社内における「情報共有」と「コミュニケーション」には密接な関連があるとされています。コロナ禍によりテレワークが普及する中、「メンバー同士のコミュニケーションを活性化したい」「情報共有をより効率的に行いたい」といった方もいるでしょう。そこで今回は、「情報共有」と「コミュニケーション」の関連性や情報共有の重要性、情報共有を活性化させる方法などを紹介します。

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コロナ禍によるテレワークの普及により、メンバー同士の「コミュニケーション不足」を感じている企業も少なくないでしょう。「コミュニケーション不足」は、業務にどのような影響をおよぼすのでしょうか。

HR総研が企業の人事責任者・担当者250名を対象に実施した『【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート2021』では、94％の人が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と回答。9割以上の回答者が、コミュニケーション不足による業務への悪影響を懸念していることがわかります。

また、「コミュニケーション不足はどのような業務において障害となるのか」を聞いたところ、最も多かった回答は「迅速な情報共有」で87％でした。次いで、「部門間・事業所間の連携」（78％）、「業務中の気軽な相談・質問」（67％）と続きます。「迅速な情報共有」と「業務中の気軽な相談・質問」は、昨年調査より20ポイント以上増加したことからも、「コミュニケーション不足」により、これまで以上に「情報共有」が難しくなっていることが伺えます。

（出典：ProFuture株式会社/HR総研『【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケート2021』）

「情報共有しづらい」状況は、どのようなときに生まれるのでしょうか。「情報共有がしづらい」と感じる3つの状況について、紹介します。

これまでは、メンバー同士が「対面」で仕事をするのが大前提でした。日常的に、「口頭」で交わされるコミュニケーションが、「情報共有」の一端を担っていたと考えられます。

しかし、コロナ禍によりテレワークが普及したことで、これまでのように口頭で気軽にコミュニケーションをとるのが難しくなりました。それにより、情報共有のしづらさにつながっていると考えられます。

これまでは、対面でのコミュニケーションの延長線上に、情報共有がありました。そのため、情報共有の仕組みが構築されていなくても、業務やプロジェクトの進捗を確認することができたのです。

ところが、テレワークの普及により、状況は一変。対面でのコミュニケーションが難しくなったことで、意識的に情報共有をしなければならなくなったのです。これまで情報共有の仕組みを整備してこなかった企業では、「業務の進捗がわからない」「トラブルが起きても、気づけない」といった課題に直面していると考えられます。

これまでは、相手の様子を見ることが簡単にできたため、「今、話しかけても大丈夫かどうか」を判断することができました。周囲への「報・連・相」のタイミングを逃すことも、それほどなかったでしょう。

しかし、コロナ禍によりテレワークが普及したことで、相手が「今、何をしているのか」「連絡をとっても、問題ない状況なのか」がすぐにはわからなくなりました。急ぎで直接話したいことがあっても、まずは「今、話すことができるか」をビジネスチャットなどで確認しなければなりません。このように、相手の状況がわかりにくいことが原因で、「報・連・相」のタイミングがつかめず、情報共有しづらくなっていると考えられます。

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情報共有は、なぜ重要なのでしょうか。情報共有の重要性は、「情報共有が遅い・滞ることによるリスク」を考えると、自ずと見えてきます。

参考：情報共有の意味とは。社内で行う重要性や効果的な方法・ツールを紹介

仕事をしていると、「ミスが発生した」「納期に間に合わなかった」といった問題が生じることもあるでしょう。こうした業務上のトラブルは、組織の信用問題にも関わることから、早急な対応が求められます。

しかし、情報共有が不十分だと、問題の発見自体が遅れてしまいます。その結果、後手後手の対応となり、取り返しのつかない状況に陥る可能性があります。

情報共有が適切に行われていないと、業務に必要な情報を、その都度探さなくてはいけません。情報の保管場所が数カ所に分かれている場合には、なおのこと、探すのに時間を要するでしょう。必要な情報をその度に探す数分が積み重なることで、業務効率の低下につながります。

加えて、情報共有が不十分だと、現時点での最も良いやり方である「ベストプラクティス」や、「業務上のトラブルへの対応方法」などが社内に浸透しません。その結果、業務の「やり直し」や「重複」などが発生し、生産性が落ちてしまいます。

属人化とは、「ある業務を担えるのが特定の社員のみ」という状態のことです。情報共有が不十分だと、業務の属人化が進みやすくなるとされています。

業務が属人化してしまうと、「属人化された業務がボトルネックとなり、部署内・社内全体の業務が停滞する」「代わりに別の社員が属人化された業務を行うと、品質の担保が難しくなる」といったような問題が生じる可能性があります。

参考：属人化を解消し、業務の生産性や効率アップをはかる方法とは

情報共有が適切に行われていないと、「お互いの業務内容がわからない」「業務の進捗状況が伝わってこない」といった状況に陥りやすくなります。メンバー同士の相互理解が不十分になることで、「適切なフォローができない」「業務上のトラブルが発生しやすくなる」などの課題も生じるでしょう。こうした状態が続けば、チームワークの悪化につながる可能性があります。

