Microsoftが提供するオンラインストレージである「OneDrive」。Word・Excelなど「Officeアプリケーション」との連携性もあることから、導入したいと考えているビジネスパーソンもいるでしょう。

本記事では、OneDriveの特徴や料金プランを紹介します。OneDriveの基本的な使い方についても紹介しますので、自社での活用をイメージする際にお役立てください。

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OneDrive（ワンドライブ）とは、Microsoft（マイクロソフト）が提供するオンラインストレージです。ExcelやWordなどのOfficeファイルはもちろん、写真や動画などのファイルもオンライン上に保管してくれるサービスで、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。

OneDriveを使えば、ファイルの保存・編集・共有をどこからでも行うことが可能で、5GBまでなら無料で利用できます。OneDriveは、Word・Excelなど「Officeアプリケーション」との連携に優れており、「Windows」や「Microsoft Office」を使用している人にとって、使いやすいサービスでしょう。

先述した通り、OneDriveには無料版があり、ファイルの保存・編集・共有のほか、バックアップといった基本的な機能を備えています。しかし、それ以上の保存容量や機能を使いたい場合、有料プランを利用する必要があるでしょう。ここからは、OneDriveの料金プランを紹介します。「家庭向け」と「一般法人向け」に分けて、それぞれの有料プランを見ていきましょう。

【家庭向け】

（1ユーザーあたり）

*1　年間サブスクリプション（自動更新）

*2　6人まで使用可能

【一般法人向け】

（1ユーザーあたり）

※税抜き

*1　年間サブスクリプション（自動更新）

*2　無制限の個人用クラウドストレージを使用できるのは、サブスクリプションユーザー数が5人以上の場合。ユーザー1人あたり1TB分のストレージが提供された後、管理者がユーザー1人あたり5TBまで増量可能。さらにストレージが必要になった場合は、Microsoft サポートへ連絡。

OneDriveには家庭向けと法人向けのプランがありますが、双方の容量や機能面は異なります。法人向けプランは、家庭向けプランより機能面が充実しておりセキュリティ面も優れています。したがって、ビジネスで使うのであれば、法人向けプランを選ぶのがおすすめです。

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ここからは、OneDriveの特徴やメリットを見ていきましょう。

OneDriveの特徴の一つは、複数の人とファイルを共有・編集することができ、組織・チームで活用できることです。メールなどでファイルのリンクを送信するだけでOfficeファイルやドキュメントなどを簡単に共有できるほか、リアルタイムで共同編集できます。

また、共有リンクの有効期限の設定やパスワードの設定ができるプランもあり、情報漏えいなどのリスクも防げるため安心です。高度なセキュリティで、クラウド上のデータを安全に保護してくれるでしょう。

OneDriveは、クラウド上にフォルダやファイルを保存できます。そのため、パソコンが壊れたり紛失したりした際も、データ紛失のリスクが低いことも特徴の一つです。

また、パソコンとクラウド間でファイルを同期できるため、ファイルの内容を変更しても自動で内容が同期されます。さらに、オンライン時だけでなくオフライン時にも、同期しているファイルにアクセスすることが可能です。

OneDriveは、マルチデバイス対応で、パソコンだけでなくスマホ・タブレットなど、どのデバイスからでもアクセスできます。モバイル用アプリもあり、時間や場所を問わずに閲覧・編集・共有が可能です。会社に居なくてもファイルを確認できるため、出先で使う場合やテレワーク時にも便利でしょう。

OneDriveを使えばデータの保存や共有に多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。実際にOneDriveを使用している人は、どのような感想を持っているのでしょうか。口コミを調査したところ、以下のような意見がありました。

・ファイルが探しにくく、すぐに情報に辿り着けない

・ファイル化しなければいけないのが面倒

事務所の書類サーバーをNASからoneDriveに変更して3か月くらい経過して、特に不便はないんだけど、ファイル検索機能でファイル名が全然引っ掛からない・・・

oneDriveのファイル検索機能って、googleDriveより見つからなくない？

— blackzoro echo flex挑戦中 (@blackzoro1112) April 4, 2023

OneDriveは、検索機能を使っても欲しいファイルにヒットせず、ファイルが探しにくいというデメリットがあるようです。フォルダを階層的に管理することはできますが、フォルダの中身を確認するには、フォルダやファイルを一度開いて確認する必要もあります。同じような名前のフォルダやファイルがあると欲しい情報なのかを判別できないため、「案件別に分ける」「ファイル名の付け方を社内で統一する」など、情報を探しやすくする工夫が必要となるでしょう。

