ワードとエクセルのどちらを使ってマニュアルを作成しようか、迷う方もいるでしょう。マニュアル作成の手間を減らし、読み手にわかりやすいマニュアルを作るためにも、どちらを選ぶか慎重に考える方も多いかもしれません。

今回の記事では、ワードとエクセルそれぞれの特徴について、どのようなメリット・デメリットがあるかをマニュアル作成に絞ってご紹介します。ワードとエクセル以外にも、マニュアル作成に使えるツールをご紹介しますので参考にしてください。

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マニュアル作成には、ワードとエクセルのどちらも使用することができます。しかし、それぞれ異なる目的や特徴を持つツールであるため、選択を間違えると「作成に余計な手間がかかる」「運用しにくい」など不便な点が出てくるでしょう。マニュアル作成にワードとエクセルのどちらを使うか迷う場合は、作成したいマニュアルの内容にあわせた、適切な判断が必要です。

まずは、ワードとエクセルに分けて、作成に適しているマニュアルをご紹介します。

そもそも文書作成のためのソフトであるワードは、「接客マニュアル」や「教育マニュアル」のように、文章中心のマニュアル作成に向いています。印刷時にレイアウトが崩れにくいため、紙で保管したい内容や、社内に掲示する予定のマニュアルも、ワードでの作成が適しているでしょう。

一方、マニュアルの中でデータをもとにした表やグラフなどを作成したいケースは、エクセルが適しています。用紙サイズに縛られることなく作成できるため、ワードに比べフォーマットの自由度も高めです。タブを使って横並びで管理するエクセルは、マニュアルをパソコンの画面上で確認したい場合に向いています。

ここでは、ワードとエクセルの、マニュアル作成におけるメリット・デメリットの一覧をご紹介します。ワードとエクセルのメリット・デメリットを比較する以外に、2つのソフトに共通する特徴もチェックしましょう。

次項で、ワードとエクセルのメリット・デメリットについて詳しく解説します。

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なお、マニュアル作成ツールを使って簡単にマニュアルを作りたい方には、こちらの記事が参考になります。

参考：【無料ツールあり】マニュアル作成ツールとは？おすすめ5選を厳選して紹介

ワードでマニュアルを作成する際の、メリットとデメリットについて解説します。

まずワードを使うメリットから見ていきましょう。

ワードには、見出しや本文などにあわせてフォントや文字サイズなどを1クリックで設定できる「スタイル」という機能があります。この機能を活用すれば、マニュアルの形式を整える作業を効率的に行うことが可能です。

ワードは文章の校正を自動でサポートしてくれる機能も備えているため、誤字脱字などミスの発見に役立つでしょう。

ワードは、図や画像をURLで貼り付けることができます。この方法で画像などを貼り付けると、大量に画像を使用してもファイルが重くなりません。マニュアルのダウンロードをスピーディーに行え、PCなどの容量の心配もいらないでしょう。ただし、印刷を前提として作成する場合には、リンクではなく図や画像そのものを添付することが必要です。

ワードは、パソコンで作成したイメージをそのまま印刷することができます。基本の設定がA4用紙になっているため、作成した資料をすぐに印刷することが可能です。

次にワードを使うデメリットです。

ワードには、表計算機能がありません。エクセルで作成した表をワードに貼り付ける方法もありますが、工数を考えると最初からエクセルを使ったほうが効率的に作成できるでしょう。

ワードは、縦長サイズの文書には向いていますが、横長サイズの資料作成では、レイアウトを整えるために段組みを変えるなどの工数がかかります。横長のマニュアルを作成したい場合は、エクセルや同じoffice系のソフトであるパワーポイントが作成に向いているでしょう。

パワーポイントは、テキストボックスで文章を載せるスペースをコントロールでき、配置の変更も簡単です。

マニュアル作成にエクセルを使うと、どのようなメリットやデメリットがあるでしょうか。エクセルの特徴もあわせて解説します。

エクセルを使うメリットは以下のようなことが挙げられます。

エクセルは、表や図が簡単に作成できます。オートシェイプ機能を使い、組織図やフローチャートを取り入れたマニュアルを作ることも可能です。

エクセルは、1つのファイル内に複数のシートを作成することができます。この特徴を利用して、マニュアルで扱う業務を細分化し、工程ごとにタブを分けるといった使い方が可能です。

マニュアル内で表計算を行いたい場合はエクセルが向いています。数式や関数など自動計算の機能は、作業を効率化できるエクセルの強みと言えるでしょう。

次に、エクセルを使うデメリットです。

エクセルで作成したマニュアルを印刷する場合は、印刷範囲の設定などに気をつけなければなりません。ページの縦・横に区切りがないため、そのまま印刷すると想定外のところでページが分かれてしまうなどといった失敗につながります。

