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デジタル化とは？メリット・デメリットや具体例、進め方について詳しく解説
目次
社会全体でデジタル化が推進されている昨今、近年の感染症流行も追い風となり、これまでデジタル化がなかなか進まなかった行政などでもデジタルへの移行が進んでいます。企業もまた、その規模にかかわらずデジタル化社会への対応が求められていると言えるでしょう。
今回の記事では、デジタル化の意味やメリット・デメリットについて解説しています。デジタル化を進めるときのポイントや具体例も紹介しているので、取り組みの参考にしてください。
「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで
中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。
デジタル化とは？
ビジネスにおける「デジタル化」とは、「紙の契約書」や「対面式の会議」など、アナログな手法で行ってきた業務を、「電子契約書」や「Web会議」などデジタルの手法を使ったやり方に変換させること。ここでは、総務省の資料を参考に、デジタル化の定義や、「DX」「IT化」など混同しやすい言葉との意味の違いを説明します。
デジタル化の意味
総務省は『情報通信白書』の中で、デジタル化を「デジタイゼーション」と「デジタライゼーション」という、2つの概念を内包する言葉だと述べています。それぞれの意味は、次の通りです。
・デジタイゼーション（Digitization）
既存の紙のプロセスを自動化するなど、物質的な情報をデジタル形式に変換すること
・デジタライゼーション（Digitalization）
組織のビジネスモデル全体を一新し、クライアントやパートナーに対してサービスを提供する、より良い方法を構築すること
（参考：総務省『情報通信白書 令和3年版｜第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済』 ）
デジタル化とは、アナログからデジタルへの移行を意味し、業務効率化を目的とした変革の過程の一つと言えます。
「DX」「IT化」との違い
デジタル化と似た文脈で語られる用語に、「IT化」や「DX」があります。IT化は、デジタル化されたデータを活用するための「仕組み化」や「システム化」を指します。これに対し、DXはさらにIT化を進め、サービスの内容やビジネスモデル、組織文化を変革させることで、ビジネスにおける優位性を確立することを意味します。つまり、デジタル化やIT化は、DXの実現に向けた各ステップを指していると言えるでしょう。
<アナログからDXまでのステップ>
1.デジタル化：デジタルへの移行
2.IT化：デジタル化したデータを活用するシステムの構築
3.DX：ビジネスモデルや組織文化の変革
データを活用して業務を効率化するシステムを作るためには、まず紙で管理していた情報などをデジタルに変換することが必要です。デジタル化を進めるときは、達成した後に実現したいことも見据えて、革新を進めていくことが重要でしょう。
デジタル化が進まないとどうなる？
デジタル化の必要性は感じていても、今までのやり方を変えることができないという場合もあるでしょう。一方で、昨今普及が進むテレワークは、業務のデジタル化を基盤として成り立つ働き方で、さまざまなライフステージやライフスタイルに対応した柔軟性ある働き方を実現しています。そのため、テレワークの導入状況は、就職・転職活動を行う応募者の企業選択に大きな影響を与えています。
労働力人口が減少する時代において、デジタル化は業務を効率化し、多様な働き方を実現するための効果的な方法の一つです。デジタル化が進んでいない企業は、働き方の柔軟さや効率化に限界があり、貴重な人材の雇用機会も逃していることを認識する必要があるでしょう。
デジタル化のメリット
業務のデジタル化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。
【メリット1】業務が効率化する
デジタル化を進めると、「書類を探す」「提出・共有する」「保管する」などといった作業がデジタル上で完結するようになります。一つひとつの業務にかかっていた時間や人的リソースを削減させ、より効率的に業務を進めることができるでしょう。
