マニュアル作成を誰でも簡単に行えるマニュアル作成ツールを活用して、手間や時間などのコストを削減し、業務効率化を図りたいと考える担当者もいるのではないでしょうか。また、作成するだけでなく、マニュアルを社内で効果的に運用する方法が知りたい方もいるでしょう。そこで今回は、フリープランや無料トライアルの有無など、ツール選定で意識したいポイントと、目的ごとにおすすめのツール5選、マニュアル作成時に気をつけたいポイントをご紹介します。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成・共有・管理を簡単に行えるソフトウェアのことです。

マニュアル作成にWordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトを利用している企業も多いのではないでしょうか。しかし、Officeソフトでのマニュアル作成は、「作成に手間や時間がかかる」「更新・共有・管理がしづらい」「社員のスキルにより品質に差が出る」などの問題点があります。そういった問題を解決し、より効率的にマニュアルを作成するためには、マニュアル作成ツールを利用するのがおすすめです。一般的なマニュアル作成ツールには、より使い勝手がよいマニュアルの作成が行えるよう、以下のような機能が備わっています。

・テンプレート／レイアウト機能

・画像・動画の編集機能

・キーワード検索機能

・紙や他のファイル形式への出力機能

・スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応する機能

など

政府が推進する「働き方改革」や新型コロナウイルスの流行に伴い導入が進む「テレワーク」にも、業務効率化が望めるマニュアル作成ツールの活用は効果的となるでしょう。

関連記事：マニュアルとは。定義や手順書・説明書との違い、整備するメリットや運用時のポイント

マニュアル作成ツールは、ツールごとに備わっている機能や特徴が異なります。さまざまな種類の中からどのようにツールを選べばよいのか、選定で意識したい5つのポイントをご紹介します。

ポイントの1つ目は、目的に応じた機能を備えているかどうかです。「どのようなマニュアルを作成したいのか」「誰がどのように活用するのか」を明確にして、その目的が実現できる機能を備えたツールを選びましょう。

「どのデバイスに対応しているのか」や「デバイスごとで内容が見やすく表示されるか」といった点も、ツール選定のポイントです。スマートフォンやタブレットに対応していないツールの場合、「画面がフリーズする」「一部が表示されない」といった問題が生じるケースがあるため注意しましょう。

また、見たいマニュアルをすぐに探せる、検索性を備えているかも重要です。利用者が使いやすいツールなのか、どのデバイスでも問題なく利用できるのかを確認しましょう。

新入社員かベテラン社員かに関わらず、誰でも効率的にマニュアル作成が行えるかも重要です。ITリテラシーが低い人でも、質を落とさずマニュアル作成ができる操作性を備えているかを確認しましょう。項目に従い内容を入力するだけで簡単にマニュアルが作成できる、テンプレートやフォーマット機能などを備えたツールの利用もおすすめです。

ツールを導入する場合、ツールのセキュリティ面が気になる方も多いのではないでしょうか。マニュアルは、企業にとって重要な情報であり資産です。「データの保存場所の安全性」や「不正アクセスや情報漏洩などに対しての監視体制の有無」などを確認し、セキュリティ面で信頼できるツールを選ぶようにしましょう。

フリープランや無料トライアルがあるかどうかも確認するとよいでしょう。実際にツールを活用してみることで、「社員にとって使いやすいか」「ツール利用で生じる課題はないか」を把握できます。ツールに対する自社の課題を明確にできれば、本格的な導入の前に解決策を講じることができるでしょう。

また、トライアルの期間が、効果を検証するのに十分な設定になっているかも確認したいポイントです。マニュアル作成ツールは、作成～運用、改良までに一定の期間を必要とする場合もあるでしょう。どの程度の時間があれば効果検証が行えるかも、選定に合わせて考えておくとよいでしょう。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

先述した通り、「目的に応じた機能を備えているか」がツール選定時の重要なポイントとなります。ここからは、目的ごとに適したツールについてご紹介します。

マニュアルは作成するだけでなく、社内できちんと共有・活用されてはじめて価値を発揮します。マニュアル作成とともに、ナレッジ共有を促進したければ、「ナレッジ共有ツール」をマニュアル作成に利用するのがおすすめです。ナレッジ共有ツールの中には、「同時編集機能」や「メールやチャットとの連携機能」を備えているものもあるため、簡単にマニュアルを作成・共有・管理することができます。

