テレワークに必須となる「ITツール」。情報共有や勤怠管理など、目的に応じてさまざまなツールやサービスがある中で、比較の基準やポイントが気になる方もいるのではないでしょうか。テレワークを成功させるためには、自社の業務内容や目的に合わせたツール選びが欠かせません。今回は、ITツール選定時に重視すべきポイントやおすすめのツールを一覧でご紹介します。無料トライアルを設けているツールもありますので、ツール選びの参考にしてください。

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中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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テレワークを行うためには、出社時と同じように遠隔でも業務を滞りなく進められるよう、さまざまなITツールの導入が必要となります。まずは、テレワークでなぜITツールが必要となるのかや、どのようなツールが必要になるのかを見ていきましょう。

テレワークとは、在宅勤務やサテライトオフィス勤務をはじめとする「時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」のこと。政府が推進する働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染防止対策のため、近年テレワークを導入・検討する企業は増えています。

テレワークを導入することで、仕事と家庭の両立など「ワークライフバランスの実現」や「通勤手当やオフィスの賃料などといったコスト削減」、「災害などの非常時に備えたリスクマネジメント」など、さまざまなメリットがあると言われています。

一方、「情報の共有・管理がしにくい」「社員同士のコミュニケーションが取りにくい」などの課題もあるでしょう。これらの課題を解決し、テレワークの導入を促進・成功させるためには、ツールの活用が不可欠です。

テレワークで必要となる基本的なツールには、以下のようなものがあります。

各ツールには、さまざまなサービスが存在します。どのような基準や視点で選択すればよいのか、ツールの比較時に重視すべきポイントを見ていきましょう。

まずは、そのツールを導入することで、テレワークに伴う課題を解決してくれそうかを検討しましょう。例えば、チームの中で業務の進捗状況が把握できない場合は「プロジェクト管理ツール」、社内の情報がばらばらになってしまい、どこにどの情報があるかがわからない場合には「情報共有ツール」などといった具合です。持ち上がる課題を解決してくれるツールを選択するとよいでしょう。

ツールを比較する際は、社員が使いやすい操作性を備えているのかも重要です。多機能なツールは魅力的ですが、使わない機能が多いと、ただのコストとなってしまいます。社員のITリテラシーなどを考慮しながら、社員が活用できるツールを選ぶとよいでしょう。ツールによっては、誰にでも使いやすいシンプルな操作性を備えたものもあります。

ツールを選ぶ際は、ツール同士の連携性も考慮しておくとよいでしょう。例えば、情報共有ツールには、コミュニケーションツールと連携して簡単に情報にアクセスできるような機能を備えるツールもあります。業務上関連性のあるツール同士が連携できれば、より業務を効率化することも可能です。社内で既に使用しているツールがある場合は、そのツールと連携できるツールなのかも重要です。

無料トライアルの有無も、ツールを選ぶ際のポイントです。実際に使ってみることで、導入前に描いていた効果がどの程度達成できそうか、社内で無理なく活用が進みそうかを検証することができます。本格的にツールを導入する前に課題を解決しておけば、より効率的なツールの活用にも繋がるでしょう。

また、効果検証を十分に行えるトライアル期間が設定されているかどうかも重要です。例えば、チャットツールのように短期間の検証でもある程度効果を把握できるものだけでなく、情報共有ツールやタスク管理ツールのように、一定期間利用してみて初めて効果を実感できるツールもあります。ツールの種類によって、適切なトライアル期間が設けられているかを確認してから選定するとよいでしょう。

ここからは、テレワークにおすすめのツールをご紹介します。テレワークを導入する際の参考にしてください。

ナレッジ・情報共有ツールとは、社内で蓄積・活用したいストック情報を、クラウド上で簡単に共有・管理できるツールです。情報を一元管理し、置き場所を明確にできるため、すばやく情報を確認・活用することができます。ナレッジ・情報共有ツールを活用すれば、社員間でのノウハウや知識の偏りがなくなる、教育コストを削減できるなどのメリットも得られるでしょう。

ナレッジ・情報共有ツールでおすすめするのは、チームのための情報共有ツール「welog」です。welogは、クラウド上の「ノート」を使って、いつでもどこでも最新の情報を社内・社外と共有・活用できるツールです。業務のノウハウやナレッジ、社内wikiなど、さまざまな用途に利用できます。情報はクラウド上で一元管理でき、連携しているメールや外部チャットへ、送信ボタン1つで簡単に共有が可能。テレワークで生じる「情報共有がしにくい」という課題も解決することができるでしょう。

また、高度な検索機能も備えており、探している情報を簡単に見つけることも可能です。シンプルでわかりやすい操作画面なので、初めてツールを使う方でも直感的に操作ができるでしょう。30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けており、期間終了後も無料で継続利用できるフリープランの選択も可能です。

