組織が持つ情報やナレッジを共有するためのツールである「社内wiki」。テレワークや業務のデジタル化などが進む現代において、社内にある情報やナレッジの共有方法が課題となっている組織も多いのではないでしょうか。今回は、社内wiki活用のメリットやさまざまなツールの選び方、失敗事例から学ぶ社内wikiを成功させるポイントなどをご紹介していきます。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

「社内wiki」とは、組織の内部において、個人がそれぞれに持つ情報（ナレッジ）をオンライン上にストックし、情報共有やコミュニケーションを円滑化するツールのこと。インターネット上で多くの人の知識を体系化した「Wikipedia（ウィキペディア）」を、社内用にアレンジして構築したものと考えるとわかりやすいでしょう。

これまで、組織内で個人が持つナレッジやノウハウの管理は、各部署で運用するサーバーや、個人単位で行うのが一般的でした。このような状態では、社内にどのような情報が蓄積されているのかがわかりにくく、活用が困難だったと言えます。社内wikiは、これらの情報等を一元化し社内で共有することで、新たな業務に活用していくことを目的としています。そのために、それぞれが持つ情報をアップロードし、情報を蓄積・データベース化。社内wikiを検索・閲覧することで、知りたい情報を誰でも素早く見つけることができます。また、一度アップロードされた情報を、随時編集し新しい情報に更新することで、常に最新の情報を社内に共有可能になります。

組織内の情報共有やコミュニケーションに課題があると、プロジェクトが円滑に進まない、属人化が起きるなど、さまざまな支障が生じます。社内wikiの活用により得られるメリットや、解決する組織課題を見ていきましょう。

情報やナレッジが特定の社員に偏る属人化には、その社員の不在により「業務上のトラブルに対応しきれない」「業務効率が低下する」「知識や技術が失われる可能性がある」「チェック体制が機能しなくなる」などの、さまざまなデメリットがあります。社内wikiの活用は属人化の解消に役立つとともに、「従業員や部署全体における業務の質統一と向上」や「質の改善による、顧客満足度の向上」などにもつながります。

社内wikiで情報やナレッジを一元的に管理することで、情報を検索する時間を大幅に削減できます。また、蓄積された情報を活用することで、「すでにある資料を新たに作る時間」「似たような疑問の解消」などに従来割いていた業務時間を減らし、業務効率化につながります。

新入社員やキャリアアップのための研修、部門間移動による引き継ぎ等には、時間やコストがかかります。社内wikiに「研修内容」や「引き継ぎ内容」「マニュアル」などを蓄積し教育場面で活用することで、教育担当者の負担軽減や、引き継ぎ業務などにかかる時間の抑制につながります。スムーズな即戦力化にも役立つでしょう。

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社内には多くの情報があり、日々更新されています。膨大な情報のなかで、社内wikiに蓄積していくべきなのは、どのような情報なのでしょうか。

情報は、「フロー情報」と「ストック情報」に大きく分類できます。フロー情報とは、その瞬間に利用され、再利用性の低い情報。「ちょっとした質問・相談」「雑談」「お知らせ」などが該当します。「時間経過とともに、消えていくもの」と捉えるとよいでしょう。

一方の「ストック情報」とは、「蓄積する」という意味合いを持つ情報を指し、情報資産として蓄積していくべきものです。具体的には、「業務マニュアル」「顧客データ」「業績資料」「契約書類」などが該当します。

ただし、フロー情報とストック情報は必ずしも明確に分類できるものではありません。フロー情報の中からストック情報が生まれたり、ストック情報の一部がフロー情報として切り出されたりと、利用方法により、その性格が変化することもあると覚えておくとよいでしょう。

社内wikiでの管理に向くのは、主にストック情報です。例えば、頻繁に利用するストック型の情報を、メールやチャットなどのツールを利用して管理すると、「どこに行ってしまったのかわからない」「情報が流れてしまう」「検索しづらい」などの課題が発生しやすくなります。社内wikiを利用してストック情報を管理することで、これらの課題解決につながるでしょう。

社内wikiツールは、どのように選べばよいのでしょうか。具体的な選定ポイントを見ていきましょう。

社内wikiツールの導入にあたり、導入や運用の費用がどの程度になるかは重要なポイントです。単に費用のみを比較するのではなく、社内wikiを導入することで削減が期待されるコストも踏まえ、コストパフォーマンスのよいサービスを選択しましょう。

導入による効果が見えないうちに、有料版を導入することに躊躇する場合には、トライアル期間があるものや、無料のものを利用するのがおすすめです。人数制限を始めとする条件が設けられていることもありますが、まず利用してみることで、自社に合ったサービスかどうかを確認できます。

情報が検索しやすい形で蓄積されていることが、社内wikiツールの使い勝手を左右するポイントです。「キーワードによる検索精度」「更新時期や投稿者名による絞り込み」「カテゴリやタグ機能」「蓄積する情報の階層構造」などは、ツールによって異なります。情報が蓄積されたときに、どのような方法で検索できるのか、情報へのアクセスのしやすさを確認しておきましょう。

また、社内wikiは社内で多くの人に活用されて初めて効果を発揮します。誰もが投稿や編集を行いやすいよう、直感的に操作しやすいツールかどうかも確認しておきたいポイントです。各サービスでは、利用時を想定したサンプルなども公開しているため、それらを参考にするとよいでしょう。

社内での利用規模や利用したいシーンによって、必要な機能も変わってきます。「公開範囲と権限の設定」「通知設定」「スマホなどPC以外のツールでの使いやすさ」など、実際の利用シーンを想定し、必要となる機能が搭載されたツールを選択しましょう。