高度な「検索機能」を備えたツールもあるため、探しているマニュアルにすぐアクセスできるようになり、マニュアルの利用促進が期待できるでしょう。ナレッジ共有の活性化は、特定の社員のみしか知り得ない業務内容が存在する「属人化」を防ぐことにも繋がります。

新入社員や新メンバーを早期に即戦力化したい場合、社員の教育管理に適したツールを利用するとよいでしょう。例えば、社員がインターネットを利用して学習する「eラーニング機能」やマニュアルを見ながら実際に操作することができる「ナビゲーション機能」を備えたツールもあります。ツールによっては、社員のトレーニングコースの設定機能やその実施状況分析機能などが備わっているのも特徴です。

教育管理に適したツールを利用すれば、職場の上司や先輩が部下などに対して実際の業務を通して指導を行う「OJT」といった教育コストの削減も可能となります。

文章だけでは伝えづらい複雑な作業や現場作業、外国人にもわかりやすいマニュアルを作りたいのであれば、画像や動画を手軽に挿入できるツールを選びましょう。「画面キャプチャや説明文が自動で取得できる」「スマートフォンで撮影した動画でマニュアル作成ができる」といった機能を備えるツールもあります。画像や動画マニュアルに特化したツールを利用すれば、作業者が視覚的に理解できるため、文字だけのマニュアルと比較しスムーズに作業ができるでしょう。

業務を外部委託（アウトソーシング）したければ、業務手順を抜け漏れなくマニュアル化することが大切です。アウトソーシングに向いているツールは、手間のかかるマニュアルを「簡単な操作で自動作成」してくれる機能などを備えています。マニュアルを正確に記載できれば、スムーズに業務の引き継ぎも行えるでしょう。担当者の変更や新システムを導入する際にも便利です。

ここからは、おすすめのマニュアル作成ツール5つとその特徴をご紹介します。料金プランやフリープラン・無料トライアルがあるのかも見ていきましょう。

【特徴】

・マニュアルやナレッジの一元管理ができる

・クラウド上でマニュアル作成を行うので、共有・検索が簡単に行える

・シンプルでわかりやすい操作画面で、直感的に操作ができる

マニュアルを通じて、効果的なナレッジ共有・活用につなげたい場合は、チームのための情報共有ツールである「welog」がおすすめです。シンプルな操作画面で直感的に操作ができ、「テンプレート機能」や「同時編集機能」を備えており、クラウド上の「ノート」から誰でも簡単にマニュアルを作成することができます。作成日や作成者で絞り込める「検索機能」も備えているため、必要なマニュアルを、すぐに探し出すことが可能です。メールや外部チャットと連携してボタン一つで簡単にマニュアルを共有することもできます。

全機能が利用可能な無料トライアルを30日間試すことができ、期間終了後も無料で継続利用できるフリープランがあるのも魅力です。いつでも最新の状態でマニュアルを活用できる情報共有ツール「welog」を、検討してみてはいかがでしょうか。

【概要】

・運営会社：株式会社アイエンター

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10アカウントまで）

　　　　　　　　【ビジネス】300円（税抜）/月（アカウント数無制限）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有

・URL：https://welog.jp/

【特徴】

・マニュアルが伝えやすい・伝わりやすい

・マニュアルが活用されているか分析できる

・画像や動画の編集が簡単にできる

新入社員や新メンバーへの社員教育には、「Teachme Biz」が役立ちます。研修や自主学習のための「トレーニング機能」を備えておりトレーニングの進捗状況の確認もできるため、マニュアルでの研修を効率化することが可能です。

スマートフォンやタブレットで撮影した画像や動画を切り出したり、矢印マークやテキストを切り出した動画に挿入したりできるため、文字だけではわかりにくい情報も伝わりやすくなるでしょう。

【概要】

・運営会社：株式会社スタディスト

・プラン／料金：5万円（税抜）/月（編集10アカウント・閲覧50アカウント）　　　　　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：有

