議事録は、会議の要点を整理し、まとめることが大切です。わかりやすい議事録を作成するためにはどのようなコツがあるのか知りたい人も多いでしょう。今回は、良い議事録・悪い議事録の概要、新人でも議事録をわかりやすく効率的に作成するための書き方やメモの取り方、まとめ方のコツについて紹介します。議事録作成に活用できるテンプレートも紹介しますので、お役立てください。

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議事録とは、会議や打ち合わせの内容などを記録した文書のこと。議事録を作成する主な目的は、「会議の決定事項やその経緯などを関係者全員に正確に伝える」「お互いの認識の相違を防ぐための備忘録として残す」「確認事項を明確にし、次回までにすべきことの準備をする」ことです。良い議事録を作成できれば、業務を効率よくスムーズに進めるのに役立ちます。まずは、「良い議事録」と「悪い議事録」について見ていきましょう。

良い議事録とは、情報が整理されていて、誰が読んでも内容がわかる議事録のこと。決定事項や重要事項、経緯などが押さえられており、会議に参加できなかった人でも内容を正確に把握できる文書です。そのため、誰が読んでも同じ解釈になるよう曖昧な表現は避け、結論を明確に記載することを意識しましょう。

悪い議事録とは、情報が整理がされておらず、論点が伝わりにくい文書です。例えば、発言者の内容をそのまま記載しただけの議事録の場合、重要な内容が埋もれてしまいます。また、発言者や担当者を明記していない議事録の場合、最終的な結論が決まった経緯や決定事項の担当者が不明確なままで、その後の業務に支障をきたすこともあるでしょう。議事録は、会議の内容を正確に把握するための資料となるため、議題や確認事項に添いながら、要点を整理する必要があります。

関連記事：議事録とは？作成の目的や意義を把握し効果的な書き方を解説【テンプレート有】

良い議事録を作成するためには、どのようなことに気をつけるとよいのでしょうか。特に議事録作成に慣れていない新人の場合、議事録の作成方法がわからずに悩むケースもあるでしょう。ここからは、わかりやすい議事録を書くためのコツについて解説します。

関連記事：【例文付】議事録の書き方を知りたい方へ。テンプレート例や書き方のコツ、参考本などをご紹介

議事録作成のコツは、会議の目的を明確にした上で「会議の構成を考える」「議事録に記載する項目を記載しておく」といった事前準備を行うことです。予め準備を行うことで、会議の要点を把握でき、会議に対する理解も深まります。また、過去の議事録に目を通しておけば、そのフォーマットを参考に効率よく議事録を作成できるほか、議論の内容をイメージするのに役立つでしょう。

わかりやすい議事録を作成するためには、多くの情報の中から必要な情報を取捨選択し、要点を簡潔にまとめることが大切です。そのため、まずは決定事項や重要事項を記載し、必要に応じて経緯などを補足して説明するとよいでしょう。

文章は、「です・ます調」ではなく「だ・である調」を用いる、箇条書きを活用するなどの工夫をすることで、読み手に内容が伝わりやすくなります。また、ワンセンテンス・ワンメッセージを意識し短い文章で記載することも、要点をわかりやすくするポイントの一つです。

会議で配布された参考資料などがあれば、添付資料として記載しましょう。添付資料の項目を作り「添付資料1」などとナンバリングするほか、資料に紐づく部分には「添付資料1を参考」などと記載しておけば、よりわかりやすい議事録となるでしょう。

また、会議で使用したホワイトボードを撮影して添付する、話し合いで使われたWebサイトのURLを添付する、などの工夫も大切です。

議事録作成に役立つツールを使えば、議事録を効率的に作成・活用できるのでおすすめです。議事録作成ツールには、「議事録自動作成ツール」と「議事録作成補助ツール」の2種類のタイプがあります。双方の主な特徴は以下の通りです。

議事録自動作成ツール：AIによる音声認識を活用し、議事録を自動で作成してくれるツール。会議中の音声を自動で文字起こしする「自動文字起こし機能」やタスクや重要な箇所を抽出する「タスク抽出機能」、会議の音声を自動で翻訳する「多言語翻訳機能」などを備えている。

議事録作成補助ツール：議事録などのドキュメントを効率的に作成・共有・活用するのに適したツール。議事録の必須項目を予め記載したテンプレートを作成できる「テンプレート機能」や同時に複数人が議事録に書き込める「共同編集機能」、作成した議事録の関係者への共有や検索がスムーズにできる「共有・検索機能」などを備えている。

