ビジネスシーンにおいてマルチタスクを効率よく行うことは、仕事の生産性を上げるために必要です。しかし、そもそもマルチタスクの意味を知らないというビジネスパーソンもいるのではないでしょうか。

今回は、マルチタスクの概要やメリット・デメリット、マルチタスクを効率よく行うための方法やコツを紹介します。本記事を、日々の業務にお役立てください。

マルチタスクとは、複数の作業を並行、または短時間で切り替えながら同時進行して仕事をすることです。マルチタスクは、一つのコンピュータが同時に複数の情報処理を行うという意味のコンピュータ用語「multitasking」が由来の言葉で、昨今はビジネスシーンでも使用されるようになりました。

複数のタスクを同時並行するマルチタスクは、一見すると業務効率が上がるイメージがあるかもしれませんが、実際には、仕事の生産性低下の恐れがあるといわれています。そもそも人間の脳は、マルチタスクを得意としておらず、「タスクを止める」「切り替える」といった判断を頻繁に行う際に、ストレスホルモンが増加し、脳がダメージを受けます。そのため、マルチタスクが常態化すると、「認知機能の低下」や「注意力の欠如」などを引き起こすといわれています。ここからは、このようなマルチタスクが、なぜビジネスシーンで必要とされているのか、その背景を見ていきましょう。

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マルチタスクが必要とされている背景には、デジタル技術が進化しさまざまな情報が溢れている情報化社会において、業務を滞りなく進めるためには一度にたくさんの情報を処理しなければならないという事情があります。

また、昨今の慢性的な労働力不足により、一人で複数の仕事をこなす必要性が生じていることも、背景の一つといえるでしょう。このようなことから、複数業務を同時並行して処理するマルチタスクが、ビジネスでの必須スキルとして求められているのです。

次では、マルチタスクと共にビジネスシーンでよく使われる言葉である「シングルタスク」について、その意味やマルチタスクとの違いを解説します。

「シングルタスク」とは、マルチタスクの対義語として使われる言葉で、一つの作業を集中して行うことを意味します。マルチタスクとシングルタスクの違いは、一つの作業を完了させるか否かです。

シングルタスクの場合、進行中のタスクが完了するまでは、他のタスクに一切手をつけません。そのため、他の作業に気を取られることなく、集中して作業を行えるという特徴があります。

マルチタスク・シングルタスクのどちらで作業すればよいのかは、業務内容の性質などにより異なりますが、基本的にはシングルタスクの方が、業務の効率がよいといわれています。実際に業務を行う際は、仕事の優先度や協働して作業を行う人の有無などを考慮し、どちらで進めるのか判断するとよいでしょう。

マルチタスクとシングルタスクの違いが分かったところで、実際のビジネスシーンではどういった作業をマルチタスクと呼ぶのかについて見ていきましょう。

「複数業務を並行して行う場合」の例として、日々の業務において、「電話をしながら会話を記録したり必要な情報にアクセスしたりする」「会議に参加しながら議事録を作成する」といったことが挙げられます。しかし実際には、複数のタスクを短時間で切り替えながら、同時に取り組む場面が多いのではないでしょうか。「複数業務を同じ時期に並行して進める場合」の具体例は、以下の通りです。

【具体例】

・プロジェクトの推進とメンバーの育成

・プロジェクトの進行管理と発生した課題への対処

・イベントの企画とその情報についてのWebサイトの更新

・報告書の作成とクライアントへのアポイントメント調整

このように、私たちはさまざまな場面でマルチタスクを行っています。

では、マルチタスクにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

マルチタスクのメリットは、複数のタスクを行うことで、仕事の全体像を把握できることです。各タスクの納期や関係性が見えることで、課題を把握したり、新たな気づきを得たりできます。全体像を把握できれば、各タスクに適切なリソースを割くこともできるでしょう。

複数の仕事を同時進行するマルチタスクの場合、シングルタスクとは異なり、業務が停滞しないこともメリットです。優先度の高いタスクに対応することができるため、そのタスクに関わる関係者の業務に支障をきたすこともないでしょう。

上司や部下、クライアントなどの協働者とこまめにコミュニケーションを取らないと、作業が進まなかったり期日に遅れたりする恐れがあるような業務では、必然的にマルチタスクを求められるケースが多くなります。このようにマルチタスクを求められるケースでは、プロジェクトや業務を停滞させないために、タスクで生じた課題もすぐ確認・報告することが必要になります。

また、突発的なタスクなどに対応し、他の人のサポートに入れることから、チーム内の結束力も高まります。

マルチタスクにはメリットだけでなく、デメリットもあります。マルチタスクのデメリットを解説します。

マルチタスクを行うと、作業ミスが増える可能性があります。複数の作業を行うと、どうしても時間的なプレッシャーを感じます。時間に対して焦りが生じることでミスを引き起こし、そのミスを次の仕事でも引きずるという、悪循環を引き起こす可能性もあるでしょう。

マルチタスクでは、作業を切り替えることや他のタスクを気にすることで、集中力が途切れやすいこともデメリットです。マルチタスクの場合、各作業に戻る際に作業内容を再確認したり思い出したりといった時間や手間が発生します。これらが積み重なることで、結果的に生産性が落ちるケースもあるでしょう。

