業務効率化ツールとは、業務の中にあるムリ・ムダ・ムラを減らし、効率化を支援するためのソフトウェアのこと。労働力不足が進む現代においては、従来人が担っていた業務にツールを導入することで、効率化していくことが求められています。業務効率化ツールを検討する中で、「どのようなツールをどう選べばよいのか」「無料プランはあるのか」などが気になる方もいるでしょう。

そこで今回は、業務効率化ツールの選び方と効率化の目的ごとにおすすめのツール11選を厳選して紹介します。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

一般的に「業務効率化」とは、業務の中にある、以下のような「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省いたり、減らしたりすることと定義されています。

• ムリ：業務やスケジュール面における、スタッフの負担が大きすぎること
• ムダ：人材・時間・資金等の「リソース」を、必要以上に投下すること
• ムラ：仕事の品質が、一定でないこと

業務効率化の目的は、組織の生産性を高めることです。業務効率化を図るには、さまざまな手段が考えられます。業務効率化ツールも、業務効率化を実現させる手段のひとつです。

そもそも、なぜ業務効率化が求められているのでしょう。

少子高齢化により、労働力不足が継続的に進む現代において、少ない労働力を有効に活用しながら、生産性を高める仕組みを構築することは、企業にとって必須の課題です。さらに、多くの分野で日々さまざまな技術革新が求められる昨今の業務は、より複雑さを増し、高度化しています。複雑化・高度化した業務を円滑に進めるために、ツール活用をはじめとする業務効率化が求められるようになりました。

新型コロナウイルス感染症拡大は、暮らしを一変させ、働き方にも多大な影響をおよぼしました。特に、テレワークやワークライフバランスに重きを置いた柔軟な働き方を求める動きが加速しています。これらの多様な働き方に対応しながら、企業が持続的な成長を図るためにも、業務効率化が求められています。

業務効率化の手段のひとつである業務効率化ツールは、目的や分野によって、その種類もさまざまです。数あるツールの中から、自社にあったツールをどのように選定すればよいのでしょうか。

まずは業務の棚卸しを行い、ムリ・ムダ・ムラの観点から効率化させたい業務を洗い出しましょう。洗い出した業務を効率化させるのに、ツールの導入が効果的か、ほかの手段や方法の可能性も踏まえながら検討します。ツール活用が最適と判断したら、それに見合ったツールを選定・導入しましょう。

導入したツールを、多くのスタッフが使いこなせるかも重要な視点です。ツールを導入しても、実際に活用が進まなければ、業務効率化に結び付けられません。特にツール導入初期は、担当者の心理的・物理的負担が増すことが考えられます。実際に利用するスタッフのITリテラシーに合わせた操作性の高いツールであることが、社内で活用されるかどうかのポイントとなるでしょう。

アフターケアやサポート体制の充実度も、確認したいポイントです。ツールを使ううちに、社内だけでは解決できない操作や活用面での課題が出てくることもあるでしょう。専門スタッフによる個別サポートが得られれば、課題を解決するとともに、ツールのさらなる活用にもつながります。効果的な活用を促すためのウェビナーなどを定期的に開催しているサービスもあるので、導入後にどのようなサポートを得られるか、予め調べておくとよいでしょう。

業務効率化ツールは、強みの違う複数のシステムと連携して利用できるものもあります。ツール同士を連携することで、社内での情報活用が進むとともに、全体で1つの大きなシステムとして機能させることが可能です。目的やシステム環境に合わせてカスタマイズできるかどうかも、確認しておきましょう。

業務効率化ツールは、無料で活用できるものから高額な費用が必要なものまでさまざまです。ツール導入前と導入後とで、該当業務におけるコストと効果をさまざまな視点から検討してみるとよいでしょう。

社内のさまざまな情報を取り扱うツールの導入では、セキュリティが担保されているかも必須の確認項目です。昨今の業務効率化ツールは、オンライン上にあるクラウドで情報を保管するクラウドサービスが主流になっています。安全な方法で情報のやり取りが行える仕組みになっているか、事前にきちんと確認しておきましょう。