さらに、デジタル化によって浮いたリソースをよりコアな業務に充てられれば、売上アップなど生産性の向上も期待できます。
【メリット2】多様な働き方が実現できる
例えば、オンライン上に情報を置いてどこからでも必要なときにアクセスできるようにする、稟議書やハンコを電子化する、などの「業務のデジタル化」を進めると、テレワークに対応することができます。また、時間的な制約にとらわれないフレックスタイム制といった働き方も実現しやすくなるでしょう。これにより、ライフステージや個々の事情にかかわらず、だれもが働きやすくなるため、人材採用の幅も広がります。
【メリット3】BCP対策になる
デジタル化は、BCP対策にもかかせません。災害や感染症の流行などで、オフィスへの出社が難しい場合でも、在宅勤務が可能なら業務の進行を維持することができます。社内の情報やナレッジをデジタル化しておくことで、災害時に情報資産を守ることも可能です。事業を継続する上でのリスク管理のためにも、デジタル化は重要な視点でしょう。
関連記事：BCPとは？対策事例や策定ステップ、運用方法などについて解説
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デメリットはある？デジタル化を進める際の注意点
デジタル化を進める際は、以下の点について注意を払い、対応方法を決めておくことが重要です。対策を怠ると、デメリットとして働く場合もあるため、注意しましょう。
初期投資など金銭的コストがかかる
デジタル化を実行するには、パソコンやタブレット、ツールの導入などの初期投資が必要です。そのため、一時的に金銭的コストが増えることを想定して、段階的に計画を進めるとよいでしょう。また、データ化したい資料が大量にある場合、業者に委託するためのコストも考えておくことが必要です。
カルチャーの変革やデジタルスキルの向上が必要
デジタル化を進めるには、デジタル人材の採用や社員への教育コストもかかります。パソコンの操作などが苦手な人でもスキルを習得し、スムーズに業務が行えるよう環境を整えることが大切でしょう。
また、デジタル化を進める際は、全社を巻き込んだ取り組みが重要です。なぜなら、デジタル化した部分とアナログな部分が混在すると、余計な手間が増え業務効率が低下することも考えられるためです。一人ひとりが納得してデジタル化に向けたリテラシーやスキルを習得できるよう、社員とのコミュニケーションの工夫も必要でしょう。社員がデジタルスキルの習得に対して高いモチベーションで臨むことで、デジタル化を円滑に進めることができます。
デジタル化の効果的な進め方。知っておきたいポイント
デジタル化を進めるときのポイントを工程ごとにご紹介します。
推進の目的や課題を明確にする
はじめに、デジタル化の目的を明確にしておきましょう。「なぜデジタル化を行うのか」や、デジタル化を進める動機となった課題をはっきりとさせておくことで方向性が定まり、ゴールまでのロードマップを引きやすくなります。
デジタル化の施策の優先順位を決める
課題の緊急性などから、デジタル化が必要な領域の優先順位を決めていきます。デジタル化を段階的に進める計画を立て、社内や顧客の混乱を招くことがないようにしましょう。
自社に適したツールを導入する
今後のビジネスの展開にあったツールを導入しましょう。経理など特定の業務に特化したツールや、社外とのファイルのやり取りも行えるツールなどもあり、価格も無料で使えるものから高額なものまでさまざまです。それぞれのセキュリティ対策についてもよく確認しましょう。
デジタル化は、DXに向けた改革のあくまで第1段階です。ツールを選ぶときは、現状の課題を解決することに加えて、今後の変革まで見通してツールを選ぶことが重要になります。
補助金の活用を検討する
企業のデジタル化を国も支援しています。「IT導入補助金」や「ものづくり・商業・サービス補助金」のデジタル枠など、中小企業庁の管轄で補助金制度を設けているので、一度確認してみるとよいでしょう。「IT導入補助金」にはさまざまなタイプがありますが、「通常枠」のB類型では、最大450万円（補助率1/2以下）まで受け取ることが可能です。
（参考：中小企業庁『中小企業生産性革命推進事業について』）
（参考：一般社団法人 サービスデザイン推進協議会『IT導入補助金2022』）
導入後の効果を測定する
デジタル化の意味をより明確なものにするため、効果測定は重要な視点です。情報処理の速さや残業時間など、実際にどのくらいの効果があったのか、数値を使って検証しましょう。
