上司への報告や自身の振り返りのために活用する日報を、テンプレートを使って効率的に作成したいと考えるビジネスパーソンは多いでしょう。日報にはさまざまな種類があり、どのように活用したいかや何を中心に書くかによって、利用に向いたテンプレートが異なります。今回は、無料で使える日報のテンプレートをその特徴ごとにご紹介します。

さらに、日報の作成と報告・共有を効率化できるクラウドツールについてもご紹介します。日々の日報業務を個人やチームの業務改善により活かせるよう、ご活用ください。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

日報のテンプレートは多くがエクセルで作成されたものです。まずは、無料で利用できるエクセルの日報テンプレートを3種類ご紹介します。

こちらのテンプレートは、PDCAサイクル（Plan・Do・Check・Action）の考え方を基本として、シンプルに構成されています。自由記入方式で記載できるため、さまざまな職種の日報に対応できるのも特徴です。

記載項目は、以下の通りです。

●日付

●所属・氏名

●報告内容等（表形式・PDCAサイクル方式）

　・今日の目標（Plan）

　・業務概要・実績（Do）

　・反省・課題（Check）

　・明日の目標・改善点（Action）

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こちらの日報テンプレートは、業務概要欄に「その日のTODO」を記載し、その下の業務内容で時間や業務内容を記入していく様式です。それぞれの欄の右端には情報連携担当者の欄があります。他部所と連携した際は、該当者名を記入しておくと、誰が該当の情報を知っているかをチーム内に情報共有しやすいのも特徴です。コメント欄が設けられているため、上司からのフィードバック欄としても活用できるでしょう。

記載項目は以下の通りです。

●日付

●部署

●氏名

●本日の業務概要

●本日の業務内容

　・時間

　・業務

　・情報連携担当

●課題・反省・やるべきことなど

●明日の作業予定

●コメント

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こちらのテンプレートは、営業・販売部向けの業務日報です。その日の目標に対する、営業詳細の記載と反省点を盛り込んだ様式になっています。進捗状況の詳細な報告が行え、マネジメントや育成にも活かせるでしょう。その日の結果に合わせて次の目標を記載できるようになっているため、上司と部下が目線を揃える機会として活用してみてはいかがでしょうか。

記載項目は以下の通りです。

日付

●名前

●部署

●今日の目標

●お客様名・訪問時間・訪問結果

●良かった事

●改善点

●明日の目標

●明日の予定

●お客様名・訪問時間・予定

●備考

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なるべく効率的に行いたい日報業務ですが、実はエクセルを使ったテンプレートの利用には業務効率を低下させるデメリットもあります。どのようなデメリットがあるのでしょうか。

1つ目のデメリットは、エクセルを使用した日報は情報が分散しやすく、活用につなげにくいことです。

エクセルを個々のPC上に保存している状況を考えてみましょう。この場合、同一チームや部署内でも、作成された日報はバラバラに保管された状態となります。また、共有フォルダを作成している場合でも、それぞれの日報はファイル一つひとつ開けて確認する必要があります。すると、必要なタイミングで必要な日報を探し出すのに非常に手間がかかるでしょう。その結果、過去の日報で得られた反省や成果を、個人やチームの業務に反映しづらくなってしまいます。

日報の共有にかかる工数が多く、日々の業務負担が増えてしまうこともデメリットです。

部下がエクセルで作成した日報を上司に報告するには、メールやチャットの添付ファイルを利用するのが一般的でしょう。上司は添付された日報をダウンロードして確認し、コメントを記入。編集されたファイルを再び部下に送信する、などというやり取りを行っている企業も少なくないのではないでしょうか。

このような方法で日報の共有を行っていると、共有に手間がかかるだけでなく、ファイルが多く作成されてしまい、増えたファイルを管理するにも時間がかかります。また、日々の負担増加から、日報業務が続かない原因にもなるでしょう。

関連記事：「日報は意味がない」と感じる原因と対策。個人やチームの成長につなげる日報活用方法

3つ目のデメリットとして、エクセルを使った日報では、チームのコミュニケーションが活性化しづらい点が挙げられます。

エクセルで作成した日報のやり取りは、基本的に上司対部下間で行われます。チーム内に展開する場合は、全員にメンションをつけて送付する必要があります。チームのメンバーも、全員の日報をわざわざダウンロードして確認するのは手間に感じるのではないでしょうか。

その結果、エクセルの日報はチーム全体で共有しづらく、過去の反省を活かすなどのナレッジ共有に繋がりづらいと言えるでしょう。

日報の共有と業務への活用を活性化させるには、テンプレートを使って日報の作成を効率化させるだけでなく、保存と共有といった管理体制を見直すことが肝心です。

日報をはじめとしたドキュメント作成に特化した「welog」は、情報をクラウド上で一元管理できる、チームのための情報共有ツールです。日報作成だけでなく、その後の共有や検索がスムーズに行えるため、日報業務を効率よく実施できるでしょう。

