業務に関する指示を記した文書である、指示書。「どのような項目を記載する必要があるのか」「どういったことに注意して、作成すると良いのか」など、知りたい方もいるでしょう。今回は、指示書の項目や、書くときのポイントなどを紹介します。テンプレートや書き方の例も紹介しているので、ご活用ください。

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「指示書」とは、従業員や社外に周知徹底すべき業務指示内容を記載した文書のこと。強制力が強いものは、「通達文」と呼ばれることもあります。「従業員への業務指示」という性質があるため、「社長」「部門長」「部長」といった一定の権限を持つ人が指示書を出すのが一般的です。英語では、「statement of direction」「written directive」などと表現されます。

指示書には、「業務指示書」「製造指示書」「残業指示書」など、さまざまな種類があります。医療介護分野では、「訪問リハビリ指示書」や「訪問看護指示書」などが使われているようです。「指示書」と一言で言っても、業界によってその意味合いは若干異なると覚えておくとよいでしょう。

今回の記事では、一般的な企業における指示書について、解説していきます。

指示書は、従業員に指示内容を周知徹底することを、主な目的としています。従業員に指示書を出すことにより、従業員はその内容を把握し、指示書に則った適切な行動ができるようになります。従業員全員が指示を守るようになれば、業務の円滑化・効率化にもつながるでしょう。

指示書に記載する項目は、ある程度決まっています。指示書の基本構成について、見ていきましょう。

（テンプレートへのリンクはこちら）

指示書の冒頭には、「管理ナンバー」を記載します。指示書は、年に何回も出される可能性がある文書です。管理ナンバーを記しておくことで、「どれが最新の指示書なのか」がひと目見てわかるようになります。

次に、「発行日（送付日）」を記載します。間違って、指示書の「作成日」を記入しないようにしましょう。

「年」の表記については、「和暦（令和●●年）」でも「西暦（20●●年）」でも構いませんが、「和暦表記」の方が一般的です。「令和3年8月10日」といったように、「年」「月」「日」を省略せずに記載しましょう。

続いて、指示書の「宛先」を記載します。「社員各位」「営業各位」「〇〇課長殿」といったように、誰に向けた文書なのかを明記することが重要です。指示内容を伝えたい相手に敬意を示すため、「各位」「殿」など敬語表現を用いましょう。

宛先の下には、「営業部長 鈴木太郎」「総務部長 山田次郎」といったように、「発行部署」と「（発行部署の）代表者名」を記載します。必要に応じて、押印もしましょう。

次に、何についての指示書なのかがひと目で分かるよう、指示書の「タイトル」を記載します。「商品Aの販売活動について」「サービスBに関する意見交換会の開催について」「オフィスの省エネ対策について」といったように、タイトルを簡潔に記しましょう。

最後に、具体的な指示内容を「本文」として記載します。その際、「時候の挨拶」は不要です。本文の文字数が多くなればなるほど、社員に指示内容が伝わりにくくなるため、なるべく少ない文字数で簡潔に説明しましょう。本文を書く際のポイントについては、後ほど詳しく紹介します。

この他、指示の内容によっては、「目的」や「場所」「期間」「担当者」「条件」「方法」「問い合わせ先」なども記載するとよいでしょう。

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「残業削減」についての指示書の記載例を紹介します。

「オフィスの省エネ対策」についての指示書の記載例を紹介します。

指示書を書く際の、4つのポイントを紹介します。

指示書にありがちな失敗として、「指示内容が、イマイチよくわからない」「記載漏れ・ミスが多く、指示内容の正確な把握が難しい」といったことが挙げられます。指示を出したい相手に、的確に指示内容を伝えるのが指示書の役割のため、正確な内容が正しく伝わるように書くことが大切です。

わかりやすい指示書を作成するためには、「5W2Hを明記する」「指示内容を箇条書きする」「概要を先に記載した後で、指示内容の詳細を説明する」などの工夫をしましょう。指示内容の記載漏れ・ミスを防ぐには、「作成者によるセルフチェック」に加え、「第3者によるダブルチェック」を行うことをおすすめします。

「指示書に、発信者の名前が書かれていない」「誰に宛てた指示書なのか、明記されていない」などの失敗にも注意が必要です。発信者や宛先が記載されていないと、「発信者が誰かわからないので、重要な指示だと思わなかった」「指示の対象に、自分も含まれていると気付かなかった」といった事態が生じかねません。そうしたことが起こらないよう、指示書には「誰から誰への指示なのか」を明記しましょう。

「指示内容を間違いなく実行してもらいたいと思うあまり、高圧的な文章になってしまう」ことにも、注意が必要です。「過度な命令口調」や「威圧的な表現」は避けましょう。特に社外に対する指示書では、社内に対する指示書以上に、表現に気をつける必要があります。

指示書の文体は、「だ・である調」または「です・ます調」のいずれかです。社内向けの場合にはどちらの文体でも問題ありません。社外向けの場合には、取引先への敬意を示すため、「です・ます調」を使いましょう。

指示内容によっては、「文章だけでは、内容を正確に理解するのが難しい」ということもあるかもしれません。そのような場合には、必要に応じて、指示内容に合った「イラスト」や「写真」を添付することをおすすめします。指示書にイラストや写真を入れることにより、指示内容の理解が促されるでしょう。

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指示書は、指示内容を従業員や社外に周知徹底するための重要な書面です。指示書を作成する際には、テンプレートを使用し、「宛先」や「発行部署と代表者名」「タイトル」といった基本項目を漏れなく記載しましょう。「正確な内容が、正しく伝わるように書く」「威圧的な表現を避ける」などのポイントを押さえた上で、相手への指示内容が明確に伝わる指示書を作成しましょう。

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