直接的な効果以外にも、デジタル化が組織内に影響を与えている部分があるかもしれません。有給休暇取得率なども検証し、デジタル化が企業にどのような効果を与えたのか、広い視野でとらえ、今後の展開に活かしましょう。
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企業が行うデジタル化の具体例
ここからは、デジタル化の具体例をご紹介します。
【具体例1】電子契約サービスの導入：契約や決済のデジタル化
「ペーパーレス化」の具体例として代表的なのが電子契約でしょう。電子契約とは、デジタル上で契約書を作成し、電子署名を行うものです。紙の書類を郵送し、押印してもらうといった手間や郵送代・印紙代などのコスト削減を実現できます。押印する側にとっても、いつでもどこからでもオンラインで確認できるといった利便性の向上にくわえ、契約締結までの日数短縮も期待できるでしょう。
【具体例2】ビジネスチャットツールの導入：コミュニケーションのデジタル化
IT企業などでは、社内の情報伝達にビジネスチャットツールを活用している例が多く見られます。ビジネスチャットツールは、文章のほか、画像やファイルを送信することができ、ビデオ会議ツールを備えているものもあります。従来のメールでのやりとりと異なり、プロジェクトごとにメンバーをまとめたグループチャットを作成できることも、ビジネスチャットツールのメリットでしょう。
1つのスレッド内にログが残るタイプのものが主流で、やりとりを遡って確認しやすいこともビジネスシーンにおいて役立つポイントです。
【具体例3】Web会議システムの導入：会議のデジタル化
Web会議ツールを使うと、パソコンやタブレットさえあればどこからでも会議に参加できます。これにより、会議用の空間や会議室までの移動時間を削減することが可能です。Web会議を導入すれば、遠方のクライアントやリモート勤務する社員などとも気軽に会議を行うことができ、採用する対象やビジネスチャンスを広げられるでしょう。
【具体例4】情報共有ツールの導入：情報管理のデジタル化
クラウド上で情報の保管や共有を行う情報共有ツールを導入すれば、情報管理を資料室からオンライン上に移行できます。資料や文書などのファイルをオンライン上に保管できるため、資料を保存するためにパソコンやUSBのメモリを気にする必要もありません。オンライン上で一つの場所に情報を集約することができるため、誰でも探しやすく、メンバー同士での共有が円滑になることもメリットでしょう。社内wikiやFAQに活用する例も見られます。
デジタル化推進の第一歩！誰でも使いやすいドキュメント共有ツール「welog」
「welog」は、ドキュメント作成が行えるクラウド型の情報共有ツールです。デジタル化にwelogをおすすめするポイントを、下に3つ挙げました。
・初めての人にも使いやすいシンプルな操作性
・インターネット上で情報を一元管理
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必要な機能のみを厳選したwelogは、シンプルな操作性で誰にでも使いやすいツールです。ノートを使って作成した資料は、リアルタイムでインターネット上にあるクラウドにストックされます。高度な検索機能も備えているため、必要なときに目的の資料をすぐに探すことができます。
また、画像やWord、Excelなどのファイルをノートに添付して、メールで共有するといった使い方も可能です。デジタル化を進めている過程でも、使用しやすいツールと言えるでしょう。
「welog」には30日間の無料トライアルがあり、期間終了後も10アカウントまでなら無料で継続利用できるフリープランがあります。議事録／日報／マニュアルなどの社内文書のデジタル化を考えている方は、「welog」をぜひ試してみてはいかがでしょうか。
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自社に適した方法で、デジタル化を推進しよう
IT化やDXを果たすための第一ステップとなるデジタル化。企業においては、時代に合わせて働き方の多様性を広げるためにも必要な変化と言えます。デジタル化は、社内でのコミュニケーションを大切にし、組織全体で取り組みを進めることが重要です。「welog」など業務効率化を助けるツールを活用しながら、それぞれの組織にあった変革を目指しましょう。