・URL：https://biz.teachme.jp/

【特徴】

・マニュアル作成を効率化できる

・業務手順が自動記録されるので、簡単に操作マニュアルが作れる

・e-ラーニングコンテンツを作成できる

マニュアル作成を自動化しマニュアルの効率化を図るには、「iTutor」がよいでしょう。業務マニュアルから動画マニュアル、eラーニング教材まであらゆるマニュアルを自動で作成することができます。実際にパソコンの画面上で操作を行うだけで、その操作を自動的にキャプチャしスライド化でき、入力などの操作説明も自動でテキスト化してくれます。社員教育のための、テスト問題といったe-ラーニングコンテンツも作成可能です。

【概要】

・運営会社：株式会社ブルーポート

・プラン／料金：27.5万円（税込）～　　　

・フリープラン：無

・無料トライアル：要問い合わせ

・URL：https://itutor.jp/

【特徴】

・普段の操作を記録するだけでマニュアルが自動作成できる

・作業内容をそのままマニュアル化でき、スムーズな業務移行が可能

・作業証跡記録の効率化が図れる

「Axelute Document Assistant」なら、アウトソーシングや社内での業務引き継ぎをスムーズに行えます。キーボードやマウスの操作をキャプチャと共に記録しドキュメントに出力。普段の操作を行うだけでマニュアルを自動作成してくれます。作業内容をそのままマニュアル化できるため、作業者による業務品質のバラツキを防ぐことができるほか、担当者が変更になった際もスムーズに業務移行が可能です。作業認証記録としても活用でき、漏れなく作業内容を記録できます。

【概要】

・運営会社：富士通株式会社

・プラン／料金：要問い合わせ　　　

・フリープラン：要問い合わせ

・無料トライアル：要問い合わせ

・URL：https://www.fujitsu.com/jp/solutions/business-technology/aow/document-assistant/

【特徴】

・スマートフォンで動画教育コンテンツを作れる

・字幕や翻訳もシステムが自動生成してくれる

・100ヵ国以上の自動翻訳機能がある

現場作業や外国人スタッフ向けの動画マニュアルを作成するなら「tebiki」が向いています。スマートフォンで動画を撮影するだけで、誰でも簡単に動画マニュアルの作成が可能です。動画の音声を自動認識して字幕へ自動変換してくれる機能や、ボタン1つで100ヵ国語以上の外国語に自動で翻訳してくれる機能も備えています。

【概要】

・運営会社：Tebiki株式会社

・プラン／料金：要問い合わせ　　　　　　　

・フリープラン：要問い合わせ

・無料トライアル：有

・URL：https://tebiki.jp/

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

社内でマニュアルを効果的に活用するために、マニュアル作成時に意識したい作成のポイントをご紹介します。

マニュアル作成では、社内で使用するフォーマットが統一されているかを確認しましょう。フォーマットが統一されているとマニュアルが見やすくなり、読み手が内容を理解しやすくなります。書式やフォントサイズ、色などを統一することも読みやすいマニュアルのポイントです。

マニュアル内に記載する文章は、5W1Hを意識することが大切です。5W1Hとは、「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を指す言葉のこと。5W1Hを意識し内容を具体的に記載すると、誰が読んでもわかりやすいマニュアルとなります。「どのタイミングで必要になるのか」「なぜ行う必要があるのか」など情報を細かく正確に記載すれば、誰でもスムーズに作業が行えるようになるでしょう。

業務の流れや目的がわかりやすいように、全体像を記載するとよいでしょう。全体を把握することで、業務の工程や役割、その必要性が明確になり、それに関連する他部署との連携も取りやすくなります。

また、業務の流れやステップを表す「フローチャート」を用いることも、全体像の把握に効果的です。文章のみのマニュアルよりも業務プロセスが理解しやすく、業務の効率化に繋がるでしょう。

関連記事：【テンプレート付】マニュアル作成のポイントとは。作成のコツを掴んで業務負担軽減に繋げよう

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マニュアル作成ツールを活用すれば、社内業務を効率化することが可能です。マニュアル作成ツールにはさまざまな種類がありますが、作成の目的や操作性、フリープランや無料トライアルの有無などを考慮して選択するとよいでしょう。

マニュアルの効果的な運用のためには、5W1Hや見やすさを意識するなど作成時のポイントも意識したいところです。ここでご紹介したおすすめツールの特徴なども参考に、マニュアル作成ツールを使ってみてはいかがでしょうか。

マニュアル作成ツールのwelogについてはこちらに詳しい情報が載っています。