発言内容や決定事項などを素早く正確に情報を記録する必要がある、議事録。Wordのフォーマット・テンプレートを活用し、効率的に作成したいと考える方もいるのではないでしょうか。今回は、会議の種類に合わせたWordのテンプレートと議事録作成のコツをご紹介します。議事録作成に役立つ情報共有ツール「welog」についても解説しますので、参考にしてください。

会議や打ち合わせの内容などを記録してまとめた文章である、議事録。議事録の作成には、主に以下のような目的があります。

・関係者全員に会議の決定事項を正確に伝える

・認識の違いを防ぐための備忘録とする

・会議の内容の振り返りと、次回までにすべきことの準備をする

議事録を作成することで、「会議に参加できなかった」「会議内容を正確に把握できているか心配」という場合でも、会議の内容を把握することができます。社内における情報を蓄積していくという面でも、重要な書類です。議事録の作成目的を把握しておくと、効率的に議事録を作成できるでしょう。

「議事録の目的」について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にできます。

（参考：『議事録とは？作成の目的や意義を把握し効果的な書き方を解説』）

議事録の記載項目は会議の種類によっても異なりますが、以下の6項目を基本と考えておくとよいでしょう。

議事録は、「決定事項」だけでなく、「話し合いの経緯」や「決定に至るまでのプロセス」も分かるように記載するとよいでしょう。その際、誰が発言したかを確認できるよう、発言者の名前も併せて記載します。

また、決定事項と次回の会議までにやるべきことを記載することも必要です。補足事項や懸案事項がある場合は、併せて明記しておきましょう。

「議事録に必要な項目」について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

（参考：『議事録の必須項目。書き方のコツやテンプレート、議事録作成を効率化するツール』）

議事録を、Wordで作成する方も多いのではないでしょうか。基本項目が入った「議事録テンプレート」を活用すれば、議事録の書き方に不安を覚える方も、効率的に議事録を作成できます。基本のフォーマットを活用し、会議の種類や目的に合わせてアレンジするとよいでしょう。サイトによっては、無料でテンプレートをダウンロードできるところもあります。

ここからは、Wordで使える議事録フォーマット・テンプレートをご紹介します。

（参考：『議事録 テンプレート02』）    

  （参考：『議事録（社内）02』）  

基本的な事項が盛り込まれている議事録テンプレートです。項目ごとの余白が広めに取られているので、議事録作成に不慣れな「新入社員」の議事録メモとしても活用できるでしょう。

（参考：『議事録のテンプレート08』）

フォーマット内が見やすく、シンプルに構成された議事録テンプレートです。必要最低限の項目のみが記載されているため、一般的なミーティングや部門ごとの打ち合わせにオススメです。議題の内容に応じて、項目を追加して使用します。

（参考：『定時株主総会議事録の様式 サンプル フォーマット』）  

株主総会に出席した株主の人数や出席役員の名前、議事の経過などが記載できる議事録テンプレートです。会社法に基づき作成・保管が義務付けられている重要度の高い議事録であるため、正確に記録することを意識しましょう。

議事録作成にWordを使用する場合、個々のパソコンで作成し、保存もそれぞれが行うのが一般的なため「情報が分散しやすい」というデメリットが挙げられます。

また、作成した情報を参加者に共有する場合、「ファイルをメールに添付して送信」し、受信側は「ダウンロードする」といった工数がかかるため、「共有に手間がかかる」こともデメリットと言えます。さらに、議事録作成をWordを使って行う場合は、基本的に一人が担当することが多いでしょう。単独で議事録を担当すると、情報の抜け漏れが発生しやすい、といったことも考えられます。

Wordで議事録を作成した場合、こうした管理上の課題が生じる可能性があるということを理解しておきましょう。

議事録は、会議で話された内容を瞬時に要約しながら記録していかなければなりません。スピードを意識すると「情報を正確に記録するのが難しい」と感じる方もいるでしょう。

そのような場合、「共同編集機能」を備えた、情報共有ツール「welog」を活用するのがオススメです。welogは、情報をクラウド上に蓄積してあるので、そこにアクセスすることで複数人が同時に編集できます。お互いがフォローし合いながら作成できるため、記録内容の抜け漏れを防ぐことができるとともに、より短時間での議事録作成も可能です。