反対に、情報共有が活発に行われれば、「問題を即座に解決できる」「生産性が向上する」「属人化を防げる」「チームワークが良くなる」という効果が期待できます。

対面での業務の機会が減少する中、情報共有を活性化させるにはどのようなことが必要なのでしょうか。情報共有を活性化させるには、大きく分けて、「オンラインコミュニケーションを促進する」「コミュニケーションに頼らない情報共有を考える」という2つの方法を実践することが効果的です。ここでは、オンラインコミュニケーションを活性化する方法について、見ていきましょう。

情報共有の頻度は、コミュニケーションの量に比例すると言えます。そのため、まず考えられるのが、「コミュニケーションの量自体を増やす機会の創出」です。例として、チーム・部署ごとの「オンライン朝礼」や、希望者を対象とした「オンライン・ランチ」などが挙げられます。このような機会を定期的に設けることで、業務に直接関係するかどうかに関わらず、対話の頻度が増え、コミュニケーションが活発になります。その結果、情報共有の活性化につながるでしょう。

「メール」を使ったやり取りが多い企業では、「すぐにメールを確認できない」「なかなか返事が来ない」といったことが起きがちです。このような課題を抱えている場合には、連絡手段を「メール」から「ビジネスチャット」に切り替えることをおすすめします。ビジネスチャットとは、ビジネス利用に特化したチャットツールのこと。メールよりも、「気軽にメッセージを送受信できる」のが大きな特徴です。ビジネスチャットを活用すれば、「誰でも」「好きなときに」オンラインでコミュニケーションが取れるため、情報共有の促進につながるでしょう。

「業務に追われていて、忙しい」「相手の時間を奪ってしまいそうで、気が引ける」といった理由から、日常のコミュニケーションがおろそかになることもあるでしょう。しかし、「雑談」や「報・連・相」は、チームワークの向上や業務の円滑化のためにも不可欠なものです。そのため、「誰もが話せる雰囲気作り」が重要になってきます。自分の意見を誰に対してでも安心して発言できる状態である「心理的安全性」をチーム内で高めていくとよいでしょう。

具体的には、情報共有に対する、積極的なリアクションをおすすめします。例えば、ビジネスチャットでは、投稿に対して「いいね」などのリアクションを活用するとよいでしょう。チャットによるコミュニケーションでは、受け手の状況や意思とは裏腹に、「ノー・リアクション」が一つの「リアクション」であると捉えられる場合があります。リアクションを送ることで、すぐに返信できない場合でも、送信相手に「内容を確認している」という旨を伝えることができるため、相手の安心につながるでしょう。また、web会議では、「リアクションボタン」や「チャット機能」などを活用し、発表者に対してリアクションを行いましょう。

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情報共有を活性化するためには、「コミュニケーションに頼らない情報共有」の手段を考えることも重要です。テレワークありきの働き方が一般的になっていく中で、対面でのコミュニケーション減少はやむを得ないものでもあります。そうした中においても情報共有を活性化していくためには、これまでよりも「効率的な情報共有の仕組み」を構築し、情報共有の質を高めていくことが求められます。効率的な情報共有に一役買うのが、「いつでも」「どこからでも」情報を共有・確認できる「クラウドツール」です。クラウドツールを効果的に活用すれば、オンライン主体のコミュニケーションであっても、情報共有を効果的に行うことができるでしょう。

情報には、大きく分けて「フロー情報」と「ストック情報」の2つがあります。フロー情報とは、チャット上での連絡事項やタスクの期限など、短期間で消費される有効期限が短い情報のこと。一方のストック情報とは、プロジェクトの中で蓄積されたノウハウや業務マニュアルなど、時間が経っても価値が変わらない情報です。

「フロー情報」の共有には「ビジネスチャット」を、「ストック情報の共有」には「情報共有ツール」を活用すると良いとされています。共有したい情報の種類によって、ツールを使い分けましょう。

参考：情報共有の意味とは。社内で行う重要性や効果的な方法・ツールを紹介

「welog」は、会議の議事録や業務マニュアル、日報といった社内にストックしておきたい情報の記録・共有・活用に特化したクラウドツールです。welogを使って情報を一元管理すれば、あちこちから情報を探す必要がなくなります。また、キーワード検索にも対応しているため、必要な情報を即座に検索することが可能です。チャットツールの「Chatwork」や「Slack」との連携が可能な他、タスク管理機能も備えています。「30日間無料トライアル」を行っていますので、まずはお気軽に、試してみてください。

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リモートワークの普及により、対面でのコミュニケーションが減少する中、情報共有が多くの企業で課題となっています。そうした状況下で情報共有を活性化させるためには、「オンラインコミュニケーションの促進」や「情報共有を目的としたクラウドツールの活用」が必要です。情報共有を活性化させるため、自社に合ったコミュニケーション方法やクラウドツールを模索してはいかがでしょうか。

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