単に日報を作成・共有・活用することが可能です。グループや作成者別で絞り込みできる高度な検索機能を使って、簡単に過去の日報を探し出すこともできます。クラウド上の情報を、メールや外部チャットと連携してボタン一つで共有できる機能のほか、テンプレートや同時編集の機能も備えています。

日報だけでなく組織にあるさまざまな情報を集約することができるため、ナレッジデータベースとしてもおすすめです。30日間全ての機能を試せる無料のトライアルを設けているため、気軽に試すこともできます。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

関連記事：【無料あり】タイプ別のおすすめ日報アプリ・ツール9選。特徴や選定ポイントを紹介

welogを活用した業務日報の基本テンプレートをご紹介します。実際に活用する際は、業務内容や目的に合わせてフォーマットを適宜調整してください。

（テンプレートのリンクはこちら）

ここからは、業務日報を仕事に活かすためにはどのようなことに気をつけるとよいのか、ポイントを解説します。

日報の基本項目の一つに、その日の業務を可視化する「今日の目標」や「今日の計画」があります。この項目を使って出勤したらすぐに当日の予定と目標を記載し、タスクを可視化することがポイントです。

日報を使って一日の仕事量を認識することで、時間の使い方を把握でき、効率的に業務を行うことができるでしょう。仕事の優先順位もつけやすくなるほか、トラブルやイレギュラー時にも対応しやすくなります。

退勤時にまとめて内容を記載するのではなく作業ごとに都度記載していくことで、情報に漏れがない日報が作成できます。一日の業務を後から振り返る場合、作業の内容を思い出せなかったり、何を書くべきなのか迷ったりすることもあるでしょう。日報を都度記載していけば、業務の振り返りにかかる時間が短縮でき、業務効率も上がります。

業務日報を作成する目的は、業務を振り返り、目標達成や個人の成長に繋げることです。日報を今後の業務に活かすために、上司からのフィードバックの機会を設けましょう。業務内容を記録して上司へ報告するだけでは、日報が形骸化する可能性もあります。上司からフィードバックをもらうことで、課題に対する自分では思い浮かばなかった解決策が生まれるなど、業務の改善にも繋がるでしょう。

また、上司からの反応が返ってくることで、日報の質が向上したり、業務のモチベーションが上がったりするといった効果も期待できます。

業務日報は、エクセルの日報テンプレートや基本フォーマットの作り方を参考にしながら、自社の業務内容や目的に合わせてカスタマイズして作成するとよいでしょう。エクセルを使って日報を作成した場合、「IT環境次第で導入コストがかからない」「フォーマットを自由にアレンジしやすい」といったメリットがあります。一方、「日報の検索や共有がしにくく、運用しづらい」「外出先で日報を作成・確認するのに手間がかかる」「社員間のコミュニケーションが生まれにくい」といったデメリットもあるでしょう。

エクセルを使った日報作成のデメリットを解決するには、クラウドツール「welog」が役立ちます。日報を効果的に運用できるため、この機会に「welog」を活用してみてください。

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