ワードやパワーポイントと比べると、エクセルはデザイン面の自由度が低めです。文字サイズや色分けなど、限られた機能を活かして工夫する必要があるでしょう。

エクセルはセルに情報を入れるため、他のツールにそのままコピー＆ペーストすると、書式が崩れてしまうなど、うまく貼り付けられない場合があります。一度エクセルで作ったマニュアルは、他のサービスに移行しにくいことも踏まえて利用するかどうかを決めましょう。

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マニュアル作成にワードやエクセルを使用する際、共通するメリットやデメリットがあります。ここでは、ワードとエクセルに共通するメリット・デメリットについてご紹介します。

ワードとエクセルを使うメリットはこのようなものがあります。

エクセルやワードは広く使われており、ソフトが標準装備されているパソコンを使っているケースも多いでしょう。すでに社内で導入しているワードとエクセルをマニュアル作成に活用すれば、追加費用が必要なく、社員の学習コストもかかりません。

ワードやエクセルは、さまざまなサイトでテンプレートを入手することができます。マニュアルの内容にあったテンプレートを活用して、効率的に作成を進められるでしょう。

そして、ワードとエクセルを使うデメリットです。

スマートフォンでワードやエクセルのファイルを操作したい場合、アプリのダウンロードや他サービスとの連携が必要です。パソコンでワードやエクセルを使って作成したマニュアルを、手軽にスマートフォンで編集・閲覧したいという場合は、手間がかかることを知っておきましょう。

ワードやエクセルで作成したマニュアルは、情報を更新するたびにファイルを保存し直し、利用者に知らせるためのメールを送る、といった工数がかかります。

また、「フォルダにまとめる」「管理しやすい見出しをつける」など意識して管理しないとあとから探しにくく、どこにどのマニュアルが保管してあるのかわからなくなってしまう恐れがあります。

ワードやエクセルは、作成したマニュアルがパソコン内に保存されるという特徴から、「共有に手間がかかる」「必要なマニュアルを探すのに時間がかかる」など、運用上の困難が発生します。

ワードとエクセルに共通するデメリットを解決する方法として、マニュアル作成に「クラウドツール」という第3の選択肢を入れて考えてみるのも一案です。マニュアル作成に適したクラウドツールなら、作成したマニュアルをクラウド上で一元管理できます。アクセスを許可されたメンバーは、ホームページのようにいつでもクラウドにアクセスし、マニュアルなどの閲覧が可能です。また、マニュアルの共有や検索に手間もかかりません。苦労して作ったマニュアルがほとんど活用されなかった、という事態を防ぐことにもつながるでしょう。

マニュアル作成ができるクラウドツールと一概に言っても、動画を編集できるものやメンバーで情報共有がしやすい機能があるものなど、ツールの特徴はさまざまです。どのようなマニュアルを多く作成したいかなど、目的にあったツールを選択しましょう。

関連記事：【無料ツールあり】マニュアル作成ツールとは？おすすめ5選を厳選して紹介

クラウドツールの一つである「welog」は、マニュアルや手順書、日報など業務で必要な文書を簡単に作成できます。文章中心のシンプルなマニュアルを作成したいと考えている方には「welog」が最適です。

マニュアルを「welog」で作成するメリットとして、次の三点が挙げられます。

・直感的に操作できる

・共有がスムーズ。スマートフォンでも閲覧できる

・必要なマニュアルをすぐに見つけられる

それぞれのメリットについて詳しくご紹介します。

「welog」は、必要な機能を絞り込んでいるため、慣れない方でも感覚的に使うことができます。ワードのような操作感覚で文章や表の作成もできるほか、画像の貼り付けも可能です。「クラウドツールを使ったことがない」という方にも簡単に始められるおすすめのツールです。

クラウド上に自動保存されたマニュアルは、ボタン一つでメンバーとの共有が可能です。スマートフォンでも閲覧できるため、「welog」を使ってマニュアルを作成すると、メンバーは「いつでも」「どこでも」マニュアルの作成や確認をすることができます。

welogは、「検索機能」を備えており、必要なマニュアルをすぐに探し出すことができます。業務引き継ぎの際など、後任の担当者が過去のマニュアルを参考にしたいと思ったときにも、キーワードや作成日、作成者などの条件で絞り込んで検索可能です。

「welog」には30日間の無料トライアルがあり、期間終了後も10アカウントまでなら無料で継続利用できるフリープランがあります。マニュアルの作成を考えている方は、「welog」をぜひ試してみてはいかがでしょうか。

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どのツールを使ってマニュアルを作成するのかは、マニュアルに記載する内容や、紙・パソコン・スマートフォンなど、どのような形で閲覧するかも考えて選ぶとよいでしょう。

マニュアルは、作成後も内容を更新しながら運用していくことが重要です。ワードとエクセルのどちらかだけでなく、共有の効率化や情報の検索性も考えて、「welog」などのクラウドツールも選択肢の一つに入れて検討してみてはいかかでしょうか。

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