電子化した文書の保管から廃棄までを一元管理できる、文書管理システム。「活用することでどのようなメリットがあるのか」「どういう基準でシステムを選べばよいのか」など知りたい方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、文書管理システムを導入するメリットや選定時の比較ポイント、おすすめのシステム5選などを紹介します。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

「文書管理システム」とは、文書作成ソフトや表計算ソフトなどで作成した文書データや、紙資料を電子化した文書の「保管」「活用」「廃棄」までを一元管理できるシステムのこと。文書管理システムと一言で言っても、その種類は多岐に渡ります。

●情報共有の効率化を目的としたもの（ナレッジ共有ツール）

●データのストレージや検索を主な目的としたもの

●マニュアルの共有を目的としたもの

●契約書の管理を目的としたもの　など

また、稟議書や申請書の閲覧・承認といった「ワークフローに対応したもの」や、タイムスタンプを備えた「電子帳簿に対応したもの」などもあります。

文書管理システムの主な機能には、以下のようなものがあります。

文書管理システムの主な機能

なお、文書管理システムの主な用途によって、搭載されている機能は異なります。

システムを使用しない従来の文書管理にはどのような問題があり、文書管理システムの導入によりどのような効果が期待できるのでしょうか。従来の文書管理における課題と、文書管理システムを導入するメリットについて、紹介します。

従来の文書管理には、以下のような課題があります。

●文書の検索性が低く、「探すこと」に時間をとられる

●情報漏えい・文書紛失のリスクがある

●旧バージョンと新バージョンの文書が混在する

●文書を印刷・保管・破棄するためのコストがかかる　など

従来の文書管理では、「エクセルやワードで作成・印刷した文書がさまざまな場所に保管されている」「どこに何の文書があるか、社内で共有されていない」といったことが起こりがちです。文書の検索性が低いため、「探すこと」に時間をとられ、作業効率が低下することも少なくありません。

文書の所在が不在となることも多いため、情報漏えいや文書紛失のリスクも懸念されます。また、文書の更新に伴い、旧バージョンと新バージョンの文書が混在し、誤って旧バージョンを参照してしまう可能性もあります。この他、文書が増えれば増えるほど、印刷・保管・破棄にかかるコストが増加することも、従来の文書管理における課題と言えます。

文書管理システムを導入することで、以下の5つのメリットが期待できます。

●検索機能の活用による、文書を探す手間や時間の削減

●ペーパーレス化の実現による、コスト削減

●共有・承認の円滑化

●旧版を参照してしまうというミスの減少

●セキュリティ強化による、内部統制の実現

文書管理システムには、「検索機能」が備わっています。「全文検索」や「完全一致検索」「タグ検索」といった検索機能を活用すれば、文書を探す手間や時間を大幅に削減可能です。その結果、作業効率の向上も期待できるでしょう。

文書管理システムを活用すれば、「紙を使わずに」または「紙の使用を極力減らして」業務を進める「ペーパーレス化」を進めやすくなります。ペーパーレス化の実現により、文書の印刷・保管・破棄にかかるコストの削減が可能です。特に、管理する文書の量が多い企業ほど、文書管理システムの導入による費用対効果を実感しやすいでしょう。

関連記事：ペーパーレスとは？メリットや取り組む際のポイントなどを紹介

文書管理システムを活用することで、「場所」や「時間」「アクセスする端末」を問わず、文書を確認できるようになります。そのため、「必要なときに」「必要な文書を」迅速に社内に共有することが可能です。また、ワークフロー機能を搭載したものを選べば、稟議書や申請書などの申請・承認手続きを円滑化できるでしょう。

文書管理システムを活用し、更新日順にソートをかければ、「どの文書が最新版なのか」をひと目で確認できます。そのため、「旧版を参照してしまう」というミスを削減することが可能です。ミスの削減により、「業務の効率化」や「トラブルの回避」も期待できるでしょう。

文書管理システムには、「アクセス権限の設定」や「アクセスログの管理」といった機能が備わっています。また、システムによっては、特定のファイルのダウンロードや印刷を禁止することも可能です。こうした機能を活用することにより、セキュリティ強化が期待できます。セキュリティ強化により、「法令遵守」や「資産保全」が求められる内部統制の実現も促されるでしょう。

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文書管理システムの導入効果を最大限実感するためには、導入目的を明確に定めた上で、自社が必要とする機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。文書管理システムを比較検討する際のポイントには、以下のような点があります。

