ペーパーレス化を実現すると、企業の生産性向上が期待できます。適切な手順を踏んで情報共有やWeb会議など目的に合わせたツールを活用すれば、ペーパーレス化を促進させることができるでしょう。今回は、ペーパーレス化を実現できるツールの種類や選び方、ペーパーレス化の進め方や注意点などをご紹介します。

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ペーパーレス化とは、「紙の文書媒体を電子化したデータとして保存・活用すること」です。ペーパーレス化には、業務報告書や会議議事録、契約書や財務諸表など企業にあるさまざまな文書をサーバー上に蓄積することで保管・活用を容易にし、業務効率の改善を図るという目的があります。

近年では「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などにより、従来は紙での保存が義務付けられていた文書が電子文書で保存できるようになり、企業がペーパーレス化しやすい環境の整備が進んでいます。さらに、育児や介護など個々の事情に応じた多様な働き方の実現を目指す「働き方改革」を政府が推進しており、今後ますますペーパーレス化の動きは加速していくでしょう。

ペーパーレス化を実現させるためには、紙ベースの資料を使った業務を減らし、クラウド上に情報を保管し利用できる「クラウドシステム」を活用することが重要です。ここからは、ペーパーレス化を実現させるツールをご紹介します。

情報共有ツールとは、ICT（情報通信技術）を活用して情報を共有・管理し、組織の生産性を高めるためのツールです。業務マニュアルや議事録、日報などの文書をクラウド上で一元管理できるため、情報の検索性に優れており、共有しやすいという特徴があります。稟議書など社内文書の申請や承認が行える、ワークフロー機能のサービスを備えるツールもあります。

チームのための情報共有ツール「welog」は、「必要な情報を誰でも簡単に残せる、必要な情報が簡単に見つけられる」ツールです。クラウド上で「ノート」を編集し、いつでも最新の情報を共有・活用することができます。作成者やキーワードでの絞り込みなど高度な検索機能も備えており、探している情報を簡単に見つけることも可能です。

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Web会議ツールとは、「Zoom」や「GoogleMeet」などに代表される、Web上で会議を行えるツールです。パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境さえあれば、在宅や移動中など出社の有無に関わらず、会議に参加できます。サーバー上で必要な資料を共有することもできるため、ペーパーレス化の促進に役立つでしょう。

電子契約ツールとは、取引先との契約締結など契約業務に特化したツールです。代表的なツールとして「クラウドサイン」や「GMOサイン」などが挙げられます。クラウド上で契約書の作成や保管などの一元管理が行え、テンプレート機能や外部サービスとの連携などツールによりさまざまな機能を備えているのが特徴です。クラウド上で契約が完結できるため、取引先に出向き、紙の文書に印鑑を押印してもらうなどの時間や手間を省くことができるでしょう。

「電子署名法」の施行により、一定の要件を満たせば紙の契約書ではなく電子契約も法律的に有効であると認められたため、契約業務のペーパーレス化も実現しやすくなっています。

クラウドストレージとは、画像やファイルなどのデータを保存・共有することができる、クラウド上の保管スペースです。保存できるデータ容量は、サービスやプランによって異なりますが、容量が小さいものから無制限のものまで選択することができます。データのバックアップを自動保存してくれるため、記憶媒体としても便利です。

勤怠管理ツールとは、「ジョブカン」などに代表される、社員の労働時間や休日などを管理できるツールです。出退勤をクラウド上で報告できるため、オフィスに出社しタイムカードを押す手間を省くと同時に、テレワークの促進にもつながるでしょう。

また、勤怠管理ツールの中には、勤務時間の超過や異常値を検知してくれる、アラート機能などのサービスを備えたサービスもあります。給与計算や人事評価ツールなどと連携することで、労務関連業務をより効率化することができるでしょう。

請求書作成・管理ツールとは、見積書・請求書の作成や受注・入金の管理などを一元管理できるツールで、代表的なものに「board」などが挙げられます。統一された書式に基づき文書を管理できるため、作業時の入力ミスや漏れなどを防ぐことが可能です。情報を一元管理することで、顧客への対応を迅速に行えるほか、月末月初に集中しがちな請求業務などを効率化できるのが特徴です。

ペーパーレス化を進めることで、紙の文書を利用するのと比べ、さまざまなメリットが生まれます。ここからは、ペーパーレス化のメリットを見ていきましょう。

ペーパーレス化を実現すると、紙や印刷代、文書を保存するための場所代や光熱費など、さまざまなコスト削減が可能です。また、紙の文書を管理するために必要な人や時間などの工数削減も期待できるでしょう。

ペーパーレス化により、社内での情報の一元管理や、ナレッジの迅速な共有・活用につながります。検索性も高くなることから、必要な情報を探し出す手間を削減でき、業務を効率化することが可能です。また、文書をファイルに保存したり、不要になった文書を整理したりする作業も簡単に行えるため、情報の管理という観点でも業務効率化を図りやすくなるでしょう。

ペーパーレス化により、「在宅勤務」や移動中に行う「モバイルワーク」など柔軟な働き方を促進できるというメリットもあります。例えば、従来のように紙の書類を承認・決済する場合、対面で行う必要があることから働く場所や時間が固定されていましたが、ペーパーレス化を実現した場合、どこからでもいつでも業務を行うことが可能です。