それぞれの特徴を理解し、組織やチームの目的・用途に適したツールを選ぶとよいでしょう。

関連記事：議事録作成ツール7選。フリーソフトや自動作成可能なツールなど

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会議中の内容を一言一句聞き取りメモするのは難しいため、良い議事録を作成するためには、会議の内容を効率よくメモすることが重要です。メモを取る方法としてはノートなどに手書きする場合や、パソコンに入力する場合などがありますが、会議中どのようなことを意識してメモを取るとよいのでしょう。メモを取る際に押さえておきたいコツについて見ていきます。

関連記事：議事録のメモが追いつかない！素早く書く方法と便利なツールの紹介

議事録のメモを取る際のコツは、会議で出てきた重要な単語や単価・総額などの定量情報を押さえることです。議事録では無駄な情報をなるべく省きながら要点をしっかり記載する必要があるため、具体的な数字や方法などは漏らさずにメモを取りましょう。

記号や装飾を活用することも、メモの取り方のコツです。例えば、議題に対する賛成や反対などの意見について「◯や✕」と記載する、議題に対する結論や担当者間の流れなどを「↓・→・⇔」で表すなど簡略化すると、効率よくメモを取れます。

また、ミーティングを「MTG」と略語で記載したり重要な箇所を囲って装飾したりなど、視覚的に内容を把握しやすくする工夫もできるでしょう。

必須項目を押さえてメモを取ることも、押さえておきたいコツの一つです。会議の内容や目的により記載すべき内容は多少異なりますが、以下が基本的な項目となるでしょう。

・会議名

・日時

・開催場所

・参加者

・議題や会議の目的

・各議題に対する、発言・議論の内容

・決定事項と次までのTo・Do

・補足事項・懸念事項

・次回の会議予定・添付資料

議事録は、必要項目を押さえたテンプレートを用意しておくこともおすすめです。基本となるフォーマットを用意すれば、議事録の書き方に不安を覚える方でも効率よくメモを取ることができます。テンプレートは、会議の内容や目的に合わせてアレンジして活用するとよいでしょう。

関連記事：議事録の必須項目とは？書き方のコツやテンプレート、議事録作成を効率化するツールを紹介

会議中にメモした内容をまとめる際、押さえておきたいコツやポイントについて解説します。

議事録は情報の鮮度が高いうちに共有する必要があるため、なるべく早めにまとめることが大切です。一般的に、関係者に議事録を共有する目安は24時間以内とされています。

共有までに時間が空きすぎると次のアクションに時間を要するなど、業務に支障が生じる可能性もあります。会議の記憶が薄れないうちに作成することで効率的に情報を整理できるため、迅速な議事録作成を心がけるとよいでしょう。

議事録を作成したら、上司や先輩など第三者に内容を確認してもらうこともポイントです。内部だけでなく社外にも共有する際は、特に内容に漏れや不備がないのかの確認が重要となります。「誤字脱字」「重要事項の記載漏れ」「出席者の名前の不備」などについて、複数人の視点で確認しておくことが大切です。

誰が見てもわかりやすい議事録を作成するためには、情報が整理されている必要があります。議事録の内容を簡単にまとめるためには、フレームワークを活用するのもおすすめです。代表的なフレームワークには、「5W2H」「PREP法」「空・雨・傘」などがあります。フレームワークごとに特徴が異なるため、下記を参考にしていただき、会議の議題や目的に則したものを選択するとよいでしょう。

関連記事：PREP法とは？メリット・デメリットやテンプレート・例文を詳しく解説！

関連記事：議事録とは？作成の目的や意義を把握し効果的な書き方を解説【テンプレート有】

議事録は必要な情報を整理して伝えるのがポイントですが、記載や共有に手間や時間がかかることに課題を感じることもあるのではないでしょうか。情報共有ツール「welog」なら、議事録作成や運用を効率的に行うのに役立ちます。

例えば、テンプレート機能を使えば、以下のようなテンプレートを簡単に作成することが可能です。メールや各種ビジネスチャットと連携すれば、遠隔にいる人にもスムーズに議事録を共有できるほか、複数メンバーで同時に編集することもできます。

また、作成者や作成日で絞り込むことができる高度な検索機能も備えており、過去の議事録を簡単に確認することも可能です。議事録に紐づくタスクを作成できるため、ToDoの実行までを漏れなく行うことができるでしょう。

議事録の作成や運用に役立つだけでなく、議事録の保管場所が明確になることで、「議事録を記録する・振り返る」という習慣も根付くためおすすめです。

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

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良い議事録とは、要点が整理されており、会議に参加していない人にも内容を正確に共有できる議事録です。わかりやすい議事録を作成するためには、メモの取り方やまとめ方、書き方など作り方のコツを押さえるとよいでしょう。

議事録を効率的に作成するためには、ここで紹介した情報共有ツールも役立ちます。テンプレート機能や共同編集、検索機能など議事録の作成・運用に便利な機能を備えているため、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。