マニュアルの効率的な作成に欠かせないテンプレート。「電話応対や新人研修などに活用できるマニュアルのテンプレートが欲しい」「マニュアルを作成・運用する際のポイントを知りたい」といった方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、わかりやすいマニュアル作成のポイントや、効果的な運用のために必要なことなどについて紹介します。マニュアルのテンプレートも載せていますので、参考にしてみてください。

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中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

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企業における「マニュアル」は、業務の概要や進め方、ルールなどを網羅的にまとめた文書のこと。一般的な業務マニュアルの他、会社の理念や規則など社員の行動指針に関する内容も含まれます。企業の業務全体を総合的にまとめた文書と理解するとよいでしょう。

マニュアルの種類は多岐にわたります。企業で一般的に活用されるマニュアルについて、種類や使われるシーンなどをまとめました。

マニュアルを整備することにより、「品質維持や均一化」や「業務効率化」「属人化の防止」「教育や引き継ぎコスト削減」などのメリットが期待できます。

一方で、マニュアルを整備しておかないと、「品質にバラつきが出て、クレームにつながる」「業務が滞り、納期に間に合わない」「担当者の不在時には、属人化された業務を誰も進められない」「新人教育や引き継ぎに、時間がかかる」といった事態が生じる可能性があります。そのようなことを防ぐためにも、マニュアルを整備することが重要です。

なお、マニュアルを整備するメリットについて詳しく知りたい場合には、こちらの記事が参考になります。

関連記事：マニュアルとは。定義や手順書との違い、作成手順、作成・運用時のポイントを紹介

マニュアル作成と共有が行える情報共有ツール「welog」で作成したマニュアルのテンプレートをいくつかご紹介します。新入社員に電話応答やメールマナーを教育する際や、Zoomでウェビナーを開催する際などにお役立てください。

※画像をクリックすると、電話応対マニュアルのページに移動します

※画像をクリックすると、新人教育（メールマナー）マニュアルのページに移動します

※画像をクリックすると、Zoomウェビナー設定マニュアルのページに移動します

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なお、マニュアル作成ツールを使って簡単にマニュアルを作りたい方には、こちらの記事が参考になります。

参考：【無料ツールあり】マニュアル作成ツールとは？おすすめ5選を厳選して紹介

マニュアルは、「カバーする業務範囲を把握する」「利用者と利用シーンを明確にする」「構成案と目次を作成し、内容を記載する」「図や表、動画を挿入する」というような手順で作成します。どれか一つでも抜かしてしまうと、使いづらいマニュアルになってしまうため、各作業を順番通りに・確実に行うようにしましょう。

マニュアルの作成手順について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：わかりやすいマニュアルの作り方。業務や引き継ぎをスムーズにする作成のコツなど

関連記事：マニュアルとは。定義や手順書との違い、作成手順、作成・運用時のポイントを紹介

わかりやすいマニュアルを作成する際のポイントを紹介します。

まずは、マニュアルの利用者・対象者の明確化を実施しましょう。マニュアルの利用者を明確にすれば、ターゲットに合わせた記載項目や記載方法を検討できるため、わかりやすいマニュアルが作成できます。例として、「新入社員」を対象としたマニュアルの場合、業務知識やノウハウが少ないことを考慮し、業務の手順だけでなく、気をつけるポイントなど補足説明を付け加える必要があるでしょう。

「5W1H」を意識することも、わかりやすいマニュアル作成のための重要なポイントの一つです。5W1Hとは、「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を指す言葉のこと。5W1Hを意識しながらマニュアルを作成することで、内容が具体的になり、必要な情報を正確かつ確実に伝えることができるようになります。「●●を誰に報告するか」「どのタイミングで▲▲を行うのか」などを、業務の流れに沿って記載しましょう。

わかりやすいマニュアルを作成するためには、業務の目的・流れなどの全体像や業務同士の関連性などを記載することも重要です。業務内容の全体像を俯瞰できるようになることで、「なぜこの工程や業務が必要なのか」「この業務が次の工程にどう影響するのか」などが明確になり、チーム・部署の垣根を超えた連携がしやすくなります。結果として、仕事を円滑に進めることにつながっていくでしょう。

マニュアルの閲覧方法は、企業やマニュアルの内容によってさまざまです。紙に印刷したマニュアルを配布する場合もあれば、PCやタブレットなどでの閲覧のみの場合もあるでしょう。そのため、閲覧方法を意識したマニュアル作成が重要です。紙で印刷する場合には「フッターにページ数を記載する」、PC・タブレットで閲覧する場合には「文章や図表が見切れないよう、レイアウトを調整する」といった工夫をするとよいでしょう。