また、社内で社員が固定席ではなく自由な席で仕事を行う「フリーアドレス制」 の推進にもつながるでしょう。

BCP（Business Continuity Plan）対策とは、「事業継続のために講じる対策のこと」です。ペーパーレス化は、企業が地震や豪雨などの自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合の対策にも効果的です。ペーパーレス化を図りクラウド上にデータを保管しておけば、大規模災害による紙書類の損失などのリスクを軽減することができるでしょう。

では、ペーパーレス化はどのように進めていけばよいのでしょうか。ここからは、ペーパーレス化を促進させるための進め方を見ていきましょう。

まず、社内にある紙の文書を洗い出すことから始めましょう。紙の文書がどの程度あるのか、どのように管理されているのかなど現状を整理することが大切です。紙の文書と電子文書では管理方法も異なるため、事前に全体像を把握しておきましょう。

次に、紙の文書の中からどの文書や業務範囲をペーパーレス化すればよいのか検討します。ペーパーレス化する文書や範囲を決める際は、「ペーパーレス化による効果」や、「その業務に携わる社員の数」などの情報を基に、まずどの業務や文書から進めればよいのか優先順位を決めて行うとよいでしょう。

ペーパーレス化する文書や業務範囲が決まったら、業務内容や目的に合わせてツールを選びましょう。その際は、「実際に該当する業務を行う社員が使いこなせるのか」「業務の課題を解決できるのか」を判断基準とするのがポイントです。また、スマホやタブレットでも操作できるのかなど、デバイスごとの使いやすさも確認しながら導入しやすいツールを選ぶとよいでしょう。

導入したら、そこで生まれた課題を検証し、改善を行うことが大切です。例えば、「ツールを使いこなせない」という課題が生じた場合、ツール活用のための勉強会を開く方法があるでしょう。導入により生じた課題を一つ一つ解決しながら、段階的にツールの導入を進めていくのがおすすめです。

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ペーパーレス化ツールを選ぶ際、どのような視点で選ぶと失敗しないのでしょうか

ツールの導入費用と比較して、その効果がどの程度あるのかを検証しましょう。「どのくらいの頻度でツールを利用するのか」「業務効率がどの程度向上するのか」などを事前に考えることが大切です。機能や容量が多いものは、導入コストもかさむ傾向にあります。自社の業務内容に照らし合わせて、適当な機能を備えたサービスを導入することで、導入による効果を実感しやすくなるでしょう。

ツール同士の連携性を確認することも、ペーパーレス化ツールを選ぶ際のポイントです。例えば、情報共有ツールとチャットやビデオ通話ができる「コミュニケーションツール」を連携すれば、簡単に情報を共有することができて便利です。関連性の高いツール同士を連携できれば、より業務を効率化することができるでしょう。すでに導入しているツールがある場合、そのツールとの連携性を確認することをおすすめします。

ツール選びでは、社員が使いやすい操作性を備えているかを見極めることも重要です。さまざまな機能を備えていても、実際に社員が使いこなせなければ無駄になってしまうこともあるため、利用する社員のITリテラシーなども考慮しながらツールを選ぶとよいでしょう。また、紙ベースの仕事に慣れている場合、ツール導入当初は紙ベースのときより業務の手間や時間が増える場合も考えられます。どの社員でも使いこなせる簡単な操作性を重視して選ぶことで、ツールの活用が活性化されるでしょう。

ツールによっては、導入前に無料のトライアルを利用できるツールもあります。無料のトライアルを活用すれば、実際に社員が利用してみて感じた課題などを事前に把握・検証することが可能です。トライアルで生じた課題を導入前に解決できれば、ペーパーレス化を効果的に進めることができるでしょう。情報共有ツール「welog」は、多くの方に安心して利用していただくために、無料トライアルをご用意しています。全ての機能を無料でお試しいただけるので、活用してみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、注意しなければならない点もあります。ここからは、気をつけるべきポイントをご紹介します。

まずは、部署やプロジェクトなど範囲を限定してペーパーレス化を行いましょう。最初から全てをペーパーレス化すると、さまざまなトラブルが生じる恐れもあります。「自社のみで使用する文書」や「ペーパーレス化の効果が大きい文書」などから始め、段階的に導入範囲を広げていくのがおすすめです。

企業には、個人情報や機密情報など重要な文書もあるため、導入するツールのセキュリティ対策を確認するとともに、ツールを扱うための社員教育を行うことが重要です。

ペーパーレス化した文書は、アクセス権限を設定する、アクセス履歴の把握を可能にするなど、セキュリティ対策を講じる必要があります。情報漏えいなどのリスク回避のため、端末や情報の適切な扱い方について研修を開くなど、社員教育を実施することも大切です。

紙ベースで行う業務とペーパーレス化した上での業務では、文書の保管や取扱い方法などが異なります。社外から情報にアクセスしやすくなる一方、情報漏えいのリスクも増すでしょう。ペーパーレス化を進めるためには、情報の保管や取扱い方法などの管理ルールを定めて、適切に運用することが重要です。

ペーパーレス化の実現には、クラウド上でサービスを利用できるツールを活用するのがおすすめです。情報共有を活性化させたりWeb会議を行えたりするツールなどがあるので、業務の内容や目的、操作性などを検討し、適切なツールを選ぶとよいでしょう。ペーパーレス化を促進させるためには、管理ルールや社員教育などの注意点を踏まえながら、効果的に進めることが大切です。ペーパーレス化を進めることで、業務の効率化やテレワークなど多様な働き方を実現しましょう。

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