こちらのコラムでは、無料で使える情報共有のためのビジネスノートツール「welog(ウィーログ)」の運営スタッフが、ビジネスにおける情報共有やナレッジマネジメントについて発信しています。少しでも皆さまのお役に立てれば幸いです。
目次
報告書を作成する際、テンプレートを活用する方は多いでしょう。あらかじめ形式が整っているため、報告書作成の手間を減らすことができます。また、一般的なテンプレートが活用しにくく、他のテンプレートを参考にしながら目的にあったテンプレートを作成したいと考えている方もいるかもしれません。
今回の記事では、13種類の報告書テンプレートのほか、テンプレートを作成するときの注意点もご紹介していますので、報告書作成時にお役立てください。
「welog」は、メンバーのノウハウやナレッジを見える化することで
中小企業の属人化問題を解決するドキュメント共有ツールです。
社内や社外に向けて各種の報告を行う際に作成する、「報告書」。報告書には、さまざまな種類がありますが、どれも読み手が内容を理解しやすいように、形式を整えて簡潔に記載することが大切です。「業務に追われて、ゼロから作成している時間がない」「文書作成が苦手で書き方に自信がない」という場合も、テンプレートを利用すれば、報告書を効率的に作成することができるでしょう。ここでは、無料で利用できる、13種類の代表的な報告書のテンプレートをご紹介します。
なお、テンプレ-トの作成には、ドキュメントの作成と共有に特化したクラウドツール「welog」を利用しています。
(「welog」を使って作成した例文付きテンプレートはこちら)
「経緯報告書」は、業務におけるミスやトラブルが発生した際、その経緯や経過について関係者へ報告するための書類で、「社内向け」と「社外向け」で形式が異なります。
提出先が上司など「社内向け」の経緯報告書は、「問題の起こった経緯」「原因」「今後の対応」などについての項目を簡潔に記載するとよいでしょう。
取引先などに提出する「社外向け」の経緯報告書は、「時候の挨拶」や「お詫びの言葉」などが必要です。謝罪文と状況説明は分けて記載すると、内容が整理されて見やすくなるでしょう。ここでは、社外へ提出する経緯報告書のテンプレートを掲載しています。
(社内向けの経緯報告書の書き方や例文に関する記事はこちら)
報告書は、提出先や用途によって記載項目の工夫が必要であるため、一般的なテンプレートが自社に合わないケースもあるでしょう。ここでは、目的にあわせたテンプレートを作成する際に知っておきたいポイントを紹介します。
まず、「何のために作成するのか」「誰が読むのか」の2点について、報告書の趣旨を明確にしましょう。この作成目的に沿って、報告書に記載する項目を洗い出します。
報告書の一般的な構成は、「表題」「要旨」「詳細」の3つに大きく分けられます。記載項目を考えるときは、この構成も念頭に置いて項目や順序を考えるとよいでしょう。
レイアウトや見出しの表現方法などを統一すると、読み手が見やすい報告書テンプレートが作成できます。また、報告書の形式には、経理業務での「収支報告書」のように作成する「一覧表形式」や、「顛末書」のようにルールに従って作成する「ビジネス文書形式」などさまざまな種類があります。報告書の趣旨に合わせて、適切なものを選びましょう。
クラウドツールを使うことで、自社に合わせたテンプレートを簡単に作成することができます。クラウドツールに入っているテンプレートを目的に合わせて編集することもでき、形式の整った文書を簡単に作成することができるでしょう。
クラウド上でテンプレートの共有や、報告書の提出・確認もしやすいことから運用もスムーズに行うことができます。
「welog」は、ドキュメントの作成と管理、社内外への共有に特化したクラウドツールです。Word感覚で使えるシンプルな操作性で、誰でも簡単に報告書のテンプレートを作成することができます。作成したテンプレートや報告書はクラウド上で一元管理するので、報告書の作成や社内・社外への提出・共有と確認の効率化が可能です。
welog上では、作成した報告書やテンプレートは詳細な条件設定で絞り込みができるため、必要なデータをすぐに見つけられることもメリットの一つです。
「welog」の無料登録はこちらからできます。
報告書のテンプレートを活用すれば、形式や内容の整った報告書を効率的に作成できます。テンプレートは文書の内容を均質化し、管理しやすくするメリットもあるため、報告書を作成する側と確認する側の双方によい効果があるでしょう。
テンプレート作成や共有が簡単にできる「welog」などクラウドツールも活用しながら、報告書作成の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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