日報作成にwelogを活用することで、次のようなメリットが期待できます。

●作成・共有・閲覧がスムーズで、業務負担が少なく続けやすい

●上司・部下間やチーム間でのフィードバックやナレッジ共有につながる

welogには日報の「作成」「共有」「閲覧」をスムーズに行う機能が多く備わっているため、業務負担が減り日報業務を続けやすくなります。

例えばテンプレート機能があり、日報を効率的に作成できます。メールや外部チャットとの連携機能により、作成した日報をボタン1つで共有可能。作成した日報はクラウド上に保管されているので、インターネット環境があればどこからでも確認できます。モバイルにも対応しており、出先からスマホで確認可能です。

さらにクラウドに情報を保存するwelogなら、上司・部下間だけでなくチームでの情報共有も促進できます。作成した日報へのフィードバックや、チーム内で共有したいナレッジの伝達がスムーズに行えるため、日報の効果的な活用につながるでしょう。

以下は、welogで作成した業務日報のテンプレートです。

（テンプレートへのリンクはこちら）

関連記事：業務日報の書き方。記入例やテンプレを押さえて効果的な日報を作成しよう

welogは、非常にシンプルな操作性を備えているため、ITリテラシーにかかわらず誰でも利用しやすいのも特徴です。追加や編集が簡単に行えるため、自社の業務内容に合わせて日報の項目を追加することも可能です。

30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けており、10アカウントまでなら、期間終了後に無料で継続利用できるフリープランも選択可能。無料で利用できる日報のテンプレートとして、お試しください。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

日報の書き方や活用のポイントについても、確認していきましょう。

日報作成の目的は、多くの場合が「進捗状況の報告」や「振り返り」です。自分が任された業務が今どのような状況なのかを伝えたり、業務でどのような成果や反省が得られたかを伝えるためには、的を絞って具体的に書きましょう。

また、「訪問◯件」や「処理◯件」など、数字化できる部分はできるだけ定量的に記載しましょう。これにより、業務の状況を上司やチームに正しく伝えることができます。

日報作成では、「～を頑張った」や「～は苦手と感じた」などの自分の主観を伝える前に、事実ベースで書くこともポイントです。

まずは、目標に対してどの程度達成できたかを、数字なども交えながら記載していきます。実績としての状況を伝え、それについてどのように分析・考察したかや反省点など自分の考えを記載しましょう。このように意識することで、自身の状況を整理しながらPDCAを回すことができ、業務改善にも繋げられるでしょう。

日報というと、思うようにいかなかったことや反省点に着目しがちですが、達成できたポイントに着目し、モチベーションの向上に繋げることも大事なポイントです。あなたが日報を作成する側なら、目標設定をスモールステップに設定すると、日々の成長や達成感を得やすくなるでしょう。

また、日報を確認するマネジメント側の立場であれば、部下が気がついていない成長ポイントに目を向けてみましょう。

日報業務を日々の業務により活かすためのポイントには以下のような点が挙げられます。

作成した日報に対するフィードバックの機会を必ず設けましょう。せっかく時間をかけて作成した日報に対して全く反応が得られないと、やる気を失う原因にもつながります。フィードバックを行うことにより、自分だけでは気がつけなかった視点を身に着け、業務に活かせるようになるでしょう。

日報には、チーム全体で共有したい業務に関する重要なノウハウやコツなどのナレッジが含まれていることもあります。「このようにしたら、うまくいった」「A社の担当の〇〇さんは、このように考えている」など、業務で得られた有益な情報は、チームで共有して全体の底上げにつなげましょう。

フィードバックやチーム全体での共有を円滑にするには、情報共有の仕組みを整えることが肝心です。そのためには、クラウド上で情報を保管しておけるツールの活用が欠かせません。今回紹介したwelogをはじめとしてビジネスチャットなどの適切なツールを利用することで、日報の作成や共有が行いやすくなります。これにより、業務負担を抑えながら日報を業務に活用しやすくなるでしょう。

関連記事：【無料あり】タイプ別のおすすめ日報アプリ・ツール9選。特徴や選定ポイントを紹介

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効率よく日報を作成するにはテンプレートの活用が欠かせません。しかし、エクセルを使ったテンプレートを使って日報業務を行うと、「業務効率の低下」や「情報共有がしにくい」といったデメリットもあります。welogを日報業務に取り入れることで、無料のテンプレートを活用して効率よく日報を作成できるほか、共有や検索、振り返りなどがスムーズになります。welogで日報業務を行い、業務改善につなげてみてはいかがでしょうか。