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業務効率化ツールには、目的によってさまざまです。業務効率化の主な目的と、それに対応するツールの一例をご紹介します。

＜社内の情報共有を促進させたい＞

・ナレッジ／情報共有ツール

＜コミュニケーションを効率化したい＞

・ビジネスチャット

・Web会議ツール

＜業務の自動化を図りたい＞

・RPAツール

＜業務を「見える化」したい＞

・プロジェクト・タスク管理ツール

＜ 顧客情報を効率的に管理、経営に活用したい＞

・電子契約ツール

・顧客管理ツール

＜業務をペーパーレス化したい＞

・電子契約ツール

・ワークフローツール

＜バックオフィス業務の効率化や属人化を解消させたい＞

・勤怠管理／労務管理ツール

・見積・請求書作成ツール

ここからは、業務効率化の目的ごとにおすすめしたい、業務効率化ツールをご紹介します。

事業活動等によって得られた有益な情報やナレッジを共有し、社内資産として活用していく「ナレッジ共有」に課題を抱える企業もあるでしょう。社内のナレッジ・情報共有が進むと、必要なときに必要な情報が素早く見つけられるため、情報を探すためにかかっていたムダな手間や時間を削減できます。また、組織やチーム内で円滑に情報共有が進まないことにより、特定の人しか行えない業務が発生する「属人化」といった、業務のムラを解消することも、業務効率化につながるでしょう。

社内のナレッジ・情報共有を促進したい場合は、情報共有に特化したツールを導入することをおすすめします。

【特徴】

・議事録やマニュアル・社内wikiなど、さまざまな目的に対応

・情報をクラウド上で一元管理し、作成・共有・運用が簡単

・無料で継続利用できるプランがあり、導入しやすい

welogは、社内の情報共有促進に役立つ、ナレッジ共有ツールです。シンプルな画面と操作性で、議事録や日報の作成から、業務マニュアルや社内wikiとしてなど、さまざまな目的に対応しているのが特徴です。情報をクラウド上に集約するため、社内のさまざまな場所に散らばっていた情報を、一箇所で一元管理できます。

高度な検索機能を備えており、知りたい情報をすぐに見つけ出せるほかメールやChatwork、Slackと連携しているので、メンバーへの情報共有もボタン1つで完了します。30日間のトライアルにくわえ、10名までなら全機能が月額使用料無料で利用可能な、フリープランも備えています。

【概要】

・運営会社：株式会社トライバルメディアハウス

・プラン／料金：0円/月～（10アカウントまで）

　　　　　　　　300円/月～（無制限）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://welog.jp/

社外への連絡やチーム間での報連相など、日々の業務におけるコミュニケーションをスムーズにして、業務効率化を図りたい場合もあるでしょう。コミュニケーションの活性化や効率化には、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールの導入が効果的です。

【特徴】

・社内外の関係者で作る「チャンネル」で情報の伝達が可能なグループチャット機能

・タスク管理やファイル管理、ビデオ・音声通話にも対応

・シンプルな画面構成で、ITリテラシーに関係なく高い操作性を持つ

Chatworkは、メールや電話・会議といった、業務上必要なコミュニケーションを効率化させる、国産のビジネスチャットです。プロジェクトや部署単位など、社内外の複数人によるグループを作って利用できる「グループチャット」を使えば、必要な情報を必要な人に向けて瞬時に発信できます。

チャット機能のほかにも、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などの機能も備えており、1つのツールでさまざまな業務に対応可能です。日本語、英語・台湾・ベトナム語・タイ語・スペイン語に対応しており、海外拠点への導入もスムーズに行えます。

【概要】

・運営会社：Chatwork株式会社

・プラン／月額料金：ビジネス／500円（1ユーザー）

　　　　　　　　　　　※年間一括払いの場合

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://go.chatwork.com/ja/features/

