「タスク管理」はビジネスにおいてよく使われる、企業の生産性向上に繋がる作業管理方法です。タスク管理を効率的に行うために、ツールやアプリを検討している方もいるのではないでしょうか。今回は、タスク管理ツールの選び方やおすすめのツール6選、タスクを管理するコツや役立つ本をご紹介します。

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

タスク管理（英語：task management）とは、仕事を進める上で必要な、作業の進捗を管理すること。テレワークが推進されている昨今において、社員の業務状況をリアルタイムに確認できる方法として、活用されている業務管理方法です。

タスク管理の目的は、やるべき作業を期限や担当で割り振り細分化し、優先順位をつけて管理することです。タスクは社員個人で管理するケースもありますが、業務においては、チームで管理するのが一般的です。

関連記事：【ビジネス用語】「タスク」とは？意味や使い方、タスク管理の重要性やコツを解説

タスク管理の方法としては、紙やエクセル、ツールなどを使う方法があります。しかし、紙やエクセルを使った管理の場合、タスクが共有しづらく管理に手間や時間がかかるなどのデメリットがあります。その点、タスク管理ツールを使えば、チーム内でのタスクの共有や検索がしやすく、効率よくタスクを管理することができるためおすすめです。

タスク管理ツールにはさまざまな種類がありますが、どのような視点で選ぶと失敗しないのでしょうか。

タスク管理ツール・アプリを選ぶ際のポイントは、自社の用途や導入目的に見合ったツールを選ぶことです。そのためには、自社の抱える課題を明確にし、その課題を解決できるツールを選ぶとよいでしょう。例えば、作業の漏れを防止したい場合、割り当てられたタスクの期日が過ぎた場合に通知で知らせてくれる「通知機能」を備えたツールを選ぶのがおすすめです。

また、迅速なやりとりを行い業務を効率化したい場合は「外部ツールとの連携機能があるか」、テレワークに対応できるツールを選びたい場合は「パソコンだけでなくタブレットやスマホなどマルチデバイスに対応しているか」など、自社が求める機能を備えたツールであるかも確認すると、失敗せずに済むでしょう。

無料トライアルの有無や導入しやすい料金プランであるかどうかも、ツール・アプリを選ぶ際のポイントです。無料トライアルがあれば、本格的な導入前にツール活用で生じる課題などをチームで把握できます。事前にツールの使用感についても体験できるため、納得した上でツールを導入することができるでしょう。

また、料金プランがツール導入の効果に見合った料金設定であるかどうかを確認することも大切です。

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中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

ここからは、おすすめのタスク管理ツール・アプリを6つご紹介します。無料プランのあるサービスもあるので、参考にしてください。

【特徴】

・情報の共有・管理が簡単に行える

・シンプルな操作画面でWord感覚で使える

・業界最安値水準の価格で気軽に始められる

ドキュメント共有ツール「welog」は、情報共有の円滑化に役立つツールです。クラウド上のノートに簡単にメモを残すことができ、組織全体で情報を効率的に共有・管理することができます。シンプルな操作性でスマホからのアクセスがしやすく、タスク管理ツールとしてもおすすめ。ノートに紐づくタスクをノート上で簡単に作成できるほか、タスク一覧ページから簡単に確認・編集することもできます。

30日間全ての機能を無料で試せるトライアルを設けており、10ユーザーまでなら、期間終了後に無料で継続利用できるフリープランも選択できます。社内の情報をまとめた「ナレッジデータベース」としてもおすすめなので、ぜひ検討してみてください。

