会社に出社することなく自宅や移動中などの離れた場所で仕事を行う「テレワーク」。柔軟な働き方が実現できるとして、近年、多くの企業がテレワークの導入を始めています。今回は、テレワークの始め方・やり方の手順、テレワークに必要なツールなどを紹介します。テレワークを成功させるポイントについても解説します。

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テレワークとは、「時間や場所を問わない働き方」のこと。情報通信技術を活用し、どこでも仕事ができる柔軟な働き方を指します。一般的にテレワークとは、以下のような3つの形態を指します。

・自宅で働く「在宅勤務」

・取引先のオフィスや移動中に働く「モバイルワーク」

・勤務先以外の小規模オフィスで働く「サテライトオフィス勤務」

テレワークを行うことで、社員は育児や介護、配偶者の転勤などに応じた「柔軟な働き方」や、仕事と家庭の両立など「ワークライフバランスの実現」が可能です。企業にとっても、ライフサイクルの変化による人材流出を抑制し、「優秀な人材を確保すること」に繋がります。また、勤務先や取引先などへの移動時間の削減や、迅速な顧客対応による「業務効率化」から「生産性の向上」にも繋がるでしょう。地震や台風など災害時に業務を継続するための「リスクマネジメント」としても有効です。さらに、新しい働き方を積極的に取り入れているといった印象を与えられるため、「企業イメージの向上」も期待できるでしょう。

テレワークを成功させるには、どのような手順で進めればよいのでしょうか。ここからは、テレワークのやり方について解説します。

まずは、テレワークの導入目的を明確にすることが重要です。「なぜテレワークを導入するのか」、「導入によりどのような効果を得たいのか」などについて、企業戦略の一つとして検討しましょう。目的は企業によってさまざまですが、「人材の流出防止や獲得」、「オフィスコストの削減と浮いた費用の有効活用」、「非常時に備えたリスク分散」などが挙げられます。

決定した方針は、トップダウンで社内に共有するのがポイントです。目的や意識を全社の共有認識とすることで、一人ひとりがゴール設定をしやすくなります。さらに、導入時や検討段階で注力するべき準備に見通しが立ち、スムーズに次のステップに進むことができるでしょう。

次に、プロジェクトの推進チームを結成し、テレワークを円滑に進めるための準備をしましょう。このとき、チームメンバーを情報システム部門人材など一部の専門部門だけに限定してしまうと、プロジェクトが一方的なものになってしまい、失敗に終わることも考えられます。複数の視点から担当者それぞれが情報や意見を交換し合えるよう、プロジェクトチームは経営トップを中心として、経営企画部門や人事・総務・経理などの事務部門、導入対象部門など、幅広い部門を対象としたメンバーで構成しましょう。これにより、テレワーク推進に向かい全部門が共通認識を持つことができるでしょう。

スムーズなテレワーク導入のためには、現状の業務を分析し、環境・ルール・制度を整備することが大切です。推進チームが中心となり、導入への課題や検討事項など現状の業務分析を行いましょう。
検討事項は、以下の項目を参考にしてください。

これらの現状を把握した上で、テレワークが「可能な業務」「対策を講じることで可能な業務」「困難な業務」に分類しましょう。

テレワークの対象者とテレワークの形態を決定します。まず対象者では、導入目的と照らし合わせて、最適な人選が必要です。形態では、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス」といった形態により、準備や運用方法も異なります。事業内容やコストと照らし合わせ、どの形態での導入が可能なのかを検討しましょう。併せて「終日なのか、部分的なのか」、「週に1日程度なのか、週単位なのか」など、実施頻度についても検討しておきましょう。

必要に応じて、社内制度の見直しも検討しましょう。テレワークに伴いフレックス勤務制度を導入する場合などでは、「就業規則」の変更が必要となります。休憩・休日・時間外労働はどのように対応するのか、勤怠報告はどのように実施するかなど、運用時を想定したルール整備を進めましょう。また、人事評価や申請書類を承認するための基準や条件などについても、取り決めておくとよいでしょう。

テレワークでの生産性を上げるためには、出社時と同じ作業環境が構築できるよう、システムの準備も必要です。テレワークの環境整備のため、以下のようなシステムを導入するとよいでしょう。

・リモートアクセスツール

・コミュニケーションツール

・労務管理システム

・ペーパーレス化ツール

・安全なモバイルテレワークツール

システムの詳細については、「テレワークに必要な5つのツールを整備しよう」で詳しくご説明します

社員が自宅などでテレワークを行う場合、勤務先と同等の作業環境を整備することも大切です。無理な環境で働くと、社員のモチベーションや業務効率が低下したり、健康に影響が出たりすることもあるためです。環境の整備として、Wi-Fiなどインターネット環境やパソコン・タブレット・スマートフォンなどのシステム機器、机や椅子などを準備するとよいでしょう。作業しやすい環境を構築するために、在宅勤務手当など資金面で補助を行うことも検討するとよいかもしれません。

試験的にテレワークを導入したら、「システムやツールの不具合はないか」「業務効率に変化はあるのか」「コミュニケーションの質に変化はないか」など、課題や目的と照らし合わせてルールや制度などの見直しを実施しましょう。導入の前後を比較しながら、改善を加えることも大切です。

ここまでのステップを踏んでから、テレワークの本格導入となります。導入してからも、出てきた課題に対して検証や改善を重ねることで、テレワークの成功に繋がるでしょう。

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ここからは、テレワークに必要なツールを5つご紹介します。

リモートアクセスツールとは、「インターネットを利用し、オフィスにあるパソコンの操作をテレワーク先でも可能にしたツールのこと」です。代表的なものとして、仮想デスクトップ方式、リモートデスクトップ方式、クラウドアプリ方式が挙げられます。この他、会社のPCを利用してテレワークを行う場合に安全に情報にアクセスする方法として、VPN方式があります。それぞれの概要や特徴については、以下の表を参考にしてください。

参考：厚生労働省『代表的なリモートアクセスツール』

どの方法を導入するかは、利用対象者の範囲や業務内容、テレワークの形態などを踏まえ、「コスト面での導入のしやすさ」、「使い勝手」、「セキュリティ」のバランスを考えて決定しましょう。

テレワークでの課題の一つに、社内のコミュニケーション不足が挙げられます。社内外とのコミュニケーションや情報共有を円滑に行うためにも、コミュニケーションツールの活用は欠かせません。代表的なコミュニケーションツールとして、離れた場所からでも資料や画面を共有しながら対話ができるweb会議ツールの「Zoom」や、グループチャット機能を備え、コミュニケーションを円滑に行えるビジネスチャットツールの「Chatwork」や「slack」などが挙げられます。

労務管理システムとは、「勤怠管理と給与計算」「労務関係書類の作成・提出の電子化」「社会保険や福利厚生の管理」などの効率化を目的としたシステムです。テレワークでは、紙ベースでの勤怠管理が行えないため、これらの労務管理システムへの切り替えを検討するとよいでしょう。電子化することによって労務関係業務を大幅に削減できるといった効果も期待できます。

各種申請書や議事録などに紙の書類を利用することが多い企業は、書類のデジタル化の移行を進めましょう。ペーパーレス化を推進する際は、最初から全ての書類を電子化しようとせずに、使用頻度が高いものや、外部とのやり取りが必要なものなど、優先順位を決めて進めるとよいでしょう。

中でも、テレワークを導入するにあたって必要となるのが、社内の情報共有をどのように行うかです。情報をクラウド上に保管できるシステムを導入することで、社員がいつでも・どこでも情報を共有でき、自宅やオフィス外の場所にいても、同じように業務を行うことができるでしょう。

そこでオススメなのが、チームのための情報共有ツール「welog」の活用です。welogは、業務のノウハウやナレッジ、社内wikiなどを一元管理でき、情報共有に特化しています。共同編集機能を活用すれば、離れた場所からもタイムリーに情報を共有し合うことが可能です。

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外出先や顧客先など、隙間時間で業務を行うモバイルワークでは、オフィス勤務や在宅ワークと比べ、より強固なセキュリティ対策も重要です。情報漏えいや端末機器の紛失や盗難といったリスク対策として、モバイルテレワークツールを活用するとよいでしょう。例えば、データをデバイス上の安全な領域で表示させ、終了時に自動的に消去できる「セキュアブラウザ」、デバイス上に暗号化された安全なデータ領域を作成する「セキュアコンテナ」などのシステムを活用できます。

テレワークを成功させるには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。ここからは、成功に導くポイントをご紹介します。

テレワークを成功させるためには、事前の計画や準備をしっかり行うことが大切です。導入費用や開始時期などを計画し、通信環境やセキュリティ面などの事前準備を行いましょう。きちんとした計画のもとに実施することで、推進側と社員の足並みを揃えることができます。スムーズにテレワークへ移行するためには、社内の現状や課題を把握することがポイントです。

テレワークは、導入したら終わりではありません。テレワークを進める中で、はじめの予測とは異なる課題が上がったり、社会情勢や社内の状況の変化によって、新たな対応が必要になったりすることも考えられます。テレワークの導入目的が、どの程度達成されているのかを検討する機会も必要です。状況に合わせて柔軟な対応が行えるよう、社内におけるテレワーク制度の見直しを定期的に実施するとよいでしょう。

社員がどの程度パソコンやツールを使いこなせるのかを把握し、適切なツールを選択することも大切です。使ってみることで「求める機能が備わっていない」「操作性が悪い」といったことに気づくこともあるでしょう。最初からたくさんのツールを取り入れずに、使い方を共有しながら段階的に取り入れるのがオススメです。

テレワークのやり方や始め方は、導入目的を明確にし、導入ステップを踏まえて行うとよいでしょう。パソコンなどのシステム機器やIT環境、制度やwebでの会議に対応できるツールなどを準備・整備することも大切です。自社にあったやり方で検討・改善を加えながら、テレワークの導入を成功させましょう。

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