引き継ぐ業務の内容や方法、ポイントなどを記した引き継ぎ書は、後任者にスムーズに仕事を引き継ぐ際に重要な文書です。引き継ぎ書には特に決まった書き方や項目があるわけでなく、業務内容や担当者によって作成方法もさまざまです。このため、どのように作成するのがよいのか、迷うこともあるでしょう。

今回は、引き継ぎ書の作成方法についてご紹介します。引き継ぎ書を作成する意義やポイントを踏まえて、わかりやすく、活用される引き継ぎ書の作成を目指しましょう。引き継ぎ書のテンプレートもあるので、引き継ぎ書の作成にお役立てください。

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異動や転勤、退職などによって、前任者から後任者に業務を引き継ぐ際に使われる「引き継ぎ書」。前任者が用意するのが一般的ですが、「本当に必要なのか」と煩わしさを覚えることもあるかもしれません。しかし、きちんと文書にして引き継ぎを行うことは、企業にとってとても重要です。まずは、引き継ぎ書の目的とその重要性や、作成しないことのリスクを確認しましょう。

引き継ぎ書とは、業務の担当を引き継ぐ際に準備する文書のこと。前任者の持つナレッジを共有し、後任者が円滑に業務を進められるようにするのが、引き継ぎ書の目的です。引き継ぎ書に盛り込む内容は、その業務内容やマニュアルの有無によっても異なるものの、一般的には次のような項目が挙げられます。

・引き継ぐ業務の内容

・業務フローや進め方

・業務スケジュール

・遂行時の注意点やポイント

・イレギュラーな事態への対処法　など

関連記事：ナレッジ共有を成功させるポイント。共有ツールの選定ポイントも紹介

前任者から後任者への引き継ぎが必要なシーンとしては、以下のような場面が考えられます。

引き継ぎが必要なシーン

・別の部署に異動することになったとき

・新入社員・中途社員が新規配属されたとき

・グループ会社への出向が決まったとき

・休職／退職することになったとき　など

このように、さまざまなシーンで行われる引き継ぎを円滑に進めるためにも、引き継ぎ書を作成する必要があります。

引き継ぎ書は、後任者が業務を滞りなく進めるために重要な資料であり、ナレッジを共有し、業務の標準化を進める手段となります。

仮に引き継ぎ書を作らずに、口頭や簡単なメモ程度で引き継ぎを済ませてしまうと、折角前任者が積み上げてきたノウハウやナレッジがきちんと継承されず、「何回も同じところでミスが起こり、業務が滞ったり、効率が悪くなったりする」、「前任者と同じ品質で業務を遂行できず企業の信頼に関わる」、などのリスクが発生することも考えられます。引き継ぎ書の作成は、このような事態を避け、これまでの業務を基に後任者が安心して業務に取り組み、業務効率や品質をより向上させるためのナレッジベースとして、重要な役割を果たします。

また、引き継ぎ書はマニュアルの補助としても活用できます。全体の業務フロー・基本的な工程や方法といった項目は、マニュアルに記載されていることも多いでしょう。これに対して引き継ぎ書では、実際に業務を行っているからこそ把握している、「業務のコツやノウハウ」などを伝えれば、業務がよりよく可視化されます。引き継ぎ書とマニュアルを活用してナレッジ共有が進めば、業務効率化や生産性向上にもつながるでしょう。

関連記事：マニュアルとは。定義や手順書・説明書との違い、整備するメリットや運用時のポイント

引き継ぎ書の作成は、引き継ぎ業務全体の一部です。業務の引き継ぎは時間にゆとりをもって行いたいものですが、必ずしも十分な準備期間が持てるとも限りません。限られた期間の中で効率的に引き継ぎを進めるために、引き継ぎ完了までのフローを確認しておきましょう。

まず、引き継ぐ必要のある業務の棚卸しを行い、引き継ぎ書に記載する内容をリストアップします。引き継ぐ業務の量を把握することで、引き継ぎスケジュールを考えやすくなるでしょう。リストアップの際は、中心的な業務をまず記載し、それぞれの関連業務を紐づけていくと、関係性が整理しやすく、実際の引き継ぎ書作成の際に役立ちます。

次に、引き継ぎ書の作成と実際に引き継ぎを行うまでのスケジュールを考えましょう。引き継ぎは、前任者がいつまでその業務を行うのかや、後任者の業務負担を踏まえて無理なく進めたいものです。引き継ぎ書の作成は、引き継ぎが必要な時点から逆算して期間を見込んでおくと、ゆとりをもって作成できるでしょう。

棚卸しの内容を確認しながら、引き継ぎ書を作成します。引き継ぎ書に盛り込む内容は、先に挙げたようにさまざまな項目が考えられます。すでにマニュアルが整備されているかも踏まえながら、どの程度詳細に作り込む必要があるのかを検討しましょう。