コミュニケーションツールとは、報・連・相といった社内での情報伝達をスムーズに行うためのツールのこと。コミュニケーションツールにはさまざまな種類がありますが、メールに代わって「ビジネスチャット」を導入する企業が増えています。チャット内では、文書ファイルや画像などの共有も簡単に行うことが可能です。メールや電話などと比較してリアルタイムで手軽にやり取りができるため、社内のコミュニケーションを促進することに繋がるでしょう。

Chatworkは、メールや電話、会議など仕事上の必要なコミュニケーションを効率化できる、代表的なコミュニケーションツールです。案件や部署単位など社内外で利用できるグループチャットは、キーワード検索や絵文字など便利な機能を備えています。そのほか、タスク管理やファイルの共有、ビデオ通話などの機能で、業務を効率化することができるでしょう。

slackは、業務の効率を加速させる企業のためのコミュニケーションツールです。無制限のワークスペースやチャンネルは、自社の業務内容に合わせてカスタマイズできます。メッセージのやり取りやファイルの共有、ビデオ通話などが可能で、どこにいても仕事の生産性を維持することが可能です。また、2,400以上のアプリと連携させることもできます。

オンライン会議ツールとは、遠隔地点の相手とインターネットを通じて会議を行えるツールです。オンライン会議ツールを使えば、テレワーク時でも対面と同じように会議を行うことができます。音声やビデオ通話以外に、PC画面の共有やファイルの共有なども行えるため、テレワーク導入時にまずは取り入れたいツールの1つでしょう。

Zoomは、全世界で多くの方に利用されている、代表的なオンライン会議ツールです。PCやスマホなど、どのデバイスからでも簡単にオンライン会議の主催や参加ができます。会議中に画面を共有したり、会議の様子を録画したりすることも可能です。会議だけでなく、セミナーや勉強会を実施できるウェビナーツールとしても利用することができます。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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プロジェクト管理ツールとは、メンバーやコスト、スケジュールなどプロジェクトに関するさまざまなリソースを管理するツールです。プロジェクトの進捗状況などが可視化されるため、進行の停滞や遅延などの問題点にも迅速に対応できます。タスク管理やスケジュール管理、情報共有などの機能を備えているのが特徴です。

Backlogは、エンジニアやデザイナー、営業などさまざまな職種で使われている、タスク管理・プロジェクト管理ツールです。プロジェクトの担当者や締め切り日を設定し、カンバンボードやガントチャートで進捗状況を可視化することができます。ファイル共有やwiki機能なども備えているので、必要な情報をすぐに活用することも可能です。

勤怠管理ツールとは、社員の出勤や退勤、休憩時間などを管理するツールです。勤怠管理ツールがあれば、テレワーク時に自宅からリアルタイムに出退勤を報告することができます。オフィスに出社してタイムカードを押す手間や時間を削減できるので、テレワークの促進にも繋がるでしょう。

ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理業務に必要な、あらゆる機能を備えています。出勤管理やシフト管理、有給管理などの機能の中から、必要な機能だけを自由に組み合わせて使用することが可能です。変形労働やフレックス、裁量労働などのさまざまな勤務形態にも対応しています。シンプルな操作性なので、初めてでもすぐに使用することができるでしょう。

電子契約ツールとは、取引先との契約締結など契約業務に特化したツールです。電子契約ツールを使えば、クラウド上で契約が完結できるため、紙の契約書への押印が不要となるでしょう。クラウド上で契約書の作成や保管などの一元管理が行え、紙代や作業などのコスト削減や、テレワークの促進にも繋がります。

クラウドサインは、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約ツールです。多数の外部サービスと連携ができ、多くの企業や自治体で活用されています。契約業務をわずか3分で終えることができるため、契約業務を効率化することが可能。電子署名に加え認定タイムスタンプを付与しており、電子契約の信憑性を担保しています。また、セキュリティ面では、各種認証制度をクリアし、最新のセキュリティ技術を採用しています。

ワークフローツールとは、社内での申請や決裁など業務の一連の流れをシステム化できるツールです。紙の文書ではなく電子化することにより、申請や承認の手間や時間を省けるため、業務効率化に繋がるでしょう。「ハンコ出社」という課題を解決し、テレワークへの対応や内部統制にも効果があります。

ジョブカンワークフローは、使いやすいデザインで、申請書類を簡単に作成することが可能です。スマホでの利用もできるため、テレワーク時や外出先からでも申請や承認業務を迅速に行うことができます。あらゆる申請書に対応しており、項目や承認経路も自由にカスタマイズ可能。必須設定や入力制御機能も備えているため、入力ミスや漏れなども防げます。

テレワークを促進するためには、ツールの活用が不可欠です。ナレッジ・情報共有ツールやオンライン会議ツール、勤怠管理ツールなどさまざまな種類がありますが、「自社の業務課題を解決してくれるのか」「無料で試すことができるのか」などのポイントを押さえて、比較・検討するとよいでしょう。業務の内容や目的に合わせてツールを利用し、快適なテレワークの実現に繋げてみてはいかがでしょうか。

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