こちらのコラムでは、無料で使える情報共有のためのビジネスノートツール「welog(ウィーログ)」の運営スタッフが、ビジネスにおける情報共有やナレッジマネジメントについて発信しています。少しでも皆さまのお役に立てれば幸いです。
目次
報告書の作成を求められた際、書き方に悩む方もいるのではないでしょうか。報告書は、作成の目的に応じて記載項目が異なりますが、基本的な書き方は共通点も多く、一つ覚えておけば他にも応用しやすくなります。報告書の書き方がわかれば、スムーズな報告書作成につながるでしょう。
今回は、報告書の概要や書き方のポイント、種類別の特徴をご紹介します。報告書の例文・テンプレートもご紹介しますので、報告書の作成にお役立てください。
「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで
中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。
報告書(英語:report)とは、上司や関係者に業務内容やその結果などについて報告するための書類のこと。ビジネスシーンにおいての報告書の目的は、読み手に業務内容などを正確に共有し、次の活動につなげることです。報告書の内容は、読み手を意識し、わかりやすく内容を記載することが求められます。
報告書の構成は、企業独自の様式があったりWordやExcelなどの無料テンプレートを利用したりする場合もあり、企業ごとに少し異なります。しかし、基本的な構成はどの報告書も共通しているため、短時間で質のよい報告書を作成するために、基本の構成を理解しておくとよいでしょう。ここからは、報告書の基本フォーマットをご紹介します。
報告書には、日時や場所といった「基本情報」を記載します。報告書の種類により記載する情報は異なりますが、例えば、以下のような情報を記載する必要があるでしょう。
・提出日
・作成者
・宛名
・場所
・参加者
企業ごとのフォーマットに沿いながら、情報を漏れなく記載することが大切です。
報告書は、一般的に、「表題・要旨・詳細」の3層構造で構成されます。記載する内容と書き方は以下の通りです。
表題:報告書全体の題名(タイトル)。報告書全体の内容を一言でまとめる
要旨:報告書で伝えたい内容について、要素ごとに箇条書きなどを使ってまとめる
詳細:要旨の内容を、事細かに具体的にまとめる
基本的に報告書は、表題、要旨、詳細の順番で情報を整理しましょう。ただし、表題から順に記載すると内容の整理が難しいケースもあります。その場合は、詳細、要旨、表題の順番に記載していくのがおすすめです。まず詳細を記載し、その要約である要旨、表題と、下位構造から上位構造に順に整理していくと、簡単に内容が記載できます。
報告書を記載する際、どのような点に気をつけるとよいのでしょうか。報告書の書き方で知っておきたいポイントを解説します。
報告書は、誰が読むのか、何の目的で作成するのかを明確にすることが大切です。なぜなら、作成の目的に沿ったまとめ方をする必要があるためです。
例えば、営業の商談内容について上司に報告する場合は、要旨のほか詳細について記載することで、上司が部下の業務内容や結果について、適切に判断することができます。また、トラブルについて取引先に向けて報告する場合は、トラブルの原因や経緯がわかるよう内容の詳細を具体的に記載する必要がありますが、自分の所感については記載不要です。このとき、詳細については別紙で記載するのが基本となります。
このように、報告書はどのような目的で誰に向けて作成するのかを意識し、目的に沿った適切な書き方をすることがポイントです。
デザインや表現方法を統一することで、読みやすい報告書となります。
例えば、全体の文章量や余白バランスを整えるなど、レイアウトの見栄えを意識するとよいでしょう。そのほか、「ですます調」と「である調」を混合しない、助詞の重複を避ける、句読点の打ち方に注意するなど、表現方法を整えることもポイントです。誤字や脱字がないかどうかも、提出前にしっかりチェックしましょう。
報告書は、事実を客観的に記載するようにしましょう。自分の主観や推測ではなく、具体的な数字を用いて、情報を正確に記載することが大切です。
5W1Hを意識することも、報告書の書き方のポイントです。5W1Hとは、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、How(どのように)」を意味する言葉のこと。5W1Hに沿って記載することで、情報に漏れがなく、読み手にわかりやすい報告書を作成できます。
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報告書は、さまざまなビジネスシーンで活用されています。ここからは、報告書の種類とその活用目的や特徴について紹介します。情報共有の円滑化につながるドキュメントツール「welog」で作成したテンプレートのほか、関連記事や例文も参考にしてください。
報告書の基本的な構成や書き方を理解しておけば、短時間で質のよい報告書を作成できます。報告書にはさまざまな種類があるため、「作成目的を明確にする」「事実を客観的に記載する」といった基本的な書き方のポイントを押さえて作成するとよいでしょう。
ドキュメントツール「welog」なら、報告書の作成・共有・活用に便利です。情報を正確に共有するために、ここで紹介したテンプレートや例文なども活用してみてください。