【概要】

・運営会社：株式会社トライバルメディアハウス

・プラン／料金：【フリー】0円/月（10ユーザーまで）

　　　　　　　　【ベーシック】300円（税抜）/月

　　　　　　　　   ※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://welog.jp/

【特徴】

・プロジェクトのタスクを一箇所に集約できる

・ガントチャートやかんばんボードなどの便利な機能を備えている

「asana」は、あらゆるチームのタスクを可視化できるツール。ビジネスの全体像からチームのタスクまで、全ての業務を効率的に整理できます。

プロジェクトごとに進捗状況をリアルタイムでモニタリングできるほか、ガントチャートやかんばんボードといった、便利な機能を備えています。タスクの進捗状況は、ドラッグ＆ドロップで簡単に移動・整理することも可能。チームに合わせて管理方法を自由にカスタマイズでき、さまざまな外部ツールとの連携も行えます。

【概要】

・運営会社：Asana Japan株式会社

・プラン／料金：【Basic】0円/月（15人のチームまで）

　　　　　　　　【Premium】1,200円（税抜）/月（年払いの場合）

　　　　　　　　【Business】2,700円（税抜）/月（年払いの場合）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://asana.com/ja?noredirect=

【特徴】

・チーム（組織）規模やチームの性質にかかわらず、誰でも活用しやすい

・30以上のプロジェクトを同時進行で把握できる

エンジニアリング・マーケティング・デザインなど、多くのチームから支持されている「Notion」は、すべてのチームをひとつのワークスペースで管理できるツールです。

1つのスペースに異なるタスクを集約し、業務の全体像をすぐに把握することができます。ドラッグ＆ドロップするだけで、ダッシュボードやwebサイト・ドキュメントなどを簡単に作成することも可能。チームに合わせて、思い通りのワークフローを構築することができます。

【概要】

・運営会社：Notion Labs, Inc

・プラン／料金：【フリー】$0円/月（個人向け/ゲストとの共有5人まで）

　　　　　　　　【プラス】$8/月（年払いの場合）

　　　　　　　　【ビジネス】$15/月（年払いの場合）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり

・フリープラン：有

・無料トライアル：有　※コンテンツ上限は1,000ブロック

・URL：https://www.notion.so/ja-jp

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

【特徴】

・複数のチームや部署にまたがるタスクも使いやすい

・プロジェクト管理に必要な情報を網羅している

・直感的に操作できる

タスク管理ツール「Backlog」は、エンジニアやデザイナー、営業などさまざまな職種で使われているツールです。プロジェクト管理に必要な機能を網羅しており、担当者や締め切り日を設定し、カンバンボードやガントチャートを使って進捗状況を可視化することができます。

ファイル共有やwiki機能なども備えており、さまざまな外部サービスとの連携も可能。誰でも直感的に扱える、使いやすい操作性も魅力です。

【概要】

・運営会社：株式会社ヌーラボ

・プラン／料金：【スタータープラン】2,970円/月（5プロジェクト、30人まで、ガントチャート利用不可）

　　　　　　　　【スタンダードプラン】17,600円（税込）/月（5プロジェクト、ユーザー数無制限）

　　　　　　　　【プレミアムプラン】29,600円（税込）/月（プロジェクト、ユーザー数無制限）

　　　　　　　　【プラチナプラン】82,500円（税込）/月（プロジェクト、ユーザー数無制限）

・フリープラン：無

・無料トライアル：有（30日間）

・URL：https://backlog.com/ja/lp/

【特徴】

・チームの成長に合わせて機能をカスタマイズできる

・タスク管理をロボットが行ってくれる「自動化機能」を備えている

「Trello」は、チームの生産性を上げることができるタスク管理ツール。チームに合わせて自由にカスタマイズ可能で、あらゆる作業を一箇所に集約できます。

タスクの期限を知らせてくれる「リマインダー機能」や、タスクをロボットが自動で行う「自動化機能」など、多くの便利機能を備えているのも特徴。既存のアプリを繋げて、チームのワークフローを思い通りに管理できます。

