報告書を作成する際、テンプレートを活用する方は多いでしょう。あらかじめ形式が整っているため、報告書作成の手間を減らすことができます。また、一般的なテンプレートが活用しにくく、他のテンプレートを参考にしながら目的にあったテンプレートを作成したいと考えている方もいるかもしれません。

今回の記事では、13種類の報告書テンプレートのほか、テンプレートを作成するときの注意点もご紹介していますので、報告書作成時にお役立てください。

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社内や社外に向けて各種の報告を行う際に作成する、「報告書」。報告書には、さまざまな種類がありますが、どれも読み手が内容を理解しやすいように、形式を整えて簡潔に記載することが大切です。「業務に追われて、ゼロから作成している時間がない」「文書作成が苦手で書き方に自信がない」という場合も、テンプレートを利用すれば、報告書を効率的に作成することができるでしょう。ここでは、無料で利用できる、13種類の代表的な報告書のテンプレートをご紹介します。

なお、テンプレ－トの作成には、ドキュメントの作成と共有に特化したクラウドツール「welog」を利用しています。

（情報共有ツール「welog」を使って作成した議事録のテンプレートはこちら）

会議の内容を記録する「議事録」では、議論の内容のほかに、「決定事項」や「ToDo」の項目を用意することがポイントです。これらの項目に、箇条書きで内容を整理することで、会議の欠席者にも重要事項を周知しやすくなるでしょう。

また、会議が始まる前に議事録のフォーマットを準備しておき、記載できる項目は予め書き込んでおくのがおすすめです。同時編集が可能な情報共有ツールを利用すれば、会議中に複数人で記入できるため、議事録作成の効率化に役立つでしょう。

（議事録の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

日々の業務内容を記録する「日報」は、「目標」や「達成度」などの項目を立て、定量情報を使って具体的な内容を書くことが大切です。日々のPDCAを回していくため、「良かった点」「反省点」などの項目も記載しましょう。

（業務日報の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

業務の進捗状況を1週間単位で行う「週報」は、日報と項目が似ていますが、期間が長い分、日々の業務を俯瞰して書くことを意識します。提出先である上司が業務の進捗状況を正確に把握できるよう、「週の計画と目標」や「成果」の項目は客観的な視点で書きましょう。

（週報の書き方や例文に関する記事はこちら）

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（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

「営業報告書」は、営業の「目的」「実施した営業内容」「課題」などの項目を記載することで、社内の情報共有に役立ちます。「展望」の項目では振り返りで気づいたことを記し、次回の営業に活かしましょう。

（営業報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成した例文付きテンプレートはこちら）

「経緯報告書」は、業務におけるミスやトラブルが発生した際、その経緯や経過について関係者へ報告するための書類で、「社内向け」と「社外向け」で形式が異なります。

提出先が上司など「社内向け」の経緯報告書は、「問題の起こった経緯」「原因」「今後の対応」などについての項目を簡潔に記載するとよいでしょう。

取引先などに提出する「社外向け」の経緯報告書は、「時候の挨拶」や「お詫びの言葉」などが必要です。謝罪文と状況説明は分けて記載すると、内容が整理されて見やすくなるでしょう。ここでは、社外へ提出する経緯報告書のテンプレートを掲載しています。

（社内向けの経緯報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

研修の内容や成果について記載する「研修報告書」は、「研修の目的」や「研修内容」、研修での学びや気づきをまとめた「所感」などの項目を記載します。提出日や作成者、研修名や開催日時などの「基本情報」も忘れずに記載しましょう。

（研修報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成した例文付きテンプレートはこちら）

調査内容のレポートである「調査報告書」は、数値などの定量情報を用いて客観的な視点で書くことが重要です。「調査の概要」や「調査結果」のほか、「調査の趣旨」の項目で調査の背景や目的を説明すると、読み手の理解が深まるでしょう。

「調査結果」の項目では、グラフや表など視覚表現を取り入れると、わかりやすい報告書が作成できます。

（調査報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

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（「welog」を使って作成した例文付きテンプレートはこちら）

「出張報告書」は、出張での「活動内容」のほか、「成果」「所感」の項目を盛り込み、社内での情報共有に活かしましょう。

成果が出なかった場合も経験を次回に活かせるよう、相手の雰囲気など、出張で得られた情報を内容に盛り込むことが大切です。

（出張報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

「クレーム報告書」では、顧客から受けた苦情の内容とそれについての対応・対策を見やすく記載することが重要です。状況の報告として、大枠と詳細を「クレーム概要」と「クレーム詳細」の項目に分けて記載すると、見やすくまとめられるでしょう。