【特徴】

・安定的な接続環境で、URLをクリックするだけで会議への参加が可能

・レコーディング・画面共有・ブレイクアウトルームなどの充実した機能

・ウェビナーの開催も可能

Zoomはアメリカが発祥のWeb会議ツールの1つで、全世界中に多くのユーザーを持っています。

Web会議における最も大きな課題である「安定的な接続」に強みを持つのが特徴で、PCやスマホなど、どのデバイスからでもワンクリックで簡単にオンライン会議の主催や参加が可能です。

参加者が見ているブラウザを画面共有しながら会議を進行することで業務の創造性を高めたり、会議の様子を録画しておき、議事録の補完として利用したりすることで、業務を効率化させることにつながるでしょう。会議だけでなく、セミナーや勉強会を実施できるウェビナーツールとしても利用可能です。

【概要】

・運営会社：Zoomビデオコミュニケーションズ

・プラン／料金：2,000円/月～（1ライセンスあたり）

・フリープラン：有

・無料トライアル：無有

・URL：https://zoom.us/

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定形業務の自動化により業務効率化を図りたい場合には、RPA「Robotic Process Automation （ロボティック・プロセス・オートメーション）」の利用がおすすめです。RPAの導入により、これまで人が手作業でおこなっていた作業を自動化し、計算ミスや誤字・脱字などの入力ミスを防ぐとともに、残業の削減により業務効率化につながります。

RPAを導入すると、以下のような業務の自動化・効率化が可能です。

• 数字や文字などのデータ入力
• 添付ファイルの保存
• 自動メール配信
• 受発注処理
• 顧客情報の照会
• データ加工・集計
• レポート自動作成

【特徴】

・マウス操作のみで、誰でも簡単にパズル感覚でシナリオの作成が可能

・PC1台でのスモールスタートから、大規模導入まで幅広く対応可能

・全国にある販売代理店が、現場での導入を丁寧にサポート

「WinActor」は、PRAツールのトップシェアのひとつで、金融・物流・小売業など、幅広い分野で導入されています。PCを使って人が手作業で行っている業務の手順を「シナリオ」として記憶し、同じ操作を繰り返し実行することが可能です。「記録モード」に設定し、通常通りPC操作をするだけで、操作内容を自動的にフローチャート化。プログラミングなどの知識がなくても、簡単にシナリオを作成することができます。また、シナリオは業務内容に合わせて柔軟に変更可能です。

【概要】

・運営会社：NTTアドバンステクノロジ株式会社

・プラン／料金：ノードロックライセンス／908,000円/年（PC1台）

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://winactor.biz/

プロジェクトの進捗や個々のメンバーが抱えるタスクの状況を可視化し、課題やボトルネックを解消させていくには、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。プロジェクト管理ツールを活用することで、スケジュールの抜け漏れや進捗の遅れに素早く気づき、円滑にプロジェクトを進行することができるでしょう。

【特徴】

・プロジェクト管理に必要な情報を網羅し、ガントチャートやカンバンボードで進捗を可視化

・wikiを使って議事録や文書を管理

・複数部署にまたがるタスクも使いやすい

Backlogは、エンジニアやデザイナー、営業などの職種にかかわらずさまざまな部署で使いやすいタスク・プロジェクト管理ツールです。「プロジェクト担当者」や「締め切り日」を設定し、カンバンボードやガントチャートで進捗状況を可視化すれば、プロジェクトを効率的に進めることが可能。ファイル共有やwiki機能なども備えているので、1つのツールでさまざまなコラボレーションを生むことにより、業務の生産性を高めます。

【概要】

・運営会社：株式会社ヌーラボ

・プラン／料金：12,980円/月～（ユーザー無制限）

・フリープラン：有（10名まで）

・無料トライアル：有

・URL：https://backlog.com/ja/lp/

名刺や売上データなど、顧客情報が組織内部でバラバラに管理されていることで、機会を逸してしまうといった課題を持つ場合もあるでしょう。顧客情報を整理・統合しておけば管理が効率化され、これらの情報を経営判断に活用すれば、生産性を高めることにもつながります。顧客情報の管理と活用に特化したツールには、名刺管理ツールや、CRM（Customer Relationship Management）などがあります。

