日報は、日々の業務内容を上司やメンバーに報告するために多くの企業で活用されています。日報の作成や管理といった業務負担を削減するために、日報アプリの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

今回は、日報アプリの特徴やメリット、アプリ選定時のポイントやタイプ別のおすすめ日報アプリ・ツールを9選ご紹介します。フリープランや無料トライアルがあるアプリもありますので、参考にしてください。

日報アプリとは、日報をクラウド上で作成・管理できるアプリのことです。日報アプリにはさまざまな種類がありますが、以下の4種類のタイプが代表的なものとなるでしょう。

・情報共有特化型：日報などの情報共有・管理がしやすい

・日報作成特化型：日報作成をメインとしている

・コミュニケーション特化型：コミュニケーションが活性化される

・グループウェア型：さまざまな機能が集約されている

日報アプリはタイプによって機能や特徴が異なるため、日報の活用目的によって、どの日報アプリを選択すればよいのかは違ってくるでしょう。

ここからは、日報アプリを使うことでどのようなメリットが生まれるのかを見ていきましょう。

日報を手書きで作成する場合、作成に手間や時間がかかるほか、共有時にも印刷したものを配るといった作業が生まれます。また、Excelで作成する場合、ダウンロードしたものを印刷したりメールなどで送付したりしなければならないため、日報の共有がしにくいでしょう。

しかし、日報アプリは誰でも日報が書きやすく設計されているため、日報作成にかかる時間を短縮できます。クラウド上で日報を管理するため、簡単に日報を共有することも可能です。検索性に優れているものもあるため、過去の日報を遡って確認したいときにも便利でしょう。

クラウド上で日報を管理すれば、リアルタイムで日報を活用することができます。時間や場所を問わず、いつでもどこでも日報の確認が可能です。管理者は、業務の進捗状況をリアルタイムに確認できることで、現場で発生した問題にも迅速に対応することができるでしょう。

日報アプリの中には、社内のコミュニケーションを活性化できるものもあります。社員が気軽にコメントやリアクションをつけられるので、社内の雰囲気向上にも役立つでしょう。コミュニケーションが活性化することで社内の風通しがよくなり、仕事しやすい環境づくりに繋がります。

日報アプリにはさまざまな種類がありますが、どのようなポイントを意識して選択するとよいのでしょうか。

ポイントの1つ目は、日報アプリを社内で運用する用途や目的を明確にすることです。例えば、日報などの情報を効果的に共有・活用したい場合は、情報共有に特化したアプリを選ぶのがよいでしょう。

また、建設業であれば工事日報、製造業であれば工場日報に特化しているアプリが向いています。営業職であれば、営業支援機能などを備えた、営業日報を作成しやすいアプリを選ぶとよいでしょう。業種や職種ごとに、日報作成に適したアプリは違います。自社の抱える問題点を把握し、使用目的に見合った機能が備わったアプリであるかを、事前にしっかり確認することが大切です。

社員にとって使いやすい操作性を備えたアプリであるのかも、選定時のポイントです。多機能なアプリであってもその機能を社員が使いこなせなければ効果は得られません。社員のITリテラシーを考慮した上で、なるべくシンプルなアプリを選ぶと失敗せずに済むでしょう。

日報アプリには、スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応したものもあります。自席のパソコンを操作しなくても出先や現場で日報を作成できるほか、普段パソコンをあまり使用しない業種や部署の従業員でも、簡単に日報の作成や提出ができます。パソコンやスマホなど端末を問わずに使える操作性を備えているかどうかも、アプリ選定時に大切となるでしょう。

日報アプリの選定時には、フリープランや無料トライアルが設けられているかどうかも重要となります。導入前に実際に社員が使ってみることで、「アプリを使いこなせるのか」や「アプリ利用で課題は生じないか」を事前に検証することができるためです。無料トライアルに設定されている期間は、効果を検証するのに十分な期間であるかもポイントになります。自社にとって、どの程度のトライアル期間が必要であるのかも含めて、アプリを検討するとよいでしょう。

