報告書の作成を求められた際、書き方に悩む方もいるのではないでしょうか。報告書は、作成の目的に応じて記載項目が異なりますが、基本的な書き方は共通点も多く、一つ覚えておけば他にも応用しやすくなります。報告書の書き方がわかれば、スムーズな報告書作成につながるでしょう。

今回は、報告書の概要や書き方のポイント、種類別の特徴をご紹介します。報告書の例文・テンプレートもご紹介しますので、報告書の作成にお役立てください。

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報告書（英語：report）とは、上司や関係者に業務内容やその結果などについて報告するための書類のこと。ビジネスシーンにおいての報告書の目的は、読み手に業務内容などを正確に共有し、次の活動につなげることです。報告書の内容は、読み手を意識し、わかりやすく内容を記載することが求められます。

報告書の構成は、企業独自の様式があったりWordやExcelなどの無料テンプレートを利用したりする場合もあり、企業ごとに少し異なります。しかし、基本的な構成はどの報告書も共通しているため、短時間で質のよい報告書を作成するために、基本の構成を理解しておくとよいでしょう。ここからは、報告書の基本フォーマットをご紹介します。

報告書には、日時や場所といった「基本情報」を記載します。報告書の種類により記載する情報は異なりますが、例えば、以下のような情報を記載する必要があるでしょう。

・提出日

・作成者

・宛名

・場所

・参加者

企業ごとのフォーマットに沿いながら、情報を漏れなく記載することが大切です。

報告書は、一般的に、「表題・要旨・詳細」の3層構造で構成されます。記載する内容と書き方は以下の通りです。

表題：報告書全体の題名（タイトル）。報告書全体の内容を一言でまとめる

要旨：報告書で伝えたい内容について、要素ごとに箇条書きなどを使ってまとめる

詳細：要旨の内容を、事細かに具体的にまとめる

基本的に報告書は、表題、要旨、詳細の順番で情報を整理しましょう。ただし、表題から順に記載すると内容の整理が難しいケースもあります。その場合は、詳細、要旨、表題の順番に記載していくのがおすすめです。まず詳細を記載し、その要約である要旨、表題と、下位構造から上位構造に順に整理していくと、簡単に内容が記載できます。

報告書を記載する際、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。報告書の書き方で知っておきたいポイントを解説します。

報告書は、誰が読むのか、何の目的で作成するのかを明確にすることが大切です。なぜなら、作成の目的に沿ったまとめ方をする必要があるためです。

例えば、営業の商談内容について上司に報告する場合は、要旨のほか詳細について記載することで、上司が部下の業務内容や結果について、適切に判断することができます。また、トラブルについて取引先に向けて報告する場合は、トラブルの原因や経緯がわかるよう内容の詳細を具体的に記載する必要がありますが、自分の所感については記載不要です。このとき、詳細については別紙で記載するのが基本となります。

このように、報告書はどのような目的で誰に向けて作成するのかを意識し、目的に沿った適切な書き方をすることがポイントです。

デザインや表現方法を統一することで、読みやすい報告書となります。

例えば、全体の文章量や余白バランスを整えるなど、レイアウトの見栄えを意識するとよいでしょう。そのほか、「ですます調」と「である調」を混合しない、助詞の重複を避ける、句読点の打ち方に注意するなど、表現方法を整えることもポイントです。誤字や脱字がないかどうかも、提出前にしっかりチェックしましょう。

報告書は、事実を客観的に記載するようにしましょう。自分の主観や推測ではなく、具体的な数字を用いて、情報を正確に記載することが大切です。

5W1Hを意識することも、報告書の書き方のポイントです。5W1Hとは、「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、How（どのように）」を意味する言葉のこと。5W1Hに沿って記載することで、情報に漏れがなく、読み手にわかりやすい報告書を作成できます。

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報告書は、さまざまなビジネスシーンで活用されています。ここからは、報告書の種類とその活用目的や特徴について紹介します。情報共有の円滑化につながるドキュメントツール「welog」で作成したテンプレートのほか、関連記事や例文も参考にしてください。

議事録とは、会議や打ち合わせの内容などを記録しまとめたものです。議事録は、会議内容を正確に伝達・共有することを目的として作成します。会議の内容ややるべきことなどを出席しなかった関係者を含め全員に周知するため、「決定事項」と「TODO」を正確に記載する必要があります。  

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日報とは、日々の業務内容を記録しておく書類のことです。上司への進捗報告や自身の振り返りを目的として、企業で活用されています。日報は、「今日の目標」「業務内容」「目標に対する達成度」などについて、数字などの定量情報を用いて記載することがポイントです。  

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週報とは、業務の進捗状況・振り返りについて、1週間単位で報告する書類のことです。週報も日報と同じように、業務の進捗を把握し、振り返りを行うことが目的です。