引き継ぎ書が完成したら、時期を見て引き継ぎを行います。引き継ぎ書は、書面だけでも伝わるように作成するのがベストですが、業務を知らない後任者からすると、どれだけ丁寧に作っても、実際に口頭で説明を受けないとしっかり理解できない場合も多いでしょう。引き継ぎ書を見ながら、後任者と共に読み込みを行う、一緒に該当業務をやってみるなど、必要に応じた引き継ぎを行いましょう。

また、引き継ぎの際はその順番も重要です。実際に引き継ぎを行った後もある程度は確認が必要になるような複雑な業務は、期間に余裕を持ってスケジューリングするとよいでしょう。

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わかりやすい引き継ぎ書を作成するには、引き継ぎ書の目的である「後任者が円滑に業務を進められる」かを、踏まえて行うことが大切です。引き継ぎ書には、該当の業務を行うときに、「最低限知っていなければならない事柄」や、「踏まえておくとよいこと」を盛り込みましょう。具体的な要素は、次の6点です。

・業務全体の概要と目的

・業務スケジュールや順番・優先度

・業務の具体的な流れと手順

・トラブル時の対応法

・関連する資料と参照先

・未処理の業務や懸念事項などの備考

（「welog」で作成したテンプレートへのリンクはこちら） 

情報共有ツール「welog」で作成したテンプレートを参考に、引き継ぎ書に必要な6項目について、それぞれ見ていきましょう。

業務の全体像や目的を記載しておくと、後任者はなぜその業務を行うのかについて納得したうえで取り組むことができます。関連部署との連携も取りやすく、業務の円滑化にもつながるでしょう。

また、業務全体を俯瞰できると、より主体的に業務に取り組むことができます。これまでのやり方を踏襲するだけでなく、新しい目線からより効率的な方法を考えたり、高品質な業務を行うための改善点が見えやすくなったりすることもあるでしょう。

該当の業務を行うスケジュールも重要な情報です。年間・月間・毎日といったスパンで、それぞれのどのようなタイミングや順番・優先度で業務を行う必要があるのかや、締切などを伝えましょう。確認・承認のタイミングや期限、プロセスも併せて記載します。

該当業務の流れに沿って、手順をまとめます。マニュアルや手順書がある場合は、基本的な方法はマニュアル等の記載を参考にしてもらい、マニュアルに書かれていない、具体的なポイントやノウハウなどを伝えるとよいでしょう。マニュアルが整備されていない業務の場合は、具体的な手順や方法がわかるよう、詳細に作る必要があります。フローチャートや表なども利用すると、視覚的にもわかりやすく、業務を整理することができます。

また、専用システムを利用する場合は、ログイン方法やパスワードの引き継ぎも必要です。セキュリティ面にも配慮しながら、作成を行いましょう。

トラブルやイレギュラーが発生した際にどのように対応するかの記載も貴重な情報です。トラブルへの対応は、なるべく早い段階で行うことが、より大きなトラブルを避け、会社の信用を守ることにもつながるからです。トラブル発生時の基本的なフローとともに、相談・報告先を記載しましょう。   また、これまでどのようなトラブルがあったかや、どのように対処したかをまとめて記載しておくと、より役立つ引き継ぎ書になるでしょう。

業務に関連する資料や参考になるデータの保管先をまとめて記載しておきましょう。この情報を正しく記載しておくことで、これまでの業務で積み上げたナレッジを後任者が正しく活用し、業務を行うことにつながります。フォルダ名や新たに保存を行う場合のルールなども併せて記載しましょう。

途中で業務を引き継ぐ場合、前任者の在職中に終了できなかった業務が発生することもあるでしょう。未完了の業務を引き継ぐ場合は、現在の進捗状況とともに、どのような状態にする必要があるのかや、スケジュール感などを伝えることも大切です。引き靴ぐにあたっての懸念事項がある場合も、出来る限り記載しましょう。

手間や時間をかけて作る引継ぎ書は、きちんと活用されるように作成したいものです。引継ぎ書の書き方や管理面で意識したいことを、確認しておきましょう。

引き継ぐ業務の内容は、自分にとっては当たり前のことも、後任者にとっては初見であると考え、後任者のリテラシーを踏まえて作成することが望ましいと言えます。ただ、引き継ぎ書の作成までに後任者が決まっていない場合や、決まっていても必ずしも相手の経験値を十分に把握できる時間があるとは限りません。そのような場合は、未経験であったとしてもわかるよう、専門用語などは使わず丁寧に作る必要があるでしょう。

引き継ぎ書では、情報を整理しまず結論を先に伝えることもポイントです。丁寧に引き継ぎ書を作成しようとするあまり、多くの情報を盛り込み過ぎて結論が最後になってしまうと、一見してわかりづらい引き継ぎ書になってしまいます。手順やポイントなどは、結論の後に説明するという構成を意識して作成しましょう。