「クレーム報告書」は、社内・社外など提出先に応じて記載項目の工夫が必要なため、テンプレートの項目を基本として適宜追加してください。今回は、社内向けの「クレーム報告書」のテンプレートを掲載しています。

（社外・社内向けのクレーム報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

「活動報告書」は、第三者が活動内容を把握し、評価をするための資料としてわかりやすく記載することが重要です。「活動内容」では事実を簡潔にまとめ、「活動目的」「成果」「所感」の項目で、活動の背景や自分なりの考えを記載するとわかりやすくまとまるでしょう。

大学入試や就職活動など、さまざまな場面で活動報告書が使われていますが、ここではビジネスシーンで使われることを想定した活動報告書のテンプレートを掲載しています。

（活動報告書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

正式なビジネス文書である「顛末書」は、書き方のルールに沿って作成することが求められます。「日付」「宛名」「差出人」「件名」を必ず記載し、署名の横には捺印が必要な場合もあります。

読み手が状況を正確に把握できるように、「日時・場所」「経緯・状況」「原因」「対策」の項目を立てて、情報を整理して記載します。

（顛末書の書き方や例文に関する記事はこちら）

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（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

官公庁などでよく使われている「復命書」は、「命令」された職務内容について、その経過や結果を報告するもので、「命令書」とセットで用いられます。「表題」「概要」「本文」「所感」の4つの項目をA4用紙1枚程度にまとめ、必要があれば資料を添付しましょう。

（復命書の書き方や例文に関する記事はこちら）

（「welog」を使って作成したテンプレートはこちら）

「引き継ぎ書」は、業務の引き継ぎが円滑に行えるよう、大まかな工程の流れを説明する「業務プロセス」の項目や、工程ごとに「やるべきこと」を記した項目を立てて作成します。後任の担当者が、必要な情報をすぐに見つけることができるよう、参考にできそうな社内資料とその保存場所も記載しておくとよいでしょう。

（引き継ぎ書の書き方や例文に関する記事はこちら）

報告書は、提出先や用途によって記載項目の工夫が必要であるため、一般的なテンプレートが自社に合わないケースもあるでしょう。ここでは、目的にあわせたテンプレートを作成する際に知っておきたいポイントを紹介します。

まず、「何のために作成するのか」「誰が読むのか」の2点について、報告書の趣旨を明確にしましょう。この作成目的に沿って、報告書に記載する項目を洗い出します。

報告書の一般的な構成は、「表題」「要旨」「詳細」の3つに大きく分けられます。記載項目を考えるときは、この構成も念頭に置いて項目や順序を考えるとよいでしょう。

レイアウトや見出しの表現方法などを統一すると、読み手が見やすい報告書テンプレートが作成できます。また、報告書の形式には、経理業務での「収支報告書」のように作成する「一覧表形式」や、「顛末書」のようにルールに従って作成する「ビジネス文書形式」などさまざまな種類があります。報告書の趣旨に合わせて、適切なものを選びましょう。

クラウドツールを使うことで、自社に合わせたテンプレートを簡単に作成することができます。クラウドツールに入っているテンプレートを目的に合わせて編集することもでき、形式の整った文書を簡単に作成することができるでしょう。

クラウド上でテンプレートの共有や、報告書の提出・確認もしやすいことから運用もスムーズに行うことができます。

「welog」は、ドキュメントの作成と管理、社内外への共有に特化したクラウドツールです。Word感覚で使えるシンプルな操作性で、誰でも簡単に報告書のテンプレートを作成することができます。作成したテンプレートや報告書はクラウド上で一元管理するので、報告書の作成や社内・社外への提出・共有と確認の効率化が可能です。

welog上では、作成した報告書やテンプレートは詳細な条件設定で絞り込みができるため、必要なデータをすぐに見つけられることもメリットの一つです。

「welog」の無料登録はこちらからできます。

報告書のテンプレートを活用すれば、形式や内容の整った報告書を効率的に作成できます。テンプレートは文書の内容を均質化し、管理しやすくするメリットもあるため、報告書を作成する側と確認する側の双方によい効果があるでしょう。

テンプレート作成や共有が簡単にできる「welog」などクラウドツールも活用しながら、報告書作成の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

関連記事：報告書の書き方とは？テンプレートや種類別の例文、書き方のポイントを紹介