welog（ウィーログ）は、国内で2000を超える中小企業に利用されているドキュメント共有ツールです。

「かんたんにノートが作成できる」ことをコンセプトに作られており、操作方法はとてもシンプルですが、welogをこれから使われる方に向けて、welogのはじめ方と基本的な操作方法を解説します。

なお、welogにはフリープランとベーシックプラン（有料プラン）がありますが、10名以下で利用できるフリープランでも基本的な機能は十分に備わっています。

welogは、議事録や業務のマニュアル、日報など日々の仕事で生まれるストック型の情報（蓄積しておきたい情報）を作成・管理し、業務の生産性を高めるドキュメント共有ツールです。

一般的な会社員が、調べ物や探し物をする時間は年間でなんと550時間にも上るという調査結果※1もあるように、社内に点在する情報を整理し、閲覧性を高めることは、業務の生産性向上において非常に効果的なアプローチです。

・ビジネスチャットやメールなどに情報が点在していて、後から探すのに時間がかかる。

・共有フォルダから必要なドキュメントが見つからない。

・個人のパソコンに格納されているからチームで情報が共有できない。

このような課題に心あたりがある方も多いのではないでしょうか。

welogは、このような課題を解決し、企業にとって重要な情報資産の活用を通じて、「組織を強くする」ことをミッションとしています。

以下の項目では、welogへの無料登録から基本的な利用までの方法をお伝えしていきます。

※1： 年間約550時間！？働き方改革の裏に潜む、業務の時間泥棒「調べもの」「探しもの」「相談」…。AIチャットボットで「調べもの時間」を大幅削減

まずは、チーム（アカウント）を作成しましょう。

最初にチームを登録された方が管理者（オーナー）となり、チームのメンバーを招待したり、利用するプランを選択することができます。

※オーナーはあとから追加（最大3名）・変更することができます。

※こちらはチーム開設者（オーナー）向けの内容です。チームメンバーとしてのアカウントは、オーナーからの招待メールを受け取ることで登録ができます。

welogのサイトにアクセスして、「無料ではじめる」ボタンをクリックします。

メールアドレスを入力して、「次に進む」ボタンをクリックします。

チーム名と名前、パスワードを入力して、「登録する」ボタンをクリックします。

チーム名（ドメイン名）は、welogのノートを共有する際のURLの一部となります。

会社や組織の名前などで登録するとよいでしょう。

welogのサイトにアクセスして、「ログイン」ボタンをクリックします。

ID（メールアドレス）とパスワードを入力し「ログイン」ボタンをクリックします。

ヒント：ブラウザのお気に入り（ブックマーク）登録をしておくと簡単にアクセスできて便利です。

Google Chromeでお気に入り（ブックマーク）する方法

Microsoft Edgeでお気に入り（ブックマーク）する方法

次に、welogの基本画面の見方について解説をします。

チームを登録しアカウントを作成、ログインが完了すると最初に以下のようなメインページが表示されます。

画面の左側がサイドバー、右側がノートエリア（ノートを作成したり閲覧したりするエリア）となっており、サイドバーとノートエリアの間は、ノートの一覧が表示されるエリアとなっています。