●情報検索のしやすさ

●法令や各種制度への対応

●セキュリティ面やアクセス制限の有無

●ワークフローへの対応の有無

●無料プランやトライアルの有無

それぞれについて、見ていきましょう。

文書管理システムを比較する際の重要なポイントとなるのが、「情報検索」のしやすさです。「必要とする文書に、いかにスムーズにアクセスできるか」という観点で、比較検討しましょう。「どのような文書を管理したいか」「文書のカテゴリー分けやタグ付けがどのくらい必要か」などを考えた上で、情報検索しやすいものを選ぶことをおすすめします。

「法令や各種制度への対応」も、文書管理システムを比較する際のポイントと言えます。例として、ISO9001を取得している企業であれば、「適切な識別及び記述」「適切な形式」「保管期間」などISOの指針に則ったものを選ぶ必要があります。また、法的効力のある電子文書を管理するためには、「タイムスタンプの付与」ができるものを選び、「文書の存在」「改ざんされていないこと」を証明しなければなりません。「どの法令・制度への対応が必要か」を明確にした上で、それに対応したシステムを選びましょう。

社内文書には、個人情報や機密情報などが記載されています。こうした重要な情報の外部への漏洩を未然に防ぐため、「セキュリティ面やアクセス制限の有無」の比較も重要です。「アクセスログを確認できるもの」や「文書単位、ユーザー単位でアクセス制限を設定できるもの」を選ぶと、安全にシステムを使えるでしょう。また、システムによっては、文書のダウンロードや印刷を禁止できるものもあります。自社が求めるセキュリティレベルに合ったシステムを選ぶとよいでしょう。

「契約書」や「稟議書」「申請書」といった、社内での回覧・承認が必要な社内文書を管理したい場合には、「ワークフローに対応しているか」についても比較することが重要です。文書の「閲覧履歴」や「承認状況」がわかるワークフロー機能を備えたシステムを活用すれば、「誰が見ていて、誰が見ていないのか」「誰のところで、未承認となっているのか」をひと目で確認できます。「契約書」や「稟議書」「申請書」を管理したい場合には、必ずワークフローに対応したものを選びましょう。

フリープランや無料トライアルがあるかどうかも、比較ポイントの一つです。文書管理システムを試しに使ってみることで、「社員にとって、使いやすいか」「システムの利用により生じる課題はないか」を確認できます。トライアル期間中に、システムを活用する上での自社の課題を明確にできれば、本導入の前に解決策を講じることが可能です。効果検証をするのに十分なトライアル期間が設定されているかも、併せて確認するとよいでしょう。

タイプ別に厳選した、おすすめの文書管理システムを紹介します。

【特徴】

・情報をクラウド上で一元管理でき、情報の作成・検索・共有が簡単

・議事録や日報、マニュアルなど、さまざまな文書に対応

・無料で継続利用できるプランがあり、導入しやすい

社内にあるナレッジをクラウド上で一元管理し、活用したい場合には、「welog」がおすすめです。情報をクラウド上に集約するため、社内のさまざまな場所に散らばっていた情報を、一箇所で一元管理できます。議事録や日報、マニュアルなど、さまざまな文書の作成・共有に対応しているという特徴があります。

全機能が利用可能な無料トライアルを30日間試すことができ、期間終了後も無料で継続利用できるフリープランがあるのも魅力です。情報の検索と共有を効率化できるナレッジ共有ツール「welog」を、検討してみてはいかがでしょうか。

【概要】

・運営会社：株式会社トライバルメディアハウス

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10アカウントまで）

　　　　　　　　【ビジネス】300円（税抜）/月（アカウント数無制限）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://welog.jp/

【特徴】

・マニュアルを作成・共有しやすい

・マニュアルが活用されているか分析できる

・画像や動画の編集が簡単にできる

社内で多くのマニュアルを作成しており、マニュアルの管理を効率化させたい場合はマニュアル作成ツールで管理を行ってみてはいかがでしょう。マニュアル作成ツールを活用すれば、マニュアルを改定しやすく、最新版のマニュアルがどれかを簡単に確認することができます。マニュアルの作成・共有には、「Teachme Biz」がおすすめです。テンプレートに沿って情報を入力していくだけで、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。作成したマニュアルは、QRコード化して共有することが可能です。また、従業員がマニュアルを活用しているかを分析できる機能も備えています。

スマートフォンやタブレットで撮影した画像や動画を切り出したり、矢印マークやテキストを切り出した動画に挿入したりすることもできるため、文字だけではわかりにくい情報も伝わりやすくなるでしょう。

【概要】

・運営会社：株式会社スタディスト

・プラン／料金：5万円（税抜）/月（編集10アカウント・閲覧50アカウント）　　　　　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://biz.teachme.jp/