日報アプリは、長期的に利用することで蓄積された情報・データを分析し、業務の振り返りや課題の対策のために活用できます。そのため、日報アプリを組織で持続的に運用しやすい料金設定であるかも大切です。有料アプリを導入する場合は、導入の効果に見合った料金設定であるかを確認するとよいでしょう。

組織にとって重要な資産である情報を安全に管理するためには、アプリのセキュリティ面もポイントです。ウイルスや情報漏洩などの被害から守るために、「データの保存場所の安全性」や「履歴のチェックなどの監視体制の有無」を確認し、セキュリティ面で信頼できるアプリを選びましょう。

ここからは、タイプ別におすすめの日報アプリを9つご紹介します。フリープランや無料トライアルがあるアプリもありますので、参考にしてください。

情報共有特化型の日報アプリは、日報やマニュアルのほか、社内Wikiやノウハウなど「ストック型」の情報を管理するのに適しています。日報を含めた組織内の情報を、簡単に共有・管理することが可能です。高度な検索機能を備えているため、探している日報をすぐに見つけ出し活用することもできます。

【特徴】

・情報を一元管理することができる

・日報などの社内文書の作成・共有・活用が簡単に行える

・シンプルな操作画面で直感的に扱える

チームのための情報共有ツール「welog」は、組織にある情報を一元管理することができます。シンプルでわかりやすい操作画面で、誰でも簡単に日報を作成・共有・活用することが可能です。

グループや作成者別で絞り込みできる高度な検索機能を備えており、過去の日報を遡って確認したい場合にも便利です。クラウド上の情報を、メールや外部チャットと連携してボタン一つで共有できる機能のほか、テンプレートや同時編集の機能も備えています。

30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けており、10アカウントまでなら、期間終了後に無料で継続利用できるフリープランも選択できます。日報だけでなくさまざまな社内文書の管理に適しており、ナレッジデータベースとしてもおすすめです。

【概要】

・運営会社：株式会社トライバルメディアハウス

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10アカウントまで）

　　　　　　　　【ビジネス】300円（税抜）/月

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://welog.jp

【特徴】

・クラウド型と自社サーバー（オンプレミス）型の両方に対応し、小規模の企業から大企業まで広くカバーしている

・豊富なテンプレートを活用できる

「Confluence」は、組織内の知識を集約し、共同作業を行うためのチームのワークスペースです。マーケティングやエンジニアリングなど多くの業種で活用でき、全てのチームが簡単に作業構築から整理、コラボレーションまでを行えます。

日報を含めたさまざまな文書は、75を超えるテンプレートからカスタマイズして作成可能。直感的に理解しやすい設計で、日報の作成や共有も簡単に行えます。クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しているのも特徴です。

【概要】

・運営会社：アトラシアン株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10ユーザーまで）

　　　　　　　　【Standard】660円/月（20,000 ユーザーまで）　

　　　　　　　　※1ユーザーあたり平均（100名の場合）

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（7日間）

・URL：https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

日報作成特化型とは、日報の作成や共有に機能を絞った日報アプリのことです。誰でも簡単に日報を作成できるように、シンプルで使いやすい設計となっているものが多いでしょう。日報作成特化型のアプリの中には、飲食店や小売店などで役立つ顧客の購買情報などを分析できる機能や、営業データを集計してマネジメントしてくれる機能などを備えた、特定の業種や職種に特化したアプリもあります。

【特徴】

・写真を使って情報共有ができる、現場生まれのサービスである

・スマートフォンを使って簡単に日報を作成することができる

「houren.so」は、写真で情報共有が行える、報告・連絡・相談ツールです。現場の効率を第一に考えており、2ステップの簡単な作業で日報が作成できます。

作業中に写真を撮り、業務の最後にコメントと共にアップするだけなので、どこからでも日報を提出することが可能です。GPS情報を活用して、写真を自動で仕分けすることもできます。撮った写真は、営業資料やマニュアルなどにも活用できます。