テレワークの普及により、オフィス以外の環境から社内wikiへアクセスするケースは今後も増加していくでしょう。社内wikiには機密情報や情報資産が蓄積されることも踏まえると、セキュリティ面も重視したい視点です。

国際セキュリティ資格「ISMS」の保有の有無や、二段階認証等を使ったログイン機能があるかなどが、ツールのセキュリティ面を評価するポイントとなります。併せて、ページの公開範囲を選択できるかどうかも確認するとよいでしょう。

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なお、社内wikiツールを使って業務の効率化を図りたい方には、こちらの記事が参考になります。

参考：【2022年版】無料で使える社内wikiツール、おすすめ6選。選定や運用のポイントを紹介！

社内wikiの成功とは、「組織内で社内wikiが頻繁に検索され、情報やナレッジ共有が円滑になる」という状態をつくることです。その前提として、「社内wikiに情報が常に書き込まれ、検索され、更新される」という好循環が生まれている必要があります。しかし、実際に社内wikiの運用を始めると、この好循環がどこかでストップし、社内wikiを活用しきれなくなるという課題も生じます。ここでは、社内wikiが失敗してしまうパターンと、その対処法を事例から検討していきます。

【原因】目的が不明確なままに導入。何を投稿するのかや、検索のタイミングがわからない

社内wikiの利用目的や活用方法が組織内で広く浸透しないままに導入すると、このパターンに陥りやすくなります。利用の目的が不明確だと、「何を書き込めばよいのか」「どのような情報を社内wikiで検索できるのか」などもわかりづらいため、利用者が限定的になり、活用されなくなってしまうのです。

【解決策】導入のメリットを明確にし、社内wikiに対する目線を合わせる

このような場合、組織内の多くの人が社内wikiを活用しようと思える環境づくりが大切です。まずは、情報共有に関する課題感を共有し、社内wikiを活用することで得られる「業務効率化」や「業務負担の軽減」などのメリットを明確にしましょう。具体的なシーンを想定して説明するなど、利用者の目線に立った発信を行うとよいでしょう。社内の情報共有が不十分である場合に起こるデメリットもあわせて伝えると、より効果的です。

【原因】運用方法が曖昧なままに導入。統一性に乏しく、書き込みの敷居が高い

目的（Why）を明確にしても、どう使うのか（How）が明確でないために失敗してしまうというケースもあります。決まった書式やフォーマットはあるのかなど「どのように書き込むのか」、またはどこに書き込めばよいのかといった社内wiki内の「入れ物」等のルールが不明確だと、書き込みの頻度が低く、うまく活用しきれません。さらに、運用ルールが曖昧だと、「自分が書き込んでよいのか」「この情報は適切なのか」「他人の書き込みを上書きするのは気が引ける」といった状況も生まれやすくなります。

【解決策】明確なルールを設定。管理チームが運用し、オープンなスペースへ

まず運用のルールを設定し、誰もが書き込みをしやすいツールにすることが重要です。書式の提示やテンプレートの活用などにより、短時間で誰が書いても統一感のあるページができるように最初にルールを設けましょう。まずは運用してみて、随時必要なルールに更新していくのもよいでしょう。

また、社内wikiは情報が多く蓄積されたり、最新の情報に更新されたりすることで、よりその価値が高まります。誰もが書き込みやすい雰囲気にするためにも、一部の社員だけでなく、さまざまな人が活用している状況が組織内で共有されるとよいでしょう。これらを実践するための管理チームを配置し、運用状況をモニタリングしたり、積極的に情報発信を行なったりして、社内wikiを盛り上げるといった工夫ができるとなお効果的です。

【原因】忙しさから書き込みの頻度が低下。ナレッジを共有したくない場合も

目的や方法を明確にしても、書き込みが少なく、情報が蓄積されていかずに、活用されないという場合もあるでしょう。組織内で多くのナレッジを持つ人は、その分業務量も多く、多忙から書き込む時間がないという場合が考えられます。情報は財産でもあるため、自身が持つナレッジを、組織内に公開したくないと考える人もいるかもしれません。

【解決策】投稿による個人へのメリットが大きい仕組みをつくる

このような場合は、社内wikiに積極的に書き込むことで個人にメリットが大きい仕組みを考えることが効果的です。例えば、「人事評価制度にナレッジ共有の項目を設ける」「投稿が多い人に何らかのインセンティブを用意する」「投稿に対し、『イイね』などチームからの感謝が受け取れる」などの仕組みを考えてみましょう。投稿者個人の利益が明確になれば、ナレッジを共有するモチベーションとなり、社内wikiの活性化にもつながるでしょう。

社内wikiには、Web上に情報をストックしておく「サーバー」と、書き込みを行う「ノート」の2点が必要です。この2点があれば、理論上は社内で独自にツールを構築することが出来ます。

ただ、社内wikiを自身で構築するにはかなり専門的な知識や技術が求められます。製作や改修にかかるコストなどを考慮すると、すでにあるサービスを利用する方が効率的な場合が多いでしょう。

 「welog」は、「必要な情報がみつからない」「情報が属人化している」など、組織における情報共有の課題を解決させるドキュメントツールです。情報をクラウド上で管理するので、必要なときに、誰もがどこからでも情報にアクセスできることが特徴です。

「会議の議事録」「顧客リスト」など、ストックしておきたいさまざまな情報をwelogで管理することで、独自の社内wikiとして活用することも可能です。

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社内wikiを活用することで、組織内にある情報やナレッジを、効率的に共有できます。これにより、これまで必要だった情報を探すための時間や、繰り返し使う資料を作成する手間や工数などが削減され、業務効率化につながるでしょう。社内wikiのメリットや失敗と成功のパターンをふまえ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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