【特徴】

・社内外の関係者とのシームレスなコラボレーションを実現可能

・反復作業の自動化による業務効率化の促進

・1,500以上のアプリと連携可能

ストレージとして使える文書管理システムを探している場合には、セキュリティを重視したオンラインストレージサービス「Box」がおすすめです。重要なコンテンツを一箇所に集約することにより、社内外の関係者とのシームレスなコラボレーションが実現可能です。書類のやり取りを始めとする反復作業の自動化により、業務効率化が促されます。

1,500以上の外部アプリと連携できるのも、特徴です。ストレージに格納した情報と外部アプリを結びつけることで、相乗効果も期待できるでしょう。

【概要】

・運営会社：株式会社Box Japan

・プラン／料金：【ビジネス】1,710円/月（年払い）　　　　　　　

　　　　　　　　※1ユーザーあたり/最小ユーザー数3名　　　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（14日間）

・URL：https://www.box.com/ja-jp/home

【特徴】

・弁護士が監修した、電子署名法に準拠した電子契約ツール

・契約締結・タイムスタンプ・契約書管理などの機能で、契約締結から契約書管理までをカバー

・「SOC2　Type1」「ISO27001（ISMS）」など、各種認証制度をクリアしたセキュリティ

・シンプルなUIでITに不慣れな方でも簡単に操作可能

文書管理システムを、主に契約書の作成・締結・管理に活用したい場合には、「クラウドサイン」がおすすめです。「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約業務をオンラインで完結できます。契約にかかる業務をわずか3分で終えることができるため、契約業務の効率化が可能。「電子署名」や「認定タイムスタンプ」といった機能を備えているため、電子契約の信憑性を担保できます。また、各種認証制度をクリアした万全のセキュリティでデータを保守しているため、情報漏えいによるリスクを回避することが可能です。

【概要】

・運営会社：弁護士ドットコム株式会社

・プラン／料金：ライト／11,000円/月（ユーザー無制限）　　　　　　

・フリープラン：有（1ユーザー迄・送信5件/月迄）

・無料トライアル：無

・URL：https://www.cloudsign.jp/

【特徴】

・申請や承認などさまざまなワークフローに対し、柔軟に対応可能

・申請・承認状況の確認や、否認時のリトライ・差し戻しなどに対応

・スマホやタブレットからも申請内容の確認・承認が可能

ワークフロー機能が充実した文書管理システムをお探しの場合には、「ASTRUX2.0」がおすすめです。「新規申請」「改訂申請」「公開申請」「削除申請」の4つのワークフロー種別があり、「申請」や「承認」「合議」などのアクションを行える仕様のため、社内で発生するさまざまなワークフローに対し、柔軟に対応可能。また、申請・承認状況を一覧で確認したり、申請内容に不備・問題がある場合に否認・リトライ・差し戻しを行うこともできます。

スマホやタブレットにも対応しているのも、特徴の一つです。スマホやタブレットからは、「承認」「ルート変更」「否認・リトライ」「発行」ができます。

【概要】

・運営会社：株式会社デジタルマトリックス

・プラン／料金：622,500円（税抜）

　　　　　　　　※1サーバーライセンス （初年度保守付）　　　　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：無

・URL：https://www.astrux.jp/index.html

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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文書管理システムの運用時には、「システムの導入・運用などにかかるコスト」を意識したり、「運用ルールの定期的な見直し」を実施したりする必要があります。運用時の注意点を詳しく見ていきましょう。

文書管理システムの導入時には「イニシャルコスト」が、運用を開始してからは「ランニングコスト」がかかります。この他、全社員がシステムを使いこなせるようになるまでの「教育コスト」が発生するケースもあるでしょう。そもそも文書管理システムは、文書を適切に管理・活用していくことを目的としたものであるため、システムの導入・運用に伴うコストに対する投資を怠っては、システムを導入する意味がありません。「中長期的に、予算を確保できるか」「中長期的な費用対効果が高いか」といった観点で、文書管理システムの「導入の要否」や「導入するシステムの種類」を十分に検討しましょう。

運用ルールは、「一度決めたら、それでお終い」というものではありません。文書管理システムを運用し始めてから、運用ルールの課題に気付くということもあるでしょう。課題を放置しないようにするため、運用ルールを定期的に見直すことが必要です。実際に文書管理システムを使用している従業員の声を集めた上で、どのように運用ルールを変更するかを検討していくとよいでしょう。

文書管理システムを活用することで、「文書を探す手間・時間の削減」や「ペーパーレス化による、コスト削減」「共有・承認の円滑化」などのメリットが期待できます。情報検索のしやすさや法令・各種制度への対応といった観点で、自社に合ったシステムを選択しましょう。導入後の運用時には、運用ルールの定期的な見直しをすることが活用のポイントです。自社に合った文書管理システムを導入し、社内文書を適切に管理・活用しましょう。