【概要】

・運営会社：株式会社Brassica

・プラン／料金：【フリー】0円/月　※3グループ・300MBまで

　　　　　　　　【有償】2,500円（税別）/月〜　※5ユーザーまで/ユーザー1名追加ごとに+500円　　　　　　　　※50名を超えた利用の場合は、専用プランを設計

・フリープラン：有

・無料トライアル：無

・URL：houren.so

【特徴】

・ベンチャー企業のための無料の日報管理システムである

・プロジェクトごとの工数管理ができる

業務日報を使って簡単に勤怠や進捗管理が行える、無料のクラウド日報システムである「HRMOS日報」。社員・プロジェクト・取引先単位ごとの稼働量を可視化できるため、業務を効率化することができるでしょう。

管理者は、社員ごとに日報の記録状況を一覧で把握することが可能。勤務時間と作業時間の乖離を把握できるため、残業防止にも繋がります。スマートフォンなどマルチデバイスに対応しているため、テレワーク時にも便利です。

【概要】

・運営会社：IEYASU株式会社

・プラン／料金：無料　　　　　　　

・URL：https://nippo.ieyasu.co/

「NICE営業物語Smart3」は、営業担当者の要望を元に生まれた無料の営業支援アプリです。項目ごとに内容を選択するだけで、簡単に営業報告を作成することができます。写真や位置情報を登録でき、手書きメモや音声メモの機能も備えています。

GoogleカレンダーやiCloudカレンダーと連携することで、営業活動以外の予定についても月・週・日単位でスケジュール管理することが可能です。営業報告を、メールやLINEなどに送信することもできるため、グループ間での情報共有にも役立ちます。

【概要】

・運営会社：株式会社システムズナカシマ

・プラン／料金：無料　　　　　　　

・URL：https://www.systems.nakashima.co.jp/dutiessolution/niceeigyoumonogatari/smart3/

コミュニケーション特化型とは、社内のコミュニケーションが取りやすい日報アプリのことです。共有された日報に対して「いいね」などのアイコンで反応したり、コメントで返答できたりする機能を備えています。リアルタイムで手軽にやり取りができるため、社内のコミュニケーションを促進したり、お互いの業務を把握しやすくなったりするでしょう。

【特徴】

・案件や部署単位など社内外で利用できる

・ファイル管理やタスク管理、ビデオ通話などさまざまな機能を備える

・直感的に使えるチャット機能でコミュニケーションが円滑になる

「Chatwork」は、仕事上必要なコミュニケーションを効率化できるアプリです。シンプルな機能なので、システムが苦手な方でも安心して使えます。チャットやファイル共有、タスク管理やビデオ通話などの機能を備えており、業務を効率化することが可能です。

グループチャットはキーワード検索や絵文字など便利な機能を備えており、案件や部署単位など社内外で活用可能。チャットを使ってデータを簡単に共有できるため、日報提出の負担を削減することができます。日報提出時に上司からリアクションやコメントがしやすいため、コミュニケーションが円滑になるでしょう。

【概要】

・運営会社：Chatwork株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/月（累計7グループチャットまで）

　　　　　　　　【ビジネス】500円（税抜）/月（グループチャット数無制限/年払い）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（1カ月間）

・URL：https://go.chatwork.com

【特徴】

・無制限のワークスペースやチャンネルは、自由にカスタマイズできる

・多くの外部ツールと連携できる

・PCやタブレット、スマートフォンなどさまざまなデバイスに対応している

ビジネスチャットのトップシェアの1つである「slack」は、業務の効率化を加速させる企業のためのコミュニケーションアプリ。無制限のワークスペースやチャンネルは、自社の業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。ファイルの共有やビデオ通話なども可能で、どこにいても仕事の生産性を維持することが可能です。

