こちらのコラムでは、無料で使える情報共有のためのビジネスノートツール「welog（ウィーログ）」の運営スタッフが、ビジネスにおける情報共有やナレッジマネジメントについて発信しています。少しでも皆さまのお役に立てれば幸いです。
マネジメント
2024.03.05
「welog」の使い方：ゲスト機能・外部共有
目次
１．ゲストを招待する
【招待する手順】
①歯車マークから、「メンバー招待・チーム設定」を開きます。
②左サイドのメニューの中から、「ゲスト管理（招待/削除）」をクリックします。
③「ゲストを招待する」をクリックします。
④ポップアップが出てきますので、ゲストが参加するグループ、フォルダを選択し、ゲストのアドレスを入力します。
※複数人を招待する場合にはメールアドレスを改行して入力します。
※ゲストは、1グループに参加でき、1フォルダとテンプレートフォルダのみ閲覧・編集可能です。
⑤登録が完了したら以下件名にてゲスト宛へメールが送られます。
メール件名：【welog】ログインURLをお知らせします
※招待メールを再送する場合は、「歯車マーク」→「メンバー管理(招待/削除)」から「招待メールを再送」をクリックします。
【ゲストが参加しているフォルダの見た目の仕様】
ゲストが参加しているフォルダはオレンジの共有マークがつきます。
２．ゲストとして招待された側の手順
①招待メールが届いたら、メール内の「welogに参加する」をクリックします。
②必要な情報を入力します。
・お名前
・メールアドレスは既に入力されております
・パスワード(半角英数字8-20文字※英字、数字を1文字以上使用)
・「利用規約及び個人情報の取り扱いに同意する」にチェック
③「チームに参加する」をクリックします。
④ログインURL記載のメールが送られてきますので、ログインします。
メール件名：【welog】ログインURLをお知らせします
⑤ログインすると、１フォルダ、テンプレートフォルダが共有されているのが分かります。
３．ゲストを削除する
①歯車マークから、「メンバー招待・チーム設定」を開きます。
②左サイドのメニューの中から、「ゲスト管理（招待/削除）」をクリックします。
③削除するゲストの「削除」ボタンをクリックします。
④確認のポップアップが出てくるので確認し、「削除」ボタンをクリックします。
４．ノートをチーム外に共有する
①外部に共有したいノート上部の「外部共有」を選択します。
②パスワードを設定します。
③「URLを発行する」から発行したURLを「コピーする」でURLとパスワードを必要な相手に渡せるようになります。
※パスワードを設定しない場合はURLを知っていれば誰でもノートを閲覧可能になります。特定の相手に共有する場合はパスワードの設定を推奨しています。
※外部共有URLを発行済のノートにはノートリスト上で「共有中」のマークがつきます。外部に共有されている情報であるということをご認識した上で編集を行うことを推奨いたします。
※URLとパスワードは送付方法を別にしていただくことで、セキュリティが向上いたします。
※共有されるURLは変動ではなく固定URLです。
５．フォルダをチーム外に共有する
①外部に共有したいフォルダを選択して、ノートリスト上部の「フォルダ外部共有」をクリックします。
②パスワードを設定します。
※パスワードを設定しない場合はURLを知っていれば誰でもノートを閲覧可能になります。特定の相手に共有する場合はパスワードの設定を推奨しています。
③「URLを発行する」から発行したURLとパスワードを「コピーする」でURLを必要な相手に渡せるようになります。
※外部共有URLを発行済のフォルダには、左サイドバーのフォルダ名の横に「共有中」マークが表示されます。外部に共有されている情報であるということをご認識した上で編集を行うことを推奨いたします。
※URLとパスワードは送付方法を別にしていただくことで、セキュリティが向上いたします。
※共有されるURLは変動ではなく固定URLです。
６．外部共有されているフォルダ・ノートを一覧で確認する（有料プラン、トライアル期間限定）
①歯車マークから、「メンバー招待・チーム設定」を開きます。
②左サイドのメニューから「外部共有ノート一覧」をクリックします。
③共有されているノート一覧が確認できます。
７．外部共有を解除する
【ノートの外部共有を解除する】
①外部共有を解除するノートの「外部共有中」をクリックします。
②ポップアップが出るので、「共有を解除」をクリックします。
③解除の最終確認のポップアップが出てくるので、問題なければ「共有を解除」をクリックすると、共有が解除されます。
【フォルダの外部共有を解除する】
①外部共有を解除するノートの「フォルダ外部共有中」をクリックします。
②ポップアップが出るので、「共有を解除」をクリックします。
③解除の最終確認のポップアップが出てくるので、問題なければ「共有を解除」をクリックすると、共有が解除されます。
【「外部共有ノート一覧」から共有を解除する】（有料プラン、トライアル期間限定）
①歯車マークから、「メンバー招待・チーム設定」を開きます。
②左サイドのメニューから「外部共有ノート一覧」をクリックします。
③共有されているノート一覧が確認できます。
④共有を解除したいノートまたはフォルダの「確認・解除」をクリックします。
⑤ポップアップが出てくるので、「共有を解除する」をクリックします。
⑥解除の最終確認のポップアップが出てくるので、問題なければ「共有を解除」をクリックすると、共有が解除されます。
８．外部共有を制限する （有料プラン、トライアル期間限定）
①歯車マークから、「メンバー招待・チーム設定」を開きます。
②左サイドのメニューの中から、「外部共有制限」をクリックします。
③「制限しない」・「制限する」のどちらか選択し「設定」をクリックします。
※この設定を行うと、外部共有ボタンが非表示になり、このチームの全ユーザーは外部共有が使えなくなります。制限した時点ですでに外部共有されているノートやフォルダは、外部共有URLが無効化され、閲覧できなくなります。
関連記事
【welogのはじめ方 登録から基本的な使い方を解説】
【「welog」の使い方：ノートの作成 part１】
【「welog」の使い方：ノートの作成 part２】