また、文書や画像などをクラウド上に保存するにはファイルを作成したのちアップロードする必要があり、それを手間に感じる人もいるようです。

情報共有ツール「welog」は、情報共有のムリ・ムラ・ムダをなくせるツールです。

welogは検索性に優れており、以下のように検索時にファイルの中身までプレビューで確認できるため、OneDriveを使用した場合の「ファイルが探しにくく、すぐに情報に辿り着けない」というデメリットを解消するのに役立ちます。

欲しい情報を視覚的に探しやすいほか、高度な検索機能を備えているため、情報にすぐアクセスし活用することが可能です。

また、OneDriveを活用するにはファイル化する必要がありますが、welogならオンライン上にある「ノート」に書き込むだけなので、情報をすぐに活用できます。

作業の時間や手間を削減できるため、OneDriveのようなオンラインストレージと合わせて使うと、より業務が効率化するでしょう。

さらに、「同時編集機能」や「タスク管理機能」も備えています。加えて、直感的に操作しやすいUIのため、ツールの使い方に慣れていない初心者でも簡単に操作可能です。ノート数無制限のフリープランがあり、1カ月のトライアル期間中は全ての機能を無料で試すことができます。期間終了後も1ユーザーあたり月額300円という安心価格のためスタートしやすい「welog」を、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

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ここからは、パソコン（PC）を使用する際の、OneDriveに関する基本的な使い方を紹介します。

OneDriveを使うためには、「Microsoftアカウント」が必要です。アカウントを持っていない場合、OneDriveの公式サイトから新規でアカウントを作成しましょう。既にアカウントを所持している場合、「サインイン」からメールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。

まずは、「無料アカウントを作成」をクリックします。メールアドレスを入力したのち、任意のパスワードを入力します。

次に、名前と生年月日を入力します。「次へ」をクリックすると、下記のように確認コードの入力が求められます。登録したメールアドレスにコードが自動送信されているため、そのコードを入力しましょう。

「アカウントの作成」画面で「次へ」をクリックし、案内に沿って進めていけば登録完了です。

ブラウザでフォルダやファイルを手動でアップロードするには、2つの方法があります。1つ目は、以下のように、該当のファイルなどを「OneDrive」へドラッグ＆ドロップする方法です。

2つ目の方法は、次の手順で行います。まず、「OneDrive」を開き、「アップロード」をクリックします。アップロードするファイルを選択し、「開く」をクリックすると完了です。

ブラウザでフォルダ・ファイルを共有する方法には、「招待メールをユーザーやグループに送信して共有する方法」と、「リンクをコピーして共有する方法」があります。

まず、「OneDrive」を開きます。共有したいフォルダまたはファイルを選択し、画面上部の「共有」をクリックします。

招待メールをOneDriveのユーザーやOneDrive内のグループに送信して共有したい場合、「リンクの送信」でメールアドレスやグループ名、名前などを入力し、「送信」を選択します。一方、OneDriveユーザー以外にも共有する場合は、リンクをコピーして共有します。その場合、「リンクのコピー」をクリックし、メールやメッセージなどで送信します。リンクを送信すると、受信者はリンクから直接フォルダやファイルを開くことができます。

OneDriveを活用すると、Officeファイルや写真・動画などのファイルをオンライン上に保管し、パソコンやスマホなどのデバイスでどこからでも編集・共有することできます。5GBまでなら無料で利用でき、「Officeアプリケーション」との連携に優れているため、「Windows」や「Microsoft Office」を使用している人にとって、便利なサービスといえるでしょう。

しかしOneDriveには、「ファイルが探しにくい」「ファイル化する手間がかかる」といったデメリットもあります。そういったデメリットを解決したければ、情報共有ツール「welog」がおすすめです。情報の共有・整理がしやすいため情報を素早く活用でき、OneDriveのようなオンラインストレージと合わせて使うと、さらに業務が効率化するでしょう。本記事で紹介したOneDriveの料金プランや使い方なども、導入検討の参考にしてください。