多くの外部ツールと連携でき、さまざまなデバイスに対応しているのも特徴。専用のチャンネルで、素早く日報を投稿することもできます。Slackbotを使ってリマインダーを設定すれば、毎日同じ時間に日報を投稿するように促してくれるため便利です。

【概要】

・運営会社：Slack Japan 株式会社

・プラン／料金：【フリー】0円/円（メッセージ10,000件まで）

　　　　　　　　【プロ】850円/月（メッセージ無制限/年払い）　　 

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://slack.com/intl/ja-jp/

グループウェアとは、情報共有を行うためのさまざまなツールが組み込まれた、コンピューターネットワークを活用したソフトウェアのことです。グループウェア型のアプリは、日報などのドキュメントを作成できるだけでなく、ファイル共有やメール、ワークフローやスケジュール管理などさまざまな機能を備えています。そのため、日報に関わらず社内の業務を集約して行いたい場合は、グループウェア型が向いているでしょう。

【特徴】

・中小企業のための日本製グループウェアである

・簡単便利な機能を備えており、手頃な価格設定である

「サイボウズoffice」は、中小企業のチーム力を強化する、日本製のグループウェアです。日本人のワークスタイルの変化に対応しており、ファイル管理はもちろんワークフローやスケジュール管理などの便利な機能を備えています。手頃な価格設定ですので、初めてグループウェアを導入する際も気軽に始めることができるでしょう。

業務に必要なアプリを追加で利用できるプランもあります。日報アプリを追加すれば、誰でも簡単に日報に適したテンプレートを作成可能。日付や部署ごとなど目的に応じて見たい情報を検索したり、掲示板を使って日報に書かれている情報を全体へスピーディーに共有したりできるため、情報を社内で効果的に活用できるでしょう。

【概要】

・運営会社：サイボウズ株式会社

・プラン／料金：【スタンダード】5,880円（税抜）/年（契約は5ユーザーから）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://office.cybozu.co.jp/

【特徴】

・中小企業から官公庁まで、あらゆる業務を効率化できる

・オリジナルの業務アプリが簡単に作成できる

・クラウド版（クラウド型）とパッケージ版（自社運用型）を選択できる

「desknet’s NEO」は、官公庁から一般企業まで幅広く導入実績のある、日本企業向けに作られたアプリです。文書管理やスケジュール管理、ワークフローやToDo管理などのさまざまな機能は、直感的な操作性なので誰でもすぐに使いこなせます。主要機能は全てスマートフォンに対応し、最適化された専用インターフェースで利用可能です。

日報やレポートは、回覧・レポート機能を使い回覧者全員に迅速に共有ができ、回覧を確認したかどうかも把握することができます。テンプレートを利用し、決められたフォーマットで簡単に日報を作成・提出することも可能です。オプションで業務アプリ作成ツールを追加すれば、自社の業務を簡単にシステム化できることも特徴の1つです。

【概要】

・運営会社：株式会社ネオジャパン

・プラン／料金：【基本】400（税抜）/月（クラウド版）　※1GB/1ユーザーあたり

　　　　　　　　※5ユーザーから契約可能（1ユーザー単位）　　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（30日間　※クラウド版）

・URL：https://www.desknets.com/

日報アプリを活用すれば、日報の作成・共有・管理がしやすくなるだけでなく、リアルタイムに日報を活用することができます。現場で起きた業務上の問題に対して迅速に対応できるほか、アプリによってはコミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。

アプリを選定する際は、自社の運用目的や用途に見合った機能を備えているかやシンプルな操作性であるかがポイントです。さらに、フリープランや無料トライアルの有無も、併せて確認すると良いでしょう。今回ご紹介した、タイプ別のおすすめ日報アプリ・ツールも参考にできます。組織の業務効率化に役立つ日報アプリの導入を、検討してみてはいかがでしょうか。

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