新型コロナウィルス感染拡大防止のため、テレワークを検討・導入する企業が急増しています。テレワークを成功させるために不可欠とされているのが、ペーパーレス化です。「テレワーク導入に先立ち、ペーパーレス化したいが方法がわからない」という企業も少なくないでしょう。今回は、テレワーク導入の現状やペーパーレス化のメリット、ペーパーレス化を進める際に必要な準備などについて、紹介します。

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コロナ禍により、テレワークを導入する企業が倍増しています。総務省が2021年6月に発表した『令和2年通信利用動向調査の結果（概要）』によると、テレワークを導入している企業は47.5％と、令和元年に実施した前回調査（20.2％）の倍以上に増加。また、現在は導入していないものの、今後導入予定という回答が10.7％ありました。

（参考：『令和2年通信利用動向調査の結果（概要）』p12）

産業別に見ると、全産業で導入率が大幅に増加。特に「情報通信業」では、92.7％と大多数の企業がテレワークを導入しています。この他、「不動産業（68.1％）」や「金融・保険業（67.6％）」の導入率も高いようです。

（参考：『令和2年通信利用動向調査の結果（概要）』p13）

ペーパーレス化することで、どのような効果が期待できるのでしょうか。ペーパーレス化のメリットを紹介します。

ペーパーレス化のメリットとして実感しやすいのが、コストの削減です。ペーパーレス化すれば、印刷の量や頻度が極端に減るため、「用紙代」「インク代」「プリンターのメンテナンス費用」などを大幅に削減できます。また、文書保管のためのスペースを必要最小限にすることができるため、場合によっては、オフィスを縮小して賃料を下げることもできるでしょう。文書を破棄する際にかかる「シュレッダー業務」や「文書廃棄業者への依頼」にかかるコストも削減可能です。

ペーパーレス化により、文書の「作成・修正」「検索」「回覧・承認」「管理・保管」といったさまざまな業務の効率化が可能です。

文書の作成・修正については、作業を一から行う必要がなくなり、「テンプレートを活用し、必要な部分だけ変更する」「修正が必要な箇所のみ書き換える」など、最小限の工数で作業を完了できるようになります。紙文書の場合には必要な情報を探すのに時間がかかることが多いですが、ペーパーレス化していれば「キーワード検索」により、必要な情報に最短・最速でアクセスすることが可能です。稟議書・決裁書などの「回覧・承認」の際には、手渡しでの回覧が必要なくなり、承認がおりるまでにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。文書の「ファイリング」や「キャビネットへの保管」といった管理・保管業務も簡略化できます。

さまざまな業務を効率的に行えるようになることで、生産性の向上にもつながっていくでしょう。

ペーパーレス化は、BCP（事業継続計画）対策としても効果的です。BCPとは、「Business Continuity Plan」の略で、「テロ」や「自然災害」といった緊急事態が起こった場合でも、企業として重要な業務を継続し続けるための計画を意味します。

オフィスの火災により、紙文書を消失・滅失してしまった場合を考えてみましょう。ペーパーレス化していない場合には、業務に必要な情報を確認できなくなるため、事業の継続が困難になります。一方、ペーパーレス化とテレワークを同時に実施していた場合には、必要なデータをオンラインで確認しながら自宅で業務を行えるため、事業を継続できます。地震・津波・噴火といった災害がいつ起こってもおかしくない日本において、ペーパーレス化はBCPの観点でも非常に重要な施策と言えるでしょう。

文書を共有しやすいことも、ペーパーレス化のメリットの1つです。紙文書の場合には「人数分の印刷」や「全員への配布」が必要ですが、ペーパーレス化すれば文書を必要としている人にオンライン上で即座に共有することが可能になります。事前に文書を共有しておけば、Web会議もスムーズに行えるようになるでしょう。

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テレワークを導入したものの、紙媒体の書類に関係する業務があるために出社が必要というケースも少なくありません。その背景にある課題を見ていきましょう。

テレワークにおいても、従業員の勤怠管理は確実に行う必要があります。タイムカードなど紙ベースで勤怠管理を行っている場合、テレワーク勤務者の勤怠管理をリアルタイムに行えません。そのため、テレワークの導入が難しいという事態が起こります。

押印が必要な文書があることも、テレワークの導入・浸透を妨げる要因の一つです。押印が必要な文書の例としては、社内で使う「稟議書」や「決裁書」、クライアントや顧客との「各種契約書」などが挙げられます。テレワーク導入後も押印が必要な文書を使っている企業では、押印のためだけにやむを得ずオフィスに通う「ハンコ出社」をしている方もいるようです。

企業によっては、「請求書」や「発注書」などを顧客にFAXで送っているところもあるでしょう。そうした状況の中でテレワークを導入すると、「自宅にFAXがないから、業務を行えない」「誤送信の心配があるから、自宅からFAX送信してもらいたくない」といった問題が生じる可能性があります。テレワークを導入しているにも関わらず、FAXを使った業務があることが原因で、書類をFAX送信するためだけにオフィスに行く「FAX出社」を余儀なくされている方もいるようです。