【特徴】

・スキャンだけで名刺を企業の資産に変える、「AI名刺管理」

・名刺をはじめとしたあらゆる「顧客データ」の連携で、社内外の人と人とのつながりを可視化

・プライバシーマークの取得をはじめとして、厳しい監視下におけるセキュリティ体制を構築

Sansanは、「名刺管理から、営業を強くする」をコンセプトとするクラウド型の名刺管理サービスです。名刺をはじめとするあらゆる「顧客データ」を連携させることで、部門を超えて人と人とのつながりを可視化。これにより、「営業を強くする」「コラボレーションを活性化する」「データの統合によりマーケティングを加速する」など、さまざまな面から業務をサポートし、業務効率化や企業の成長を後押しします。

【概要】

・運営会社：Sansan株式会社

・プラン／料金：要問い合わせ

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://jp.sansan.com/products/sansan/

【特徴】

・マーケティングやセールス、サービス、CMS、オペレーションの各領域に特化したプラットフォームを提供

・見やすいデザインと機能性を兼ね備えている

・900以上のアプリとの連携による、効果的な情報活用

HubSpotは、幅広い業務に活用可能なCRM（顧客管理）のためのプラットフォームです。マーケティングから営業、コンテンツ管理、カスタマーサービス、オペレーションに至るまで、HubSpotのCRMプラットフォームは、さまざまな業務に欠かせないツールや連携機能を備えています。顧客情報を各プラットフォームに登録し、整理・分析することで、組織の意思決定速度や精度を高めることが可能です。プラットフォーム上の各ソフトウェアは単体でも利用できますが、組み合わせることでより効果を発揮します。

【概要】

・運営会社：HubSpot Japan株式会社

・プラン／料金：スターター／5,400円/月（Marketing・Sales・Service・Operations）

　　　　　　　　スターター／2,700円/月（CMS）

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://www.hubspot.jp/

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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紙媒体で進めていた業務をペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化につながります。ペーパーレス化を図るには、契約業務やワークフローに特化したツールの導入が効果的でしょう。ペーパーレスを実現させることで、テレワークをはじめとした、柔軟な働き方の実現にもつながります。

【特徴】

・弁護士が監修した、電子署名法に準拠した電子契約ツール

・契約締結・タイムスタンプ・契約書管理などの機能で、契約締結から契約書管理までをカバー

・「SOC2　Type1」「ISO27001（ISMS）」など、各種認証制度をクリアしたセキュリティ

・シンプルなUIでITに不慣れな方でも簡単に操作可能

クラウドサインは「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約業務をオンラインで完結できるツールです。契約にかかる業務をわずか3分で終えることができるため、契約業務の効率化が可能。電子署名に加え認定タイムスタンプを付与しており、電子契約の信憑性を担保しています。また、各種認証制度をクリアした万全のセキュリティでデータを保守しているため、情報漏えいによるリスクを回避できます。

【概要】

・運営会社：弁護士ドットコム株式会社

・プラン／料金：ライト／11,000円/月（ユーザー無制限）

・フリープラン：有（1ユーザー迄・送信5件/月迄）

・無料トライアル：無

・URL：https://www.cloudsign.jp/

【特徴】

・どこからでも申請・承認が行えるため、社内の意思決定を高速化

・よく使われる申請書のテンプレートが50種以上と豊富

・柔軟な承認経路の作成

ジョブカンワークフローは、誰もが使いやすいUIをもつワークフローツールで、申請書類を簡単に作成できるのが特徴です。スマホからの申請も可能なため、テレワーク時や外出先からの申請・承認業務を迅速化し、社内の意思決定速度を早めます。あらゆる申請書に対応しており、項目や承認経路も自由にカスタマイズ可能。必須設定や入力制御機能も備えているため、入力ミスや漏れなども防げます。

【概要】

・運営会社：株式会社 DONUTS

・プラン／料金：300円/月（1ユーザーあたり）

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://wf.jobcan.ne.jp/

煩雑で専門的な知識が必要な業務の多いバックオフィス業務は、属人化しやすいことが課題とされています。バックオフィス業務にツールを導入することで、業務効率化だけでなく、特定の人しか知り得ない業務が存在する属人化を防ぐことが可能です。

