紙を使わずに行う会議を意味する、「ペーパーレス会議」。コスト削減や業務効率化などの効果が期待できるため、会議のペーパーレス化を図る企業が増えてきています。一方で、ペーパーレス会議の導入・運用に失敗してしまう企業もあるようです。そこで今回は、ペーパーレス会議の概要やメリット、ペーパーレス会議を成功に導くポイントなどを解説します。

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ペーパーレス会議とは、会議の開催方法を問わず、紙を使わずに行う会議のこと。コスト削減や業務効率化などの効果が期待できます。また、コロナ禍により普及したテレワークにもマッチする会議方法のため、ペーパーレス会議への関心が高まっています。

従来の会議では、参加者に紙の資料を配布していました。一方、ペーパーレス会議では、文書作成・表計算ソフトで作成した「電子ファイル」や、紙の資料をスキャンし「データ化した資料」などを全員が閲覧しながら、会議が進みます。

ペーパーレス会議によって得られるメリットについて、紹介します。

ペーパーレス会議では紙を印刷する必要がないため、「紙」や「インク」などにかかるコストを削減できます。加えて、不要な紙資料を廃棄する際のコストも削減可能です。紙資料を保管するスペースの縮小にもつながるでしょう。

従来の会議では、紙資料の印刷、差し替え、配布などに手間と時間がかかっていました。ペーパーレス会議では、会議の準備にかかる工数も削減できます。例えば、電子ファイルやデータ化した資料を参加者に共有するので資料の配布は必要なく、その場で資料を修正できるため差し替えも不要です。準備にかかる工数の削減は、業務効率化にもつながるでしょう。

電子ファイルやデータ化した資料を、オンライン上で会議の参加者に共有して行うペーパーレス会議では、従来の会議のように、参加者が会議室に集まる必要はありません。インターネット環境さえあれば場所を問わず会議を行えるため、「出張先」「海外」など遠隔地からの参加も可能です。コロナ禍でテレワークを導入した企業は、特にこのメリットを実感しやすいでしょう。

ペーパーレス会議は、情報漏えいリスクの軽減にもつながります。紙資料を使った会議の場合、会議資料の「紛失・置き忘れ」「不要な資料の廃棄処理の不徹底」などが起こる可能性があり、情報漏えいリスクをはらんでいます。紙資料の代わりに電子ファイルやデータ化した資料を使えば、アクセス制限をかけたり、データの保存期間を設定したりできるため、リスクを大幅に軽減できます。

紙資料には、「知りたい情報が、どの資料の何ページ目に記載されているかを後から見つけづらい」という欠点があります。そのため、振り返りをしようと思った際に必要な情報を探すのに時間がかかり、その結果業務の停滞にも繋がると考えられます。

ペーパーレス会議で利用する議事録や資料は、クラウド上に保管しておくことが一般的です。そのため、必要な情報をキーワード検索で簡単に見つけられます。資料の検索性が向上することで、会議中のみならず、会議後の振り返りにも役立つでしょう。

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ペーパーレス会議は、従来の会議とは異なる難しさがあります。ペーパーレス会議を成功させるために、失敗の原因を探ってみました。

「設計図」「地図」といった大きな紙で作られることが多い資料の場合、ペーパーレス会議では、資料の全体像が見えづらくなってしまいがちです。また、資料の気になるところだけを拡大表示する際、使用する端末によっては、画質の問題で文字が読みづらくなることもあります。

比較性の低さも、ペーパーレス会議の課題とされています。紙資料であれば複数の資料を横並びにして閲覧できますが、電子ファイルやデータ化した資料だと、PCやタブレットの画面内でしか比較して閲覧できません。そのため、複数の資料を見比べたい場合、ペーパーレスでは会議の進行に影響する可能性があります。

会議中にその場で直接書き込みできる紙資料とは違い、電子ファイルやデータ化した資料は「メモが取りづらい」とされています。「別の紙にメモを残す」という方法もありますが、資料の何ページに対するメモなのかを後で確認するのに、手間取ることもあるでしょう。しかし、近年ではタッチペン操作がしやすいタブレットが増えてきています。そのため、端末選びを慎重に行うことで、「メモが取りづらい」という課題を解決可能です。