一つの作業だけで完結する業務や、一つの部署だけで完結する業務は多くはないでしょう。そのため、引き継ぎ書の作成時には、業務のつながりや他部署との連携を意識することも重要です。「この業務は、社内でどのような位置づけなのか」「一つの作業が完了したら、次にどの作業に着手する必要があるか」「この業務が、他部署の業務とどう連携しているのか」などをしっかりと説明します。そうすることで、後任者は業務の全体像を把握しやすくなるでしょう。併せて、担当者変更の挨拶や引き継ぎ後の報連相が滞りなく行えるよう、「作業Bの前に実施する作業Aの担当者は誰か」「関連する業務を担当しているのは、どの部署か」といった関係者に関する情報を記載しておくことも大切です。

引き継ぎ書は前任者が中心となって作成するのが基本ですが、別の視点で見てみると、一人では気がつかなかった内容の抜け漏れや、わかりづらい表現などに気がつくことができるでしょう。一通り作成が済んだら、上司やチームメンバーにも確認を仰いで、複数人の目線を入れた引き継ぎ書を作成しましょう。

作成した引き継ぎ書はいつでも取り出しやすいように保管し、誰もが検索や共有がしやすい状態になっていることも、活用を進める上で大切です。「引き継ぎ書の名前やフォルダ名の名付けをルール化する」「置き場所を統一して共通認識にする」「クラウドツールで作成・保管する」などの方法が効果的でしょう。

引き継ぎ書を作成する際の注意点を紹介します。

引き継ぎ書は、後任者への引き継ぎには欠かせない重要な文書ですが、作成に時間をかけ過ぎると、本来やるべき他の業務が疎かになる可能性があります。引き継ぎ書を一から作成しようとすると時間がかかってしまうため、作成時間を短縮したい場合には、先ほど紹介したような引き継ぎ書のテンプレートの活用をおすすめします。テンプレートをアレンジして使うことで、引き継ぎ書作成を効率化できるでしょう。

前任者にとっての「当たり前」は、後任者にとっての「当たり前」ではありません。後任者にとって「わかりやすい」「使いやすい」引き継ぎ書でないと、後任者が困惑し、業務に支障をきたす可能性があります。そのため、後任者が理解しやすいよう、引き継ぎ書の内容をしっかりと整理することが重要です。「各業務がどのような頻度で発生するのかが、一見するとわかりにくい」「長文で書かれていて、要点がわかりにくい」といったことが起きないよう、十分に注意しましょう。

後任者にとって「わかりやすい」「使いやすい」引き継ぎ書にするためには、工夫が必要です。具体的には、「年間・週間・月間・突発のように業務の発生頻度に応じて、引き継ぎ書を作成する」「文章だけで全てを書こうとせず、図表も活用する」などを意識して作成するとよいでしょう。

  引き継ぎ書の作成、共有、閲覧を活性化するには、引き継ぎ書をオンライン上に保存しておける、クラウドツールを利用するのが効果的です。チームの情報共有に特化した「welog」は、引き継ぎ書の作成と運用に便利なクラウドツールです。「welog」を使えば、簡単に引き継ぎ書を作成できるだけでなく、検索や閲覧がいつでもどこからでもできるため、引き継ぎ書を効果的に活用することができます。  

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welogを使って引き継ぎ書を作成すると次のようなメリットを得られます。

・シンプルな操作性で、誰もが簡単に引き継ぎ書を作成できる

・引き継ぎ書はクラウド上に保管されているので、どこからでも検索し、閲覧できる

・作成された引き継ぎ書は、ボタンひとつで共有できる

・テンプレートを使えば、さまざまな業務の引き継ぎにアレンジできる

引き継ぎ書をはじめとするドキュメント作成が得意なwelogは、シンプルな操作性を備えており、誰でも感覚的に操作できます。高度な検索機能を使ってクラウドに保管された引き継ぎ書を簡単に検索したり、ボタンひとつで共有したりできるのも特徴です。引き継ぎ書のテンプレートをアレンジすれば、一から引き継ぎ書を作成することなく、さまざまな業務の引き継ぎ書にアレンジできます。

welogを使った引き継ぎ書のテンプレートはこちら

引き継ぎ書は、業務のナレッジを後任者に引き継ぎ、社内の資産として蓄積していくために重要な文書です。引き継ぎ書の作成は、引き継ぎのフローやスケジュールを踏まえ、無理なく行うことや、後任者にとってわかりやすく、活用が進むように作成することがポイントとなるでしょう。クラウドツール「welog」を使って引き継ぎ書を作成すれば、検索や共有がしやすいため、効果的な活用に繋がります。テンプレートもあり、無料で始められるwelogを活用して、引き継ぎ書を作成してみてはいかがでしょうか。