（画像をクリックすると拡大します）

グループ

情報を整理するためのいちばん大きな箱です。

部署や目的に合わせて自由に作成することができます。

フォルダ

グループの中で情報を整理する箱です。

グループ同様に目的や種別毎に自由に作成することができます。

ノート

ノートは、フォルダの中にあります。

ノートを作成する場合は、”どのグループ”の”どのフォルダ”にノートを入れるかを選択してから書きはじめます。

グループ、フォルダ、ノートの関係は以下のような構造になっています。

メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで中小企業の属人化問題を解決する

ドキュメント共有ツール「welog」の無料登録はこちらです。

続いて、ノートを書く方法を説明します。

welogには、チーム間で共有するノートと個人用に作成するプライベートノートがあります。

まずは個人用のノートを作成する方法を解説します。

グループのプルダウンメニューから、グループ名「個人メモ」を選択して、ノートを書きたいフォルダをクリックしてください。

初期設定では、「個人メモ」というフォルダがありますので、まずはこの中にノートを書いてみましょう。

もちろんフォルダはあとから追加したり、名前を編集したりできます。

フォルダを選択したら「ノートを書く」ボタンをクリックしましょう。

タイトル・本文が空白のノートが開きますので、ご自身のタスクやアイデアのメモなどプライベートな内容を記載してみましょう。

なお、ノートは自動で保存されますので、書きかけの状態で他のページに移動しても中身が消えることはありません。

次に共有スペースにノートを書く方法を解説します。

初期設定で「全メンバー共有」※2 というグループがあるので、まずはこの中にノートを書いてみましょう。

グループのプルダウンから、グループ名「全メンバー共有」を選択するとグループ内にあるフォルダの一覧が表示されますので、ノートを格納したいフォルダを選択しクリックします。なお、初期設定では「新しいフォルダ」というフォルダが設定されています。

フォルダを選択したら、個人メモと同様に「ノートを書く」ボタンをクリックしましょう。

タイトル・本文が空白のノートが開きます。組織やチームで共有したいお知らせやマニュアル、議事録などを作成してみましょう。

※2 : 「全メンバー共有」はチームに追加したメンバー全員が、自動で登録されるグループです。組織やチーム全体に共有したい情報はこのグループに書けば、全員に伝わります。

情報を整理するためのいちばん大きな箱であるグループを作成してみましょう。

初期登録時点では、「個人メモ」、「全メンバー共有」というグループが用意されています。

そのまま使い続けることもできますが、組織やチームの規模や状況に合わせてグループを作成すると情報がより整理しやすく、メンバーも迷わずにノートを整理することができます。

グループを作成するときは、サイドバーエリアの「＋グループ作成」ボタンをクリックして、作成画面を開きます。

グループ名を入力し、情報の公開設定（自由参加 or 招待制※）を選択して「作成する」ボタンをクリックします。

自由参加の場合、自動追加機能を有効にしておくと新しいユーザーが増えた場合、自動的に追加されますので、有効にしておくことをおすすめします。

※フリープランの場合、公開設定は自由参加のみとなります。

【グループ作成例】

■部署ごとにグループを作成する

「営業部」、「製造部」、「開発部」、「情報システム部」、「経理部」・・・など

■用途に応じてグループを作成する

「商談議事録」、「業務マニュアル」、「各種の届け出・申請情報」、「社内規程・全社ルール」・・・など

グループの中で情報を整理する箱です。

グループ同様、目的に合わせて自由に作成することができます。

フォルダを作成するときは、サイドバーエリアでグループを選択した後に「＋フォルダ作成」ボタンをクリックして、作成画面を開きます。

作成画面が開いたら、フォルダ名を入力して「作成する」ボタンをクリックします。

ヒント：フォルダの並び順を変更する方法

フォルダ一覧に表示されているフォルダを選択しながらマウスを上下に移動するとフォルダの並び順を変更することができます。 なお、この変更は他のメンバーには影響しませんので、安心して自分の見やすい並びに替えることができます。

メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで、中小企業の属人化問題を解決する

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組織の情報は、共有されてこそ価値を発揮します。

メンバーを招待して、積極的に情報を共有する環境を整えましょう。

左上のwelogロゴの横にある設定アイコン（歯車アイコン）をクリックし、「メンバー招待・設定」を選択します。

メンバー管理（招待／削除）画面が開いたら、「メンバーを招待する」ボタンをクリックします。

招待するメンバーのメールアドレスを入力したら「招待メールを送る」ボタンをクリックします。

なお、改行して複数のメールアドレスを入力すると複数人を同時に招待することもできます。

招待したメンバーのメールアドレスにwelogからの招待メールが届きます。

welogへのユーザー登録が完了すると、すぐにノートを閲覧したり、ノートを書くことができるようになります。

welogはただの箱にすぎません。チームのメンバー同士が積極的にそれぞれが持っているノウハウや情報を共有しあうことで、業務の生産性を高め、組織を強くする情報のプラットフォームとなります。

まずは、体裁にこだわらず業務のマニュアルや会議のメモ、取引先との打ち合わせの記録、業務日報、お役立ち情報など積極的に情報を共有していきましょう！

また、どんな情報をノートに残すのか、メンバーとコミュニケーションをとってルール化していきましょう。

千里の道も一歩から！みなさんの業務の生産性が日増しに高まり、強い組織となりますように。