【概要】

・運営会社：アトラシアン株式会社

・プラン／料金：【FREE】$0/月（個人またはチーム向け）

　　　　　　　　【STANDARD】$5/月（年払いの場合）

　　　　　　　　【PREMIUM】$10/月（年払いの場合）　　

　　　　　　　　【ENTERPRISE】$17.50月（年払いの場合）　　

・フリープラン：有　※使用に関する制限あり

・無料トライアル：有

・URL：https://trello.com/ja

【特徴】

・シンプルな操作性である

・導入から運用、利用定着まで、専門の担当者がサポートしてくれる

「Jooto」は、初めてツールを使う人にも使いやすい、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール。基本操作はドラック＆ドロップと、シンプルかつ直感的に使えるデザインが特徴です。

ツール利用の定着化を図るために、セミナーの実施や電話サポートといったさまざまなサポートを行ってくれます。4人までなら無料で使い続けられる無料プランがある点も魅力の1つです。

【概要】

・運営会社：株式会社 PR TIMES

・プラン／料金：【無料プラン】0円/月（4人まで）

　　　　　　　　【スタンダードプラン】417円（税抜）/月（年払いの場合）

　　　　　　　　【エンタープライズプラン】980円（税抜）/月（年払いの場合/別途、初期費用要）

　　　　　　　　※1ユーザーあたり　　　　　　　　　　　

・フリープラン：有

・無料トライアル：有（4人まで）

・URL：https://www.jooto.com/

「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで

中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。

https://welog.jp/

タスク管理を効率化するためには、どのようなことに気をつけるとよいのでしょうか。ここからは、タスク管理を効率化するために知っておきたいコツを紹介します。

まずは、タスクを漏れなく全て洗い出すことから始めましょう。全体の作業量を把握できるため、タスクを振り分ける際にも役立ちます。

タスクを全て洗い出したら、タスクを細分化することも大切です。大きな作業項目でタスクを作成すると、作業完了までにかかる時間や人数といった工数が管理しにくいためです。例えば、「顧客への提案資料作成」というタスクの場合、「資料作成に必要なデータの収集」「資料として文書にまとめる」「資料の印刷」などの作業内容に細分化できます。抽象的なタスクは作業内容が把握しづらいというデメリットもあるため、具体的な作業内容に細分化する必要があるでしょう。

タスクごとの優先順位を決めることも、タスク管理には必要です。タスクの重要度や緊急度を考慮しながら、優先順位をつけましょう。どのタスクから着手すればよいのかが明確になるほか、イレギュラー対応などがあった際にも、対応可能かどうかを見極めることができます。

タスクに期限を設けることも、タスク管理のコツの1つです。期限を設けることで一連の作業の全体像を把握できるため、業務を効率よく行うことができます。

タスクの期限を設ける際は、納期などから逆算して決めましょう。ただし、忙しいスケジュールとならないよう、余裕を持った期日で設定しておくこともポイントです。

タスク管理について深く学びたい方は、下記でご紹介する本も参考にしてみてください。

この本の情報

タスク管理で誰もがつまずくポイントを、マンガを使ってわかりやすく解説した入門書。実生活で仕事がはかどらないなどの悩みも、一気に解決することができます。誰でも実践できるよう、シンプルで簡単に続けられるタスク管理方法が紹介されているため、タスク管理が難しいと感じている方も、挫折せずに取り組むことができるでしょう。

この本の情報

会社では教えてくれない、「段取り」の基本について解説した一冊。優先順位のつけ方や所要時間の決め方、スケジュール管理まで、段取りのノウハウを一から徹底的に解説しています。曖昧な表現は使わずに具体的に解説しているため、この本を読めば効率的に仕事を進めることができるでしょう。

タスク管理は、業務の全体像を把握できる、企業にとって重要な作業管理方法です。タスク管理の方法には紙やエクセルで管理するなどの方法もありますが、効率的に管理するためにはツール・アプリを使った管理方法がおすすめです。タスクを管理するためには、タスクを細分化し、優先順位を決めるなど、知っておきたいコツもあります。また、適切なタスク管理のために、タスク管理を学べる本も役立ちます。

ここでご紹介したツールの選び方やおすすめのツールなどを参考に、自社に適したタスク管理ツールを導入し、企業の生産性向上を目指しましょう。