しかし、週報と日報には、振り返りを行う期間とその内容の抽象度において違いがあります。週報は、1週間の業務内容を大まかに記載し、目標を達成するための「中期的な振り返り」に活用するのが特徴です。

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営業報告書とは、営業活動の進捗状況を上司などに報告するための書類です。「営業日報」「営業週報」「営業月報」「案件報告」といった報告書の総称です。

営業報告書の目的とは、業務の進捗状況を上司やチーム内で共有すること、振り返りを行い今後の業務に活かすことです。営業報告書を記載する際は、定量情報を使いながら要点を整理すると共に、業務の課題や反省点を振り返り、解決策を記載するようにしましょう。

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スやトラブルの内容や状況について、上司や取引先にいち早く報告するために活用します。

「社内向け」と「社外向け」の2つの種類があり、業務上のトラブルが自社内のみに影響する場合は社内向け、取引先に影響する場合は社外向けの報告書を作成します。社内向けの報告書は、あまりかしこまった文章にする必要がなく、詳細については口頭で説明することもできます。対して社外向けの報告書は、取引先との今後の関係性を考慮しながら客観的に事実を記載し、トラブルの状況を正確に把握する必要があります。

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研修報告書とは、研修の内容について具体的に記載した書類です。研修報告書を作成する目的は、「研修内容を共有すること」「研修の効果検証をすること」です。提出日や作成者、研修名や開催日時などの「基本情報」のほか、「研修の目的」や「研修内容」、研修に参加して何を学んだのかといった「所感」を記載しましょう。  

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調査報告書とは、依頼内容に基づいて実施した調査の結果をまとめた書類のこと。調査報告書の種類には、「ハラスメント等の実態調査報告書」「不具合の状況の調査報告書」「新商品開発における市場調査の報告書」などがあります。

調査報告書は、数字などの定量情報にグラフや表を活用しながら、事実を客観的に記載することがポイントです。調査結果を活用し今後の戦略や施策を検討するために、読み手にわかりやすく情報を整理することが大切となります。

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出張報告書とは、出張先での業務内容や成果など、出張で得られた有益な情報を組織内で共有するための書類です。「研修会への出席」や「顧客との商談」など、さまざまなケースで記載します。

出張報告書は、「出張の目的が達成されたのか」や「出張が意義のあるものだったのか」を確認するために記載します。効果的な出張報告書を作成するためには、出張目的を明確にしながら情報をシンプルにまとめ、作成者と上司の双方にとってわかりやすいように記載しましょう。

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クレーム報告書とは、顧客から受けた苦情の内容とその対応・対策について報告・共有することを目的とした書類のこと。社内向けだけでなく、社外向けに作成するケースもあります。

クレームの対応は、その後のサービスや商品の品質向上だけでなく、顧客との関係にも影響します。読み手や内容によって書き方などを変えながら、事実に基づき迅速かつ適切に作成することが重要です。

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活動報告書とは、第三者に向けて自分や団体の活動内容をまとめた書類のこと。第三者が活動内容を把握し、評価をするための資料の一つです。

大学の推薦入試や就職活動、ビジネスなどさまざまな場面で使われています。それぞれ記載する内容は少し異なりますが、読み手に興味を持って読んでもらえるように作成することが大切です。

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顛末書とは、仕事上のミス・トラブルについての経緯を報告し、再発防止策を目的として記載する書類のこと。トラブルを解決した後に作成する書類であり、基本的には「社内向け」の書類です。顛末書は、ミスやトラブルの対応後、できるだけ早く提出することが重要となります。

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復命書とは、官公庁等でよく使われている報告書の一種です。上司などから「命令」された職務内容について、その経過や結果を報告するために作成します。復命書は、税金が正しく使われたかを証明するための「公文書」としての役割を持つことが特徴です。  

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引継ぎ書とは、業務の担当を引き継ぐ際に準備する書類です。後任者にスムーズに仕事を引き継ぐために活用します。

引継ぎ書に記載する内容は業務内容や担当者によりさまざまですが、一般的には、「引き継ぐ業務の内容」「業務フローや進め方」「業務スケジュール」などを記載します。業務のナレッジを後任者に引き継ぎ、社内の資産として蓄積していくために重要な書類です。

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「welog」は、Word感覚で使えるシンプルな操作性で、簡単に報告書を作成・共有・活用することができます。テンプレートを活用すれば、クラウド上で誰でも簡単に報告書を作成可能です。メールや外部チャットと連携し、簡単に報告書を共有できることも特徴。社内のあらゆる報告書を一元管理できるためおすすめです。

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報告書の基本的な構成や書き方を理解しておけば、短時間で質のよい報告書を作成できます。報告書にはさまざまな種類があるため、「作成目的を明確にする」「事実を客観的に記載する」といった基本的な書き方のポイントを押さえて作成するとよいでしょう。

ドキュメントツール「welog」なら、報告書の作成・共有・活用に便利です。情報を正確に共有するために、ここで紹介したテンプレートや例文なども活用してみてください。