「welog」で作成した議事録のテンプレートをご紹介します。 （以下の画像をクリックすると実際のwelogのページで確認することができます）

（テンプレートへのリンクはこちら）

welogでの議事録作成は「ノート」を作成して行います。会議の種類に応じたテンプレートを活用すれば、議事録を簡単に作成することができます。

「Word」と「welog」では、どのような違いがあるのでしょうか。以下の表で、「Word」と「welog」を比較しました。  

「Word」は元々文章ソフトとして作られているため、「文章作成」に向いています。一方「welog」は「議事録」や「社内wiki」など、チームや社内で蓄積・共有したい情報を、集約させておくのに向いています。

また、「Word」と操作性が近く、シンプルで使いやすい機能を備えた「welog」は、Wordからの乗り換えも容易です。

「Word」で議事録を共有する場合、「添付ファイルを送信する」のが一般的です。これに対し、「welog」は作成したノートのURLを送信するだけで、チームや外部と議事録の共有が行えます。「読み取り専用モード」を活用すれば、他のユーザーが誤って編集してしまう恐れがなくなるので、より安心して共有できるでしょう。

また、Chatwork・Slackとの連携機能を利用すると、任意のグループやチャンネル内で、簡単に共有可能です。さらに、専用のワークスペースを作成することで、ワークスペースの参加者は情報が更新された場合に、いつも最新の情報を把握できます。

「Word」は「個々のパソコンで情報を管理する」ことが一般的です。そのため、情報が分散化しやすく、更新された場合も、どの情報が最新情報なのかを判断することが難しくなります。これに対し「welog」は、「クラウド上で情報を保管」します。保管場所が一箇所に集約されているため、誰もが情報にアクセスでき、管理も行いやすいのが特徴です。また、検索機能も充実しており作成者や作成日などの絞り込みも簡単に行えます。

「Word」の法人契約の場合、「一人当たり月540円から」料金がかかります。対して「welog」の場合、「10人までは月額無料」で使用できます。ユーザー無制限のプランでも月額300円/人と、始めやすい料金設定です。 またwelogでは、30日間の無料トライアルが体験できます。人数制限・機能制限なしで利用できるので、試しに使って使用感を確かめることが可能です。

分かりやすい議事録作成のためには、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。議事録作成のポイントをご紹介します。

会議の構成を考えておく、記入できる項目を予め記載しておくなど、事前準備を行うとスムーズに議事録作成が行えます。前もって準備を行うことで、「議事録に記載すべき項目が把握できる」「会議の要点を正確に認識できる」「会議に対する理解が深まる」などのメリットも得られるでしょう。

よい議事録は、要点が押さえられ簡潔にまとまっています。会議の内容はできるだけメモしておき、後から情報の取捨選択をするとよいでしょう。   議事録に記載するときは、「重要な情報や決定事項」などを先に記載し、必要であれば「補足説明を付け足す」ことがポイントです。

5W2Hを押さえると、誰にでも分かりやすい議事録を書くことができます。5W2Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どうやって）」「How Much／How Many（いくらで）」を意味する言葉です。5W2Hを意識することで、会議内容に対する認識の相違も防げるでしょう。

議事録は、一目で内容を把握できるよう、見やすさ・伝わりやすさを意識するとよいでしょう。短い文章で分かりやすく記載するためには、「ワンセンテンス・ワンメッセージ」を心がけることも大切です。必要に応じて、「記号や略語を使用する」「箇条書きを取り入れる」など、簡潔に説明する工夫も取り入れましょう。分かりにくい言葉は、平易な言葉に置き換えることも大切です。

作成した議事録は、情報の鮮度が高いうちに共有しましょう。業務を停滞させないように、議事録作成に時間をかけすぎないのもポイントです。議事録の共有は、会議の当日、遅くとも24時間以内にはするようにしましょう。

「議事録の書き方」について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

（参考：『議事録の書き方。テンプレート例や書き方のコツ、参考本などをご紹介』）

（参考：『議事録のメモが追いつかない！素早く書く方法と便利なツールの紹介』）

先ほど紹介したポイントを意識すると、どのような議事録を作成できるのでしょうか。ポイントを押さえた議事録の書き方を、具体例を挙げて紹介します。

発言内容の例

上記の会話を議事録にすると、以下のような形となります。

議事録の記載例

このように、「発言者が誰なのか」「どのような経緯で議論が展開したか」「最終的に、どのようなことが決まったか」などを、5W2Hを意識しながら、できるだけ端的に記載するとよいでしょう。

ご紹介したWordやwelogの議事録のフォーマット・テンプレート・フォーマットを活用すると、効率的で見やすい議事録を作成することが可能です。上述の議事録作成のポイントも参考にすると、よりスムーズに議事録が作成できるでしょう。

議事録作成には、情報共有ツール「welog」もオススメです。簡単に議事録を共有・管理できる「welog」を活用してみてはいかがでしょうか。