マニュアルに写真や図表などの視覚情報を取り入れることで、実際の業務をよりイメージしやすくなります。文章だけでは説明しづらい内容については、写真や図表などを積極的に活用するとよいでしょう。視覚情報の例として、業務のプロセスを流れに沿って図式化した「フローチャート」や、作業工程を撮影した「写真」、PC操作画面の「キャプチャ」などが挙げられます。

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企業によっては、文書作成ソフトや表計算ソフトなどで作成したマニュアルを、紙に印刷し使用しているところもあるでしょう。そうした企業において、マニュアル作成・活用の効率化を図る場合には、クラウドツールの活用をおすすめします。

クラウドツールを活用し、マニュアルを活用するメリットを紹介します。

マニュアルを一から作成しようとすると、多くの手間・時間がかかり、記載漏れ・記載間違いなどが生じる可能性があります。マニュアル作成にかかる労力を削減し、マニュアルの精度を高めるためには、テンプレートの活用が効果的です。クラウドツールを使用して、あらかじめツール内にテンプレートを格納しておけば、「どこにテンプレートがあるか」探す手間も減り、マニュアル作成をより効率的に行えるようになります。

クラウドツール内にマニュアルを格納しておけば、場所や時間を問わず、必要なマニュアルにアクセスすることが可能です。マニュアルの配布や閲覧を「いつでも」「どこでも」行えるのは、大きなメリットと言えます。職場以外からもマニュアルを確認できるため、コロナ禍により普及が進むテレワークにも対応しやすくなるでしょう。

業務の内容によっては、「言葉では説明が難しく、実際の作業手順を見せたいもの」もあるでしょう。クラウドツールを活用すれば、写真や図だけでなく、動画もマニュアルに取り込むことが可能です。マニュアルに動画を入れることで、実際の動きをイメージしやすくなり、業務への理解が深まります。作業ミスの軽減や、業務効率化にもつながっていくでしょう。

これらのメリットを実感しやすいツールとしておすすめしたいのが、チームのための情報共有ツール「welog」です。welogを使えば、さまざまな種類のテンプレートを簡単に作成できます。「いつでも」「どこでも」マニュアルの共有・配布が簡単にできるため、テレワークにも対応可能です。また、youtubeなどで作成した動画のURLをリンク付きで記載しておけば、動画とマニュアルを同時に確認することができ、理解が深まるでしょう。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

マニュアル作成ツールと一言で言っても、備わっている機能や特徴はツールによってさまざまです。さまざまなツールの中から、自社に最適なツールを選ぶ際に意識したいポイントは、以下の5つです。

マニュアル作成ツールの選定時に意識したいポイント

・目的に応じた機能を備えているか

・わかりやすい見た目で、検索性が高いか

・誰もが効率的に作成できるか

・セキュリティ面で信頼できるツールか

・フリープランや無料トライアルがあるか

これらのポイントから、さまざまなツールを比較検討するとよいでしょう。

なお、ツールによっては、「少人数であれば、ずっと無料」というものもあります。先ほど紹介したマニュアルテンプレートを作成する際に使った「welog」の場合、「ユーザー数10名まで」であれば無料で利用できます。少人数での利用を想定している企業は、welogを候補に入れてみてはいかがでしょうか。

関連記事：【無料ツールあり】マニュアル作成ツールとは？おすすめ5選を厳選して紹介

マニュアルを効果的に運用するために必要なことについて、紹介します。

関連記事：わかりやすいマニュアルの作り方。業務や引き継ぎをスムーズにする作成のコツなど

マニュアルを効果的に運用するためには、内容を定期的に見直し、修正を加える必要があります。現場と上層部、双方の意見を聞いた上で、最新・最善の状態へとマニュアルをアップデートしましょう。

ただし、アップデートの頻度が多すぎると、どのマニュアルが最新のものなのかわかりにくくなり、現場の混乱を招く恐れがあります。随時更新するのではなく、一定の期間を設けて見直すようにするとよいでしょう。併せて、「更新の要望が多いもの」や「重要度の高いもの」など、更新内容に優先順位をつけることも重要です。マニュアル更新時には、いつアップデートしたかわかるよう、改訂日も併せて記載します。

どこにマニュアルがあるかが周知されていなかったり、置き場がバラバラだったりすると、マニュアルを効果的に活用できません。必要なときにマニュアルをすぐ確認できるよう、マニュアルの所在を明確にしておきましょう。マニュアルの置き場所を社内で周知すれば、マニュアルを探す手間が省け、マニュアルの共有・検索が行いやすくなります。

「読み手や対象者を明確にする」「5W1Hを意識する」といったポイントを押さえることで、わかりやすいマニュアルを作成することができます。また、マニュアルの効率的な作成・運用のためには、テンプレートやクラウドツールの活用が不可欠です。わかりやすいマニュアルを作成・活用することで、業務効率化や属人化解消につなげましょう。