提案書は、課題解決を提案するための文書のこと。採用される提案書の書き方について知りたいビジネスパーソンもいるのではないでしょうか。   今回は、提案書の概要と基本構成例、書き方のポイントやテンプレートを紹介します。提案書作成の効率化にお役立てください。

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提案書（英語：Proposal）とは、社内または顧客の課題解決のための提案内容をまとめた文書のこと。提案が採用されるかどうかは、提案相手が提案内容を精査して判断します。提案の内容次第で採用の可否が変わってくるため、説得力のある提案書を作成することが大切です。   提案書を作成するケースは、社内向けと社外向けの2種類あります。ここからは、双方の作成目的について見ていきましょう。

提案書は、社内向けか社外向けかにかかわらず課題解決のために作成しますが、実際には、以下のように少し意味合いが異なります。

「社内向け」提案書の作成目的：業務改善や営業・生産過程のプロセス改善など、社内にある課題を解決する

「社外向け」提案書の作成目的：自社製品やサービスが、顧客の課題解決にとってメリットや価値があることを説明する。提案が採用されることによりビジネスに発展させる、営業ツール（営業提案書）とするケースがほとんど

社内向けは、組織の体制変更やルールの改正などを目的として作成するケースもあります。一方、社外向けは顧客の課題解決に自社商品やサービスが役立つことを提案するのが一般的な目的です。

提案書とよく混同される文書として「企画書」があります。提案書と企画書の定義に明確な違いはありません。ただし、企画書は、実現したいことやアイデアなどの具体的なプランをわかりやすくまとめた文書を指すのが一般的です。そのため、提案書と企画書との違いは、企画内容の具体性にあるでしょう。

企画書は、読み手が企画内容をイメージできるように具体的なステップに落とし込み、詳細に内容を記載します。一方、提案書は課題を解決する方向性や施策の提案を目的とした文書のため、企画書と比較すると、内容に具体性がないものも含まれます。アイデアをまとめただけの文書も提案書といえるでしょう。

ただし、それぞれの解釈が異なる場合もあるため、どちらの文書を使うのかは、業界や組織ごとで使い分けるとよいでしょう。

ここからは、提案書の基本的な構成・フォーマットとその書き方について、社外向けを例に挙げて紹介します。社外向けの基本構成は以下の通りです。自社の目的に合わせて項目をアレンジし、活用してください。

【基本フォーマット】

・タイトル

・課題

・提案内容

・得られるメリット

・成功事例

・スケジュールや費用

・補足情報

タイトルは、提案書全体の印象を左右する、提案書の顔ともいえる項目です。一見して解決できる課題や生まれる価値が伝わるようなタイトルにするとよいでしょう。

提案相手が抱える課題を整理します。ここで大切なのは、課題の背景まで整理し記載することです。そうすることで、次の提案内容の根拠が明確になり、説得力が増すでしょう。具体的な数値や図表などを活用し、相手に伝わるように工夫することも必要です。

提案内容では、課題を解決するための方法について、できるだけ具体的に説明します。その際のポイントは、伝える順番を意識することです。まず、提案内容の全体像を説明し、その後に詳細を記載します。相手に最後まで読み進めてもらうために、要点を整理し簡潔に記載することを意識しましょう。

提案内容によってどのようなメリットが得られるのか、その効果を具体的に記載します。メリットを明確に示せるかは、提案の採用に大きく関わります。メリットが相手のニーズから離れたものとならないように注意しながら、課題解決の価値を伝えましょう。

過去に類似の成功例がある場合は、成功事例を記載すると、提案内容の信頼性をよりアピールできます。採用後のイメージもしやすくなるため、提案を前向きに検討してもらいやすくなるでしょう。

また、成功事例を記載する際は、「課題」「課題解決の流れ」「得られたメリット」について整理して記載するとよいでしょう。

提案書は、スケジュールや費用も必要な項目です。スケジュールについては、「いつ・誰が・何をする」など、人員計画も含めて記載します。

費用は曖昧な内容を記載すると、自社の信頼に関わります。金額の信憑性を高めるためにも、総額だけでなく、内訳も記載しましょう。

最後に、提案資料などの補足情報を記載します。社外向けの提案書の場合は、会社概要を記載しましょう。

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説得力がある提案書を作成するためには、どのような書き方をすればよいのでしょうか。知っておきたいポイントや注意点を解説します。

的確な提案書を作成するには、自社や顧客が抱えている課題を正確に把握することが重要です。提案相手の課題を正確に理解することで、提案内容の精度を高めることができます。課題に対する調査を入念に行い相手のニーズに合った提案をすることで、相手からの信頼を得られるほか、提案の採用にもつながるでしょう。

提案によって得られるメリットは、提案の採用可否を決める非常に重要な項目です。提案を採用するとどのような利益があるのかを明確にするために、数値や金額など定量的なデータを用いましょう。例えば、「人件費◯％削減」「売上◯％アップ」など、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。

提案書の内容は、実現性があるものでないと意味がありません。提案相手のリソースに課題や障害があるケースもあるため、提案内容が実現できるかどうかの判断材料として、スケジュールや費用などを提示し、相手が納得して判断できるようにすることが大切です。

提案書を作成する際は、文章やデザインを工夫することもポイントです。難しい表現を使わず伝えたい内容をシンプルにまとめるほか、「デザインを統一する」「写真や図表を用いる」など、見やすく伝わりやすい提案書を意識しましょう。

テンプレートを活用すれば、提案書を効率的に作成できます。提案目的や社内向け・社外向けなど用途に応じたテンプレートを用意するとよいでしょう。テンプレートの項目に沿って内容を記載することができるため、書き方に悩む方も、提案書をスムーズに作成できます。

ドキュメント共有ツール「welog」は、社内で使うさまざまな文書の作成やストック、情報共有を円滑にできるツールです。

定型文を登録できるテンプレート機能を使えば、クラウド上で簡単に提案書を作成できます。メールや外部チャットと連携し、社内だけでなく社外にもスムーズに提案書を共有可能。提案書だけでなく、業務に必要なあらゆる文書を一元管理できます。直感的に操作できるUIで、初心者でも簡単に操作できるほか、サポートも充実しているため情報共有が社内に定着します。

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上述の通り、welogのテンプレート機能を使えば、以下のような「提案書テンプレート」を作成できます。こちらは、要点を絞って内容を簡潔に伝えられる「1枚構成の提案書テンプレート」です。ぜひご活用ください。

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

提案書は、課題解決を提案するための文書です。社内・社外向けに作成しますが、提案書を書く際は、双方とも課題を正確に認識し、提案で得られるメリットや価値を具体的に記載することが大切となります。

そのほか、提案の実現性を示す材料を提示する、デザインを工夫することも書き方のポイントです。効率的に提案書を書くためには、テンプレートも役立つでしょう。ここで紹介した提案書の書き方を押さえて、説得力のある提案書を作成しましょう。