閲覧・確認が必要な紙文書があることも、テレワークの導入・浸透を妨げる要因の一つとなっています。紙文書を社外に持ち出すと、「置き忘れ」や「紛失」が起こりやすくなり、情報漏えいの危険性が高まります。そのため、社外に紙文書の持ち出しを禁止している企業も少なくありません。オフィスにある文書を自宅から閲覧・確認できないことが原因で、「テレワークでは、業務が進まない」「やむを得ず、オフィスに出社する」といった問題が生じているようです。

先ほど紹介した課題を克服し、テレワークの導入・浸透を円滑に行うためには、ペーパーレス化の実施が不可欠です。テレワーク導入に向けて、ペーパーレス化を進める際に必要な4つの準備について、見ていきましょう。

関連記事：ペーパーレスとは？メリットや取り組む際のポイントなどを紹介

ペーパーレス化を完全に実現するためには、ある程度の時間・労力がかかります。確実にペーパーレス化を進められるよう、導入計画を策定しましょう。具体的には、ペーパーレス化の導入時期や対象とする「業務」や「文書」、データの「保存方法」や「保存期間」「アクセス権限」などを定めます。

社内全体でペーパーレス化を進めていこうという意識が高まっていないと、ペーパーレス化は思うように進みません。ペーパーレス化を成功させる鍵となるのが、「メンバーの理解」です。経営陣や多くの従業員から理解を得られるよう、ペーパーレス化の目的や、「コスト削減」「生産性の向上」といった効果について、具体的な数値や他社の成功事例などを交えて説明しましょう。

ペーパーレス化を効率的に進めていくためには、ツールの導入が不可欠です。ペーパーレス化の目的や導入・運用にかけられるコストなどを考慮した上で、自社にあったツールを選びましょう。具体的な選定ポイントとしては、「費用対効果」や「ツール同士の連携」などがあります。

関連記事：ペーパーレス化に欠かせないツールの種類。選び方や導入手順、注意点をご紹介

既存の紙文書をデータ化しておかないと、「書類を自宅に持ち帰らないといけない」「文書を自宅からPCで確認できない」といった問題が起こる可能性があります。そうした状況を防ぎ、ペーパーレス化のメリットをより実感しやすくするためにも、「これから新たに作成する文書」だけでなく、「過去に作成した文書」も電子化しましょう。

テレワークを成功させるための、ペーパーレス化ツールを確認しておきましょう。

情報共有ツールとは、ICT（情報通信技術）を活用し、情報を共有・管理するツールです。情報共有ツールを使えば、業務をする上で必要な文書をクラウド上で一元管理できるため、業務効率化や組織の生産性向上が期待できます。「閲覧・確認が必要な紙文書がある」という理由でペーパーレス化をためらっている企業は、情報共有ツールを活用するとよいでしょう。中には、稟議書や決裁書といった社内文書の申請や承認が行える、ワークフロー機能のサービスを備えるツールもあります。ワークフロー機能のサービスを備えたツールを活用すれば、「ハンコ出社」の頻度を下げられるでしょう。

「welog」は、「必要な情報を誰でも簡単に残せる、必要な情報が簡単に見つけられる」をコンセプトとする、チームのための情報共有ツールです。welogを使えば、会議の議事録や業務マニュアル、日報などのさまざまな文書を、ペーパレスで記録・共有・活用できます。操作画面がシンプルでわかりやすいため、情報共有ツールを初めて使う方でも、直感的に操作することが可能です。

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勤怠管理ツールとは、従業員の出勤・退勤時間や休憩時間などを管理するツールです。代表的なツールとしては、「ジョブカン」「kincone」などがあります。勤怠管理ツールがあれば、自宅からリアルタイムで出退勤を報告することが可能です。「紙ベースで勤怠管理をしているけれど、ペーパーレス化したい」という企業は、勤怠管理ツールを導入しましょう。

電子契約ツールとは、契約書の作成・保管など、契約業務に特化したツールです。代表的なツールとしては、「クラウドサイン」や「GMOサイン」などが挙げられます。電子契約ツールを使えば、クラウド上で契約が完結できるため、紙の契約書への押印が不要になります。その結果、「ハンコ出社」の頻度を下げることができるでしょう。

見積・請求管理ツールとは、見積書や請求書の作成・受注・入金管理などを一元管理できるツールです。代表的なものとして、「board」が挙げられます。見積・請求管理ツールを使えば、クラウド上で見積書や請求書を作成・管理できます。「押印やFAXが必要な文書がある」「閲覧・確認が必要な紙文書がある」という課題を抱えている企業は、見積・請求管理ツールの導入を検討するとよいでしょう。

ビジネスチャットとは、「Chatwork」や「Slack」に代表される、ビジネスでの利用に特化したチャットツールです。ビジネスチャットを使うことで、リアルタイムなコミュニケーションが可能になります。文書ファイルや画像などの共有も簡単にできるため、「閲覧・確認が必要な紙文書がある」という課題の解決にもつながるでしょう。

コロナ禍で急速に普及したテレワークを成功させるために不可欠なのが、ペーパーレス化です。ペーパーレス化を実施する際には、「導入計画の策定」や「対象者への説明」などを確実に行う必要があります。さまざまなサービスの中から、自社にとって最適なペーパーレス化ツールを選択し、テレワークの推進を図ってみてはいかがでしょうか。

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