マルチタスクでは複数の作業を同時進行しているため、時間の管理がしにくいこともデメリットです。どの作業にどの程度の時間がかかるのかが把握しにくいため、個人が時間管理する際だけでなく上司が部下の時間を管理する際にも、工数の見積もりがしにくいでしょう。

また、一つのタスクが遅れると、関連する他のタスクが遅れる可能性もあります。

昨今はマルチタスクを行うことがビジネスにおいて求められている一方、マルチタスクに苦手意識を持っている人も多くいます。ここでは、マルチタスクが苦手な人の特徴や対処方法を解説します。

マルチタスクが苦手な人の特徴として、完璧主義者であることが挙げられます。「ミスをしたくない」「慎重に物事を運びたい」などと思う人ほど、マルチタスクには向いていません。

完璧主義者の場合、作業途中に話しかけられたり別の作業を頼まれたりすると、大きなストレスを感じたり、プレッシャーを感じたりすることもあるようです。ミスをしたくないと考える完璧主義者の人は、「失敗してもやり直せば大丈夫」という柔軟な思考を持つとよいでしょう。

一つのことに集中したいというような強いこだわりがある人も、マルチタスクには向いていません。マルチタスクを行うことは上手にタスクを切り替えることであるため、臨機応変に対応ができないと、効率良く仕事を進められなくなります。

そのような人は、予め自身でタスクにかける時間を決めておき、そのスケジュールに沿ってタスクを切り替えるといった工夫をするとよいでしょう。

先述の通り、シングルタスクと比較すると、マルチタスクは業務効率が落ちるといわれています。しかし、ビジネスでは、マルチタスクを行わなければならない場面が多いのが現状です。では、マルチタスクを効率的に行いたい場合、どのような方法やコツを取り入れるとよいのでしょうか。

方法の一つは、「タスクシフト」を取り入れることです。タスクシフトとは、コロンビア大学が考案した手法で、「予め定めた間隔で定期的にタスクを切り替えること」です。

例えば、「1時間ごとに作業を切り替える」と決めた場合、1つのタスクを1時間行ったら、次のタスクを1時間行います。タスクシフトを実施する際は、現在抱えているタスクを全て洗い出し、その中で優先度の高いものからタスクを実行していくとよいでしょう。

外的要因により強制的にタスクをシフトしなければいけない状況は脳がストレスを感じやすいですが、このように任意でタスクを切り替えて作業すると、仕事のパフォーマンスが上がるといわれています。

「1✕10✕1」システムとは、「タスクを1分・10分・1時間とタスクにかかる時間で振り分け、短時間で終えられるものから段階的に処理する方法」です。このシステムを活用すれば、大量のタスクを抱えているときにも、どのタスクから実行すればよいのかを整理でき、効率良く業務を行うことができます。タスクに追われる心理的負担が軽減され、集中力やモチベーションを保つのにも役立つでしょう。

パーキングロットは「駐車場」という意味で、パーキングロット思考とは、「業務の進行中に急に別のタスクが発生した際、それを一旦退避させ、本来の業務に集中する」という考え方になります。これは、多くの業務を処理しなければいけない中で、一つの業務に集中するために有効な方法です。

具体的には、突発的なタスクが発生したら、あらかじめ決めておいた場所（メモ帳やホワイトボードやチャットのメモ欄など）に一旦置いておき、時間が確保できた時にそこから取り出し作業します。緊急性のあるタスクであるかは退避させる際に見極める必要がありますが、この思考を取り入れることで、一つのタスクに集中して取り組むことができるでしょう。

マルチタスクを効率的に処理するには、ツールを活用するのも方法の一つです。紙やエクセルを使って管理する方法もありますが、メンバーと進捗を共有しづらく、管理に手間や時間がかかるなどのデメリットがあります。

その点、タスク管理ができるクラウドツールを使えば、タスクを一元管理できるため共有や検索がしやすく、効率よくタスクを管理することができます。今あるタスクを可視化できるため、仕事の優先順位を見極めるのにも役立つでしょう。

ツールの中には、割り当てられたタスクの期日が過ぎた場合に通知で知らせてくれる「通知機能」や、外部ツールとの「連携機能」を備えたものなどがあります。ツールを選ぶ際は、自社の求める機能の有無を確認しましょう。

「welog」は、タスク管理ができる、ドキュメント共有ツールです。クラウド上の「ノート」に紐づくタスクをノート上で簡単に作成でき、タスク一覧ページから簡単に確認・編集することができます。タスクを含めたあらゆる社内の情報を一元管理でき、タスクに紐づく情報も、共有・検索・管理がしやすいです。

また、Word感覚で使えるシンプルなUIのため、初心者でも扱いやすいことも特徴の一つ。ノート数無制限のフリープランがあり、1カ月のトライアル期間中は全ての機能を無料で試せます。期間終了後も1ユーザーあたり月額300円という安心価格でスタート可能です。

マルチタスクをこなすために役立つ情報共有ツール「welog」を、検討してみてはいかがでしょうか。

複数の作業を並行または短時間で切り替えながら同時進行することである「マルチタスク」。マルチタスクには、仕事の全体像を把握し、業務を停滞させないなどのメリットがあります。一方、一つのタスクに集中できないため、業務効率が低下するといった懸念もあるでしょう。

そのため、本記事で紹介した、タスク管理も行える情報共有ツール「welog」の活用などマルチタスクを効率的に行う方法やコツを取り入れ、業務の円滑化を目指してください。