ペーパーレス会議の際には、「Web会議システム」や、「PC」「タブレット」といった端末を使用するのが一般的です。企業によっては、そうしたシステム・機器を使いこなせていない社員も少なくないでしょう。会議の主催者・参加者がシステムや機器の操作に慣れるまでは、ペーパーレス会議を円滑に進行できない可能性があります。

ペーパーレス会議を成功に導くポイントを紹介します。

ペーパーレス会議でまず重要なのが、機材やサービスなどの選定です。「システムや機器を使いこなせていない」ことが失敗原因の一つに挙げられることからもわかるように、「機材・サービスの使いやすさ」がペーパーレス会議の成否を大きく左右します。「社内の誰もが操作できる」かどうかという観点で、ペーパーレス会議で使用する機材・サービスなどを選定しましょう。

ペーパーレス会議を成功に導くためには、資料の作り方を工夫する必要があります。「文字のサイズをなるべく大きくして、資料を作成する」「細部まで確認が必要な資料については、一部を拡大表示したページを用意する」など、参加者の視点に立った資料作りを意識しましょう。加えて、「レーザーポインターを当てながら、説明する」「何ページの内容について説明しますと言った上で、資料の説明に入る」など、発表者の気遣いも重要です。そうした工夫をすることで、「今、何ページのどの部分を議論しているか」が明確になり、円滑な会議運営が実現するでしょう。

最初から全社的にペーパーレス会議を導入しようとすると、「会議の進め方が変わることに、主催者・参加者が戸惑う」「従来通りの会議の方が楽だったという反発の声が聞かれる」といった状況になる可能性があります。

そのため、まずは試験的に導入することが重要です。具体的には、「最初は、定例会議や部署単位で開催する会議のみ、ペーパーレス化する」「A4で印刷していた書類はペーパーレス化するが、それより大きな書面についてはひとまず紙のままで運用する」といった方法が挙げられます。試験導入で課題が見つかったら、会議方法を見直す必要があります。スモールステップを踏みながら、徐々に全社に導入すると良いでしょう。

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ペーパーレス会議を開催する際に活用できるツールを紹介します。

Web会議システムは、参加者がオンライン上で集まり会議できるシステムのことで、Zoomが有名です。画面共有機能を使えば、参加者全員が同時に資料を確認できます。リモートでの参加も想定されるペーパーレス会議には、必須のシステムと言えます。Web会議システムの種類によって、使用料金や機能などが異なります。

タブレット端末は、持ち運びが可能なサイズ（A4～B6くらい）のタッチ式端末です。スマホとノートPCの中間と考えると良いでしょう。機器タッチペンや指で直接画面を触るだけで、資料を簡単に拡大できます。タッチペンを使えば、紙資料のように直接メモ書きすることが可能です。

オンラインストレージとは、電子ファイルやデータ化した資料をインターネット上に保管できるサービスのこと。インターネット環境さえあれば、簡単に資料を作成・修正・共有できます。ペーパーレス会議の際は、「会議資料が、オンラインストレージ上の何というフォルダにあるか」を、参加者に事前に通知しておくと良いでしょう。

情報共有ツールとは、ドキュメント共有やタスク管理、チャットなど、ビジネスに必要なさまざまな機能を備えたコミュニケーションツールです。情報共有ツールを活用すれば、ペーパーレス会議や日々の業務に必要な情報を一箇所に集約したり、複数人で同時に資料を編集したりすることができます。

「welog」とは、「必要な情報を簡単に残せる。必要な情報が簡単に見つかる」をコンセプトとした、「チームのための情報共有ツール」です。クラウド上に作成した「ノート」にアジェンダや議事録を作成し、メールや各種ビジネスチャットと連携することで、遠隔にいる人にもスムーズに情報を共有できます。また、同じ資料を複数人で同時に編集する「同時編集」も可能です。キーワード検索にも対応しているので、知りたい情報を簡単に見つけることもできます。ペーパーレス会議を円滑に進めるための情報共有ツールとして、活用してみてください。

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「コスト削減」や「情報漏えいリスクの軽減」といったさまざまな効果が期待できるペーパーレス会議には、「資料が見づらい」「システムや機器を使いこなせない」などの課題もあります。ペーパーレス会議を成功に導くためには、「誰もが操作できるシステム・機器を選ぶ」「スモールステップを踏みながら、全社的に導入する」といったことが重要です。ポイントを押さえながらペーパーレス会議を導入し、業務効率化を実現しましょう。

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