バックオフィス業務を支援する主なツールには、勤怠管理や請求業務を効率化させるツールなどがあります。

【特徴】

・社内に点在する労務業務を1つのツールに網羅し、労務の根本的なミスと作業時間を大幅に削減

・法令改正や料率変更に自動で対応し、いつも正しい計算が可能

・経験豊富なスタッフによる、充実のサポート体制を構築

freee人事労務は、勤怠管理から給与計算、明細発行などの毎月の管理のほか、年末調整や保険手続きなど労務管理にかかわる業務をワンストップで行える労務管理に特化したツールです。最新の制度に準拠するようソフトを自動アップデートするため、常に正しい給与や保険料の計算が可能。毎月の給与明細配布から入社手続き、年末調整などの業務もオンラインで完結できるため、労務担当者の業務負担軽減につながります。

【概要】

・運営会社：freee株式会社

・プラン／料金：ミニマムプラン／1,980円/月（1アカウント3名まで）

　　　　　　　　※年間一括払いの場合の、1カ月当たりの料金

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://www.freee.co.jp/hr/fr-gafdui7s/

【特徴】

・見積・発注・請求・領収・見積依頼書などの作成と周辺業務と経営の効率化を実現

・見積書や請求書などの書類を、1つの契約や受注といった「案件ごと」に管理

・board上から、メールや郵送で各書類を送付可能

boardは、見積書や請求書の作成だけでなく、営業管理、支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測など、中小企業の業務や経営を一元管理し、効率化できるサービスです。各帳票を活用して売上見込みや案件ごとの損益管理、経営分析までおこなえるため、1サービスで経営全般の可視化や最適化につなげられるでしょう。

【概要】

・運営会社：ヴェルク株式会社（Velc Inc.）

・プラン／料金：ベーシック／1,980円/月（1アカウント3人まで利用可）

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://the-board.jp/

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中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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業務効率化ツールを導入すると、どのような効果が期待できるのでしょうか。ツール導入で得られる効果を見ていきましょう。

最も効果を感じやすいのは、ツールの導入前と比べた「業務コストの削減」でしょう。これまであった、ムリ・ムダ・ムラを減らすことで、時間的コストや印刷代・輸送費といった金銭的コストを大幅に削減できます。また、教育費や研修費などの必要なコストを、企業の利益を得るためにより必要な部分で、有効活用できるようになるでしょう。

ツールの導入により、従業員が本来の業務に専念できる時間が増えれば、一人ひとりやチーム全体のモチベーションやパフォーマンスの向上も期待できます。その結果、組織の生産性向上も期待できるでしょう。

業務効率化ツールを導入する場合、どのような点に注意するとよいのでしょうか。効果的な活用につなげるための注意点を確認しておきましょう。

ツール導入は、1部署や1業務からというように少しずつ進めましょう。一度に大きな範囲やいくつものツールを導入してしまうと、運用や活用時の混乱を招くことも考えられます。仮運用で明らかになった課題を解決しながら本格運用につなげることで、ツールをより効果的に活用できるでしょう。

ツールを導入したあとも、定期的に効果検証や振り返りの機会を設けましょう。想定通り利用が進んでいるか、費用に対して適切な成果が得られているかを検証し、場合によっては適切なプランへの変更なども検討が必要です。

また、定期的な効果検証をおこなうには、運用担当の担当者やチームを設定しておくとよいでしょう。運用担当者が中心となり、ツール活用のPDCAを回すことで、より効果的なツール活用に結びつけられます。

業務効率化ツールを活用して現状の業務を効率化することで、コスト削減や生産性向上といった効果が見込めます。これにより、柔軟な働き方の実現や、ワークライフバランスの実現にもつながるでしょう。業務効率化ツールは、目的や効率化させたいツールの種類によって選びましょう。操作性や無料トライアルの有無なども確認したいポイントです。

一部分から始める、検証や振り返りをおこなうなどの注意点も踏まえて、効果的なツール活用により、